古代機關的辦公室主任

完顏紹元

現代辦公廳的雛形

現代漢語中的“辦公室”有兩層含義：一為泛稱用來處理公務的房間；二是特指機關或企事業單位內設置的辦理行政性事務的部門。審閱考察載籍，這種職能至少從漢代起就已經編入官制了，而其最古老也是沿用最長久的名稱，就是“主簿”。《文獻通考·官職考》說：“古者官府，皆有主簿一官，上至三公及御史府，下至九寺五監以至州郡縣，皆有之。”其職任，則有“付事鉤稽，省署抄目、監印”等，就是向官署內其他部門交辦公事并監督執行，考核勾銷簿書，或繕校文件并摘由歸檔，堅守公章，乃至“錄門下眾事”，即綜理其他各種內務。

身邊總要有個親信的人

自秦始皇奠定中央集權體制以后，歷來各級官署的正佐官員乃至屬員，都是中央任命，唯機要秘書、辦公室主任、機關警衛負責人(如“門下督”之類)這些職務，在很長一段時間內(大體以隋唐為轉折性標志)，多由主官自己辟除，通謂“親近之吏”。這種任命方法，造成了主官與所任之吏的生死(榮辱)與共的親密關系。古籍文獻中主簿與主官同赴黃泉(如：董卓的主簿田儀)，主官臨危托孤(如：東漢末年漢陽太守傅燮與主簿楊會)的事多有記載，至于主簿救“主”的事例更多(如：漢順帝時的寧陽太守的主簿和漢靈帝時的會稽太守的主簿)。

從長官說了算變為中央任命

這種帶有私人性質的主官與辦公室主任的關系容易在官場上形成小圈子，尤其到東晉南朝時期已發展到極致。隨著加強中央集權、整肅吏治，從隋唐起辦公室主任的體制轉入了改革。即：由以往的由主官任命改為由中央任命。由于該由中央任命，所以地方官府的辦公室主任的地位和權限均得到了顯著的提高。在漢代，縣令、縣丞、縣尉同為中央任命的“長吏”，主簿為丞、尉即佐貳(輔佐主司的官員)層次下的屬吏。唐代則縣丞輔佐，主簿則排序為位在縣尉之上的第三把手。其職權，則明確為“掌付事鉤稽，省署抄目，糾正非違，監印，給紙筆、雜用之事”。其中，“糾正非違”這一條，就是對司功、司倉、司戶、司兵、司法、司士六大科室及典獄、經博、市令等其他部門負責人和辦事員行使風紀監察之權。

宋基本承唐制，而到明清時期，官府辦公室制度又見改易，并逐漸進入異化階段，就是從國有制蛻變為私有制。異化的原因與明清時督撫的設置有極大的關系，是從督撫自辟辦事班底開始的。異化后，地方政府的正官老爺赴任，照例是眷屬外，還有俗稱“幕友”“長班”(也叫長隨)及“家人”等一大串。幕友即私人秘書，按錢糧師爺、刑名師爺等名目，協助“東家”即長官辦理征稅、司法等事務。長班和家人，就是跟著去接管辦公室和其他衙署內務的專業人士。其中領班和助理通稱“大爺”“二爺”，聽使喚跟著見習的叫“小三子”或“三小子”。

“主任”“秘書”很有前途

由中央任命也好，私人異化也好，“主任”“秘書”這個特殊的職位是很有前途的。因為他們在特定的崗位上得到的歷練比別的官職更為全面，所以“賞拔多至重官”并非虛語，一般能給一個抓總的正官。如：《舊唐書》卷一一二述李國貞簡歷：“有吏才，歷安定、扶風錄事參軍，皆稱職，累遷長安令，尋拜河南尹”；又如顏真卿的老哥顏杲卿，也是“有吏干，開元中為魏州錄事參軍，振舉綱目，政稱第一，天寶十四載攝常山太守”。“吏才”或“吏干”的白話釋義，大概就是“做官的材料”或“做官的本事”吧。確實，一個人如果把一個辦公室主任當好，領導同僚大致滿意，就稱得上會做官了。從日本內閣的官房，到美國白宮的辦公廳，皆以此職為關鍵人選，莫非古今中外的官場規則也有相通之處?

摘自《中國式官場——回望千年潛在規則》