試論圖書館、檔案館與博物館的跨機構合作

［摘要］探討了圖書館、檔案館和博物館三館合作的必要性、制約因素和可行性，結合國情提出了我國目前“三館”跨機構合作的發展策略。

［關鍵詞］文化資源；檔案館；圖書館；博物館；合作發展

［中圖分類號］G258.2［文獻標志碼］A［文章編號］1005-6041（2012）06-0011-04

2012年第6期（No.6，2012）圖書館界（LibraryWorld）李大青：試論圖書館、檔案館與博物館的跨機構合作1前言

進入21世紀，信息文化的發展可謂日新月異，其中又以互聯網的發展對人們信息存取方式的影響最為突出。地理位置的阻隔不斷被虛擬空間所打破，數字化環境下的網絡用戶如今可以表達多種信息行為和動機，比如在線工作、網校學習、娛樂休閑等［1］。在類似“網絡自助餐”的平臺中，用戶喜歡哪些信息資訊，需要補充哪些文化養分，通通可以唾手可得。

筆者結合去南京考察調研的心得，也出于對全國文化信息資源共享工程的推進及區域性電子文件中心模式的熱門探究等現狀的考慮，認為自身獨立式的圖書館、檔案館或博物館已無法滿足目前使用者對于其所典藏資源開發與利用的整體需求，因此試圖從初級研究人層面去建言獻策，探討圖書館、檔案館與博物館進行跨機構合作的意義及實施策略。

2跨機構合作的主觀條件分析

在我國，根據各自持有的文化資源不同以及典藏、開發和利用方式不同，形成了以圖書資料為主的圖書館、以典藏公私單位或個人所產生檔案為主的檔案館和以收藏器物為主的博物館。“三館”都是憑借共同的文化資源對社會服務，資源的利用主體都是社會民眾。可見“三館”在主觀條件上都有跨機構合作的現實需求。

2.1圖書館、檔案館與博物館的共同目標

近年來，無論從研究還是實踐工作層面，整個文化的發展水平都提升到了一個更高的層面，無論是國家的文化發展綱要，還是學術界涌現的一些研究著作，有關“文化發展”“信息資源整合”的各類規劃工作進行得緊鑼密鼓，一些以諸如“國家戰略”“社會記憶”“全國文化信息資源共享工程”等為基本框架的文化實踐范例不斷成型。而圖書館、檔案館與博物館的共同事業目標也就恰在此。在國家文化政策總攬全局協調各方的主線下，“三館”共同為國家文化事業和社會記憶宮殿的建造作貢獻。

2.2圖書館、檔案館與博物館的同質關系

圖書館、檔案館與博物館同屬文化機構，典藏品也與文化資產有密切關系，在典藏品性質方面具有同質性的關系。

從文化層面來看，無論是圖書館所典藏的圖書、各類型參考性資源，或是檔案館的各機構所產生的檔案及私人文書，還是博物館的各種器物，都歸屬于文化資產的藏品，都是國家文化的元素，也是“國家記憶”“華夏文化”的文化載體，因而，以文化的層面來審視“三館”的典藏品，都屬于傳承中國文化所應當保留的典藏品。

3跨機構合作的客觀條件分析

針對目前我國“條塊分割”的體制，要從比較宏觀的層面去呼吁“三館”跨機構合作仍比較困難，因機構之間各自擁有不同組織文化，整合會涉及人力、財力和物力等問題。但在客觀條件下，探討選擇性地去實現跨館合作也還是有可行之處的。

目前，國內圖書館、檔案館與博物館三者都非常注重關于網絡信息平臺的搭建，比如天津檔案信息網的3D網上展廳、上海圖書館暨上海科學技術情報研究所網站、中國國家博物館等，都極具技術特色和資源特色，各自擁有經驗豐富的文化建設團隊人員，這為“三館”在虛擬空間的合作方面提供了條件。

國際上也已有一些國家針對其中兩者或三者進行整合，例如：2004年5月21日，加拿大國家圖書館與國家檔案館（LibraryandArchivesCanada，簡稱LAC）兩者合并，更名為加拿大國家圖書館與檔案館，原有的加拿大國家圖書館法與國家檔案館法都廢止，以新的法案——加拿大檔案館與圖書館產生法替代，原有兩個機構的員工自動成為新館的員工。其成立的宗旨是為當代及下一代加拿大民眾維護文獻資產。作為全民持續性知識的來源，對加拿大文化、社會、經濟進展作出貢獻，這也是作為加拿大政府及其機構持續性的記憶［3］。又如：挪威檔案館、圖書館與博物館管理局（NorwegianArchives，LibraryandMuseumAuthority，簡稱ABM）成立于2003年1月1日，該局成立宗旨為促進挪威檔案館、圖書館和博物館之間的伙伴和協調關系，并鼓勵各館提供具體方案，以滿足新的挑戰，并積極開展下列工作［4］：

