淺析新時期對檔案管理的挑戰與對策

王書榮 李翠

檔案是人類社會記憶大廈的基石，是歷史的原始記錄。在現代信息技術飛速發展、人類社會全面進步的今天，先進技術和先進管理理念的廣泛引入，為現代檔案管理開創了大好前景，但同時也使得文件與檔案管理工作不可避免地面臨更多更新的問題與困惑。

一、檔案工作面臨的機遇與挑戰

1、對傳統檔案管理手段和方式的挑戰

隨著現代信息技術的廣泛應用，電子文件大量出現已是不爭的事實，電子文件的重要性日益凸顯，它在全部文件檔案中所占的地位和比重也迅速上升。電子文件既具有與其他種類文件一樣的本質屬性，又具有截然不同的技術特性，如對網絡與信息系統的依賴性、文件內容的易改性和不安全性、文件信息與特定載體的可分離性、載體的不穩定性等，使得如何有效地管理和控制電子文件成為文件和檔案工作的挑戰性課題。傳統的檔案管理方法在管理傳統載體檔案方面是可行的、有效的確保了傳統檔案的安全完整、真實可靠和有效利用，然而，在電子文件時代，要確保電子文件的安全可靠、真實完整、長期可讀，如果完全沿用傳統的檔案管理方法已經很難行得通了。

2、對傳統檔案管理工作觀念的挑戰

傳統的檔案管理重保管輕利用，片面強調“維護檔案完整與安全”的管理原則和“以檔為本”的價值取向，將本應提供開放的檔案束之高閣，機關檔案室利用服務的重點也僅僅局限于領導或領導機關，檔案發揮作用的范圍較小，其結果是給檔案披上了一層神秘的外衣，廣大公眾被擋在了檔案室的大門外，導致忽略了檔案管理的根本目的是為社會和人類積累財富和提供服務。

3.對檔案管理人員自身素質提出的挑戰

檔案管理方式從手工作業向現代化管理轉變，而檔案管理人員必須從檔案實體管理員向檔案信息管理員轉變。現代化檔案管理工作需要高技能的復合型人才，要想在新時期的檔案事業中有所作為，必須具備一定的理論知識和專業技能，不能單純停留在對檔案的保管，否則將被這個時代所淘汰。

二、檔案管理應采取的對策

1、積極引入新方法和新手段

檔案管理對象的數字化必然要求其管理手段的相應變革。采用網絡化、信息化和數字技術等管理手段，是電子文件獲得有效管理和安全控制的重要保障之一。檔案管理領域中現代化管理手段主要體現在：利用計算機技術有效處理電子文件，利用網絡和數字通信技術快速傳輸電子文件，采用現代數據庫技術有效存儲海量電子文件，運用數字化技術對傳統載體文件進行數字化處理，應用現代信息檢索技術方便快捷的查詢、瀏覽和檢索電子文件，利用諸如身份認證技術、數據加密技術、防火墻技術、數字簽名技術、數據備份技術等信息安全管理技術，確保電子文件和網絡信息系統安全等。

2、堅持檔案為社會服務的思想

檔案作為個人、組織機構乃至人類的集體記憶，是社會共同的信息資源和文化財富。這就要求檔案管理人員樹立人文觀，以人為本，為人服務，把檔案館辦成社會的公共文化機構，實現兩個轉變，即從“重藏輕用”轉到“以藏促用”，從主要向領導或領導機關提供檔案，轉到為全體社會公眾提供檔案的利用服務上來。

雖然檔案管理一般不直接產生經濟效益，但是搞好檔案管理工作，可以為其他社會活動產生經濟效益服務，或產生潛在的社會效益。現代檔案管理部門和檔案管理人員要解放思想，堅持檔案為社會服務的思想，努力完成自己的工作職責，擔負起為社會發展提供強有力支持的歷史和時代的使命，才能贏得自身生存和發展的空間，為社會做出應有的貢獻。

3、建立多元化的繼續教育培養體系

繼續教育是全體檔案管理人員適應新時期新要求的重要手段。面對檔案管理信息化建設的緊迫形勢，大部分檔案管理人員是不可能有時間和機會進校園進行全日制系統學習的，而繼續教育采取專題講座、實習培訓、現場研討等方式，具有時間短、效率高、內容專一、形式靈活等特點，因而成為檔案管理人員及時提高信息素養，培養信息技能的有效途徑。

面對諸多的嚴峻挑戰，檔案管理人員必將抓住機遇，銳意進取，為經濟和社會的發展提供有力的支撐。