淺談高校檔案工作與和諧校園建設

韋愛月

一、高校檔案工作與和諧校園的關系

高校檔案工作與和諧校園關系密切。檔案“是重要的信息資源和歷史憑證，是學校的文化遺產”。檔案資料為和諧校園文化建設提供最真實，最祥盡，最能感動師生的史料依據。檔案工作是一項基礎性、服務性的工作，是以服務和諧校園為前提，服務廣大師生員工為目的。反過來，和諧的校園氛圍，又為檔案的完整收集、規范整理，以及按時歸檔創造了條件，促進和完善檔案工作的發展。因此，構建和諧校園離不開檔案事業的發展，而檔案事業與其他事業的同步、協調發展，也是和諧校園的重要體現之一。

二、高校檔案工作在和諧校園建設中的服務功能主要體現在以下幾個方面：

1.為學校建立完善、健全的規章制度提供重要依據

建章立制是高校行之有效的管理手段。隨著社會環境的不斷變化，高校必須制定出符合校情、符合社會進步的規章制度。高校檔案室(館)在完善學校的體制機制工作中，責無旁貸地為學校提供材料依據。學校利用檔案室(館)提供的重要材料依據，總結歷年來成功的管理經驗和管理措施，借鑒前人辦學的經驗和教訓，清理和廢止不合理的管理制度，完善和制定新的制度，讓校規校紀成為學校各種活動能夠正常運行的保障，成為規范師生員工行為的尺度。努力創設一個有制可依、有制可循的和諧校園環境。

2.為廣大利用者提供幫助

首先為學校教職工及離退休人員提供幫助。高校檔案室(館)服務對象最多的就是學校的教職工。教職工除了評職稱查檔外，也有因為參加各種評優活動要填報相關表格而來查找檔案；還有的是為了了解國家、學校各種優惠政策而來查找檔案資料的。離退休人員來查檔案的，有的是人退了心不閑，撰寫自己工作的經歷和經驗，繼續為學校作貢獻；有的是為了參加各種社會組織而來查自己工作期間的一些相關材料；還有一些要參加社會保險而來獲取相關的檔案資料。

其次為在校大學生提供幫助。來檔案室(館)查找資料的學生中，一般大多是校團委或各系部的學生干部。他們都是在準備舉辦各種活動時來查往年舉辦活動的相關資料。另外也有一些學生，他們來查檔案是為了了解學校針對學生而制定的一些規章制度，如評選優秀班團干的條件、獲得獎助學金的條件等等。

還有為外來人員提供幫助。來檔案室(館)查找資料的外來人員，大多是學校畢業出去的學生。這些人員來查檔案，大多是在工作中要申辦各種資格證書時，來學校查找自己當年在校時的相關檔案資料。

三、高校檔案工作服務于和諧校園建設的幾個措施

1.積極收集檔案信息資料，不斷豐富室(館)藏，讓檔案信息資料更具完整性、時效性

檔案部門在日常收集整理的基礎上，應廣開途徑，面向廣大教職員工征集有價值的檔案資料。有條件的可以開展形式多樣的活動，全面收集廣大師生員工最關心、最直接、最密切、最現實的檔案信息資料，使原始的、分散的、有保存和利用價值的檔案成為系統的、有序的、動態的檔案信息資料，更迅速地、準確地、全面而完整地被利用，為創建和諧的校園環境提供信息資源。作為地方高校，也可以收集能反映當地風土人情的有價值的檔案資料，豐富和諧的校園文化內容。

2.解放思想，開拓創新，積極開展形式多樣的服務類型

第一，變單向被動服務為多向主動服務，努力創建網絡環境下的檔案利用。

高校檔案的服務形式多為單向被動服務，這對于充分發揮檔案的利用價值有一定的局限性。所以檔案工作者要變單向被動服務為多向主動服務，可以采取走出去的方式，多向廣大師生宣傳檔案的利用與功能。也可以和當地有關部門合作，創辦檔案展覽，積極向社會宣傳檔案的魅力。還可以創建網絡環境下的檔案利用，在“網絡環境”下，檔案以電子文件的方式，運用網絡通道提供利用服務。這種網絡環境下的檔案利用形式有共享性、復用性、交互性、多樣性和開放性的特點。一份文件可實現多人同時、異地利用，不受時間和空間的限制，以達到對檔案信息資源更廣泛的利用，更好地為創建和諧的校園、創建和諧的社會服務。

第二，加強民生檔案服務，促進和諧校園發展。

高校的民生檔案是維護師生員工利益的原始憑證。由于民生檔案的特殊性，同一份檔案包含多人的信息，有的內容還涉及個人隱私，不方便查閱；有的民生檔案由于利用率高，形成檔案的部門為了日后工作的方便，不愿將檔案移交檔案室(館)，造成檔案室(館)民生檔案的缺失；還有的民生檔案是由不同的幾個相關部門整理形成，如果此類檔案不移交到學院檔案室(館)，勢必造成查找檔案程序的繁雜，影響教職工的工作和生活。基于此，加強民生檔案的管理與服務，勢在必行。

第三，面向學生，制定專項服務。

建立學生心理檔案庫，推進和諧校園建設。目前在我國，學生的心理衛生問題已成為學校思想教育與管理工作中的難點和重點。國內外大量研究資料表明：心理障礙已成為學生身心健康的頭號殺手。心理學家普遍認為學生心理問題不僅影響他們的生長發育和社會化進程，還會導致其成人期的適應不良、違法犯罪和精神疾病。目前高校大學生因為心理問題而違法犯罪、自殺等的現象呈上升趨勢，嚴重影響校園的安全與穩定。鑒于此，高校檔案部門要跟學校學生工作處合作，建立特殊學生心理健康檔案庫。學生心理檔案記錄著學生心理發展的詳細過程，反映學生心理狀況和特點，為學生心理的健康發展提供了動態的監測手段，為學校對學生的德育工作、心理健康教育工作提供了有利的依據，學校有的放矢地對心理問題學生進行針對性的疏導教育。這樣，讓這些特殊群體的心理趨于正常化，減少或避免由于心理問題而引發的影響校園安全的事故，推進校園的和諧發展。

為畢業生提供寄存檔案服務。有不少的畢業生對個人的檔案觀念淡薄，沒有意識到個人檔案的重要性，離開學校后，個人檔案到哪了也不清楚，多年后，用到個人檔案了，才想起查找，由于存放檔案的部門檔案管理人員有變動，或其它未知原因，造成檔案丟失。基于此，本人認為，對畢業后暫時還未就業的學生，他們的檔案還是先存放在學校比較穩妥，學校可以按照相關規定，為畢業生寄存檔案時，適當收取相應的管理費用。這樣，可以避免未就業的畢業生檔案丟失，或省掉他們向當地人才交流中心（當地大學生就業服務中心）查詢檔案是否到位的麻煩。體現學校以人為本的辦學理念，體現對學生的人文關懷，促進社會及校園的和諧發展。