第一，促進檔案館、圖書館和博物館之間的合作。

第二，促進檔案館、圖書館和博物館的整合。

第三，強化檔案館、圖書館和博物館之間的關系。

該局在行政隸屬與組織架構方面，隸屬于文化與教會事務部，其最高領導班子由8名文化與教會事務部任命的董事組成，任期四年。

可見加拿大和挪威的兩個或三個文化機構之間有成熟的合作關系，分別采取了局部單位模式和綜合管理局的模式實現整合。

4跨機構合作的優點

“三館”如能進行跨機構合作，將有助于文化信息資源的宏觀綜合，彌補一些獨立工作政策指導下的文化發展工作的空白，達到彼此共贏目的，更可以節省國家資源，實現財政效益的最大化。

4.1避免機構間無謂競爭

若“三館”之間未共同擬定館藏和發展政策，將會產生各自為政的現象，容易造成典藏品的重復，也會出現“三館”間的無謂競爭。

4.2有效運用人力與經費

整合不同機構的人力資源與經費，可使有限資源得到有效運用。例如：若將不同機構負責搜集與采購的人員加以整合，組成臨時或長期工作主題委員會，將原來的分單位多人負責改為專人負責，將可減少不必要的人力浪費。此外，在采購預算方面，也可將數個單位負責的分散經費進行統籌，使有限的采購經費得到更有效的分配與運用。

4.3有效分享機構間資源

各機構之間如果能夠通過合作發展，規劃館藏并開發資源，將可使得各機構之間的資源更易于分享。除了上述的人力與經費資源合作，機構之間還可以進行合作典藏、館際編研與開發、合作展覽、參考服務的資源共享等。集群效應下的文化實力將吸引更多的社會用戶走進圖書館、檔案館和博物館，從根本上為國家文化建設和公共記憶的珍存做實效工作，意義深遠。

4.4保護各機構的館藏品

原來的分散模式，因缺少橫向與縱向的聯系，導致各相同類型的機構之間各自為政，一些檔案館收藏的重要文化珍品，由于傳播條件的制約，無法得到充分利用，如有些放在檔案館的資料可能已面臨損壞。但在合作開發后，可形成重要文化藝術珍品并以數字化的方式永久保存，也可形成圖書或展品，在文化系統內部或公眾之間廣泛傳播。

5跨機構合作的制約因素分析

圖書館、檔案館與博物館雖都屬于國家文化典藏單位，但在行政隸屬方面卻有很大差異。圖書館受各省、市的文化部門直接領導，和博物館一起最終又屬文化部管轄，而檔案館歸屬于檔案部門和中國共產黨中央辦公廳管轄。如此，“三館”在行政權屬、組織架構和各自所遵守的規則上各自為政，這是本源性的制約因素。

5.1“可用”為何“不用”——南京圖書館調研心得

筆者今年5月去南京圖書館考察學習，發現南京圖書館作為全國文化資源共享工程系統省級中心以及江蘇省公共圖書館系統網絡中心構筑的信息樞紐，承擔起了服務國家文化信息資源共享工程的重要責任，其接收了省財政每年增撥200萬元專項經費并用于文化資源開發，每年建設8～10個特色數據庫，完成100GB的數字資源加工任務，還積極開發“民國系列”“江蘇戲劇”等品牌文化數字產品，爭取成為全國文化信息資源庫群的重要組成部分。

筆者采訪了資源開發部的專業編研人員，發現他們在做一期關于周恩來總理的視頻資料時，所用的一張周恩來故居照竟是近期的實景照片，這張照片由工作人員拍外景取得。初看并無疑慮，但深究起來才發覺：這份名人視頻資料一經資源開發部開發為文化成品之后，是要上交國家文化資源共享工程的，將作為國家記憶和民族智慧的代表存庫。可既然是“存庫”，理應有經典、最古老和最原始的資料才能最具說服力，那么資源開發部的編研人員，為何不去檔案館、博物館查資料和拍攝原件呢？編研人員的說法是：對于一些相關原始檔案件的利用，常有“能看，一般不給看”和“想看，懶得看”的現象發生。前者，暴露出目前檔案館查檔與用檔方面的封閉性的固有弊病；后者，則凸顯出檔案用戶的普遍退縮心理。5.2“想用”為何“不給”——檔案館用戶利用之難

“檔案知網”上一篇題為“赴美感受：中美兩國檔案館天地之別”的博文，苦訴一個民間研究者在國內查檔、做研究需要“托關系、找門子、搞檔案”的難處，其將中、外檔案館對用戶的不同待遇進行了對比解說，凸顯我國幾十年來檔案館嚴苛死板的體制對用戶需求造成限制的嚴重性。除了博主這篇文章所談到的，據筆者了解，美國檔案館對于檔案的利用和開發有一個很好的思路，這是我國檔案館所沒有的，那便是：能夠公開的盡量公開，能不保密的盡量不保密，民眾尋求在哪里，檔案收集的范圍也定位在那里，檔案的開發利用主題也就確定在那里。再對照加拿大國家圖書檔案館，在檔案信息服務系統建設工作方面，我們的差距是：我國對檔案開發與利用的思維局限性更明顯，檔案開發與利用的限制多、手續繁，檔案工作人員的主動服務意識淡薄（這是體制的弊端問題）。

6跨機構合作的可行性策略

目前，“三館”跨機構合作尚無相應的政策，但筆者認為，在全國文化信息資源共享目標下，可由兩個或三個機構依據各機構的營運宗旨與館藏特性，共同擬定館藏發展政策，由各單位抽調人員組成資源收集委員會、開發利用工作小組等，以開發和利用主題為核心，以國家文化信息共享為宗旨，在三個單位之間實現行政權屬的通暢和工作上的分工與合作，避免無謂的競爭，實現國家資源優化配置。

6.1對于國家重大項目成立跨機構的協調部門

由于“三館”在行政隸屬方面存在差異，使它們工作有側重、又有重復。如檔案視閾里有中國人民大學馮惠玲教授倡導的電子文件管理國家戰略相關研究，圖書領域有南京圖書館等為主力軍的全國文化資源共享工程系統中的省級中心、網絡中心構筑的信息樞紐等，他們共同為整合有關中華民族集體和個體記憶資源的“中國記憶文化”工程作貢獻。但若“三館”只顧各司其職，那便無從談“合作”之策略。要從意識上和可操作范圍內逐漸縮小行政主管機關的差異，減少分歧，彌補“三館”之間所欠缺的協調機制，還要從行政層級成立跨機構的協調部門，以便溝通三者之間的共通性問題，完成國家主題開發任務。

6.2重視館藏重疊問題，找出解決辦法

目前“三館”館藏重疊問題比較突出，依照資源類型劃分如表1所示。

從表1可知，僅根據資料的類型做區分，古契書、族譜、地圖、照片資料以及明清檔案等在三類單位中的實體收藏都有重疊，在網上文化成品的數字化存貯和利用上，也都有重疊情況出現。必須引起足夠的重視，找出解決辦法。

6.3組建跨機構的臨時管理委員會

現階段實現“三館”的全盤行政整合有難度，不妨先從文化資源開發利用角度去探討。可從圖書館、檔案館和博物館三館人員之中選派專人，先行組建跨機構臨時管理委員會，主要職責為：開通館際編研“綠色通道”。

以南京圖書館的資源開發部為例，其在接受了中國國家圖書館、文化部文化資源開發的課題任務后，迅速申請開通南京臨時管理委員會授權的館際編研“綠色通道”。這個“綠色通道”是為國家重大文化課題任務設置的。遵循“任務由哪家單位承辦，在任務期內，則被得到臨時授權”的原則，并可在臨時委員會的調度作用下，順利展開文化資源的深入編研，保證提交更為優秀的文化作品，使成品收歸國家工程或服務于公眾。編研任務期滿后“綠色通道”便自行關閉。

6.4設置跨機構的綜合管理委員會

由文化部等主導，于“三館”之間設置跨機構的綜合協調與管理委員會，主要權責為：

（1）定期集會，共同協商和擬定“三館”的館藏發展和開發利用等政策，替代以往的競爭模式。如此，將可使國內各種不同類型的資料分別典藏于特定的單位，除可增加各單位典藏的專、精度外，對于資源使用者而言，館藏的集中更便于其獲得各種不同的資源，可避免重復到各個單位使用資料。

（2）共同建置館藏聯合目錄，實現網上虛擬空間整合先行。建議先從虛擬空間整合開始進行。“三館”既然都屬于文化資產的典藏單位，館藏應該共同建置聯合目錄，以便性質相近資料的查檢和使用。當然，在共同建置聯合目錄之前，“三館”需先協商目錄建置的規范，包括采用何種方式、方法對內容進行相關描述，等等。

7結語

加拿大、挪威等國的文化機構的整合，基本是在進入21世紀后推開的，中國學界對于此類整合的探討和研究雖然已比較深入，但由于各國政治、經濟、文化背景不同，國情不一，故不宜直接移植。

目前，我國應立足國情，從“三館”間的組織架構和工作現狀考慮，從編研層面、虛擬空間整合入手，選擇性地運用跨機構合作、發展的模式與策略，實現逐步推開。也就是說，在有限的條件下，把能做的先做起來，待行政體制逐漸完善后，再全盤地進行整合，使跨機構合作的事業得到突破性進展。

［參考文獻］

［1］鄧小昭.網絡用戶信息行為研究［M］.北京：科學出版社，2010：15—15．

［2］加拿大國家圖書館與國家檔案館.［DB/OL］［2012-04-16］．http：//www.collectionscanada.gc.ca/about-us/index-e.html.2012.

［3］HindalS.TheNorwegianArchive，LibraryandMuseumAuthority-ourroleinasocietybasedonknowledgeandculture［J］.EmeraldGroupPublishingLimited.2004（53）：208—210.