信息化環境下中小學校固定資產管理

汪路明 陳小君

［摘要］ 在信息化飛速發展的今天，在中小學固定資產管理中引入信息技術手段，對固定資產的實物和價值管理數據化，從固定資產的形成、使用和處置全過程進行跟蹤管理已是當務之急，也是信息化環境下中小學固定資產管理的關鍵所在。利用計算機的強大管理功能，還可以進行各管理部門之間的數據共享，大大減輕管理人員的工作強度，提高工作效率，同時為固定資產數據的統一管理提供了保障。

［關鍵詞］ 中小學固定資產；計算機管理；固定資產管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 006

［中圖分類號］F123．７［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）06- 0011- 02

固定資產作為中小學重要的基礎設施，是實現各項教育和科研計劃以及培養基礎人才的物質基礎和前提條件。傳統的固定資產管理模式無論從質量上還是效率上，都難以適應教育現代化管理新形式的需要。因此，運用現代信息技術，對中小學固定資產進行有效的管理是信息化環境下管理的必經之路。以信息化管理為支撐，實現固定資產實物管理和財務管理真正的統一，對推動學校教學管理和各項教學活動都具有重要意義。下面就信息化環境下中小學固定資產系統應用及管理作一個簡要的闡述。

1傳統模式下固定資產管理的弊端

1.1 固定資產管理部門與財務部門信息不對稱，容易產生賬實不符

傳統模式下，一般學校的固定資產管理分為實物管理和財務管理，財務部門負責核算資產的價值，實物部門負責建立實物卡片，管理實物資產。實物部門側重于資產的運行及技術狀況管理，財務部門主要側重于資產的價值管理。對于報廢的固定資產，實物部門主要關注報廢資產的手續是否齊全。財務部門主要關注殘值的回收情況，等等。由于兩者管理的側重點不同，在實際工作中管理結果往往會出現偏差，主要表現在以下幾個方面：固定資產管理部門在驗收手續完成后開具資產驗收入庫單，登記賬冊，開出固定資產卡片，使用部門投入使用。而財務部門的核算往往由于報賬人報賬時間的推遲或發票到賬的延遲而無法及時入賬，抑或由于資金緊缺未及時付款而導致會計核算的遲滯性，造成固定資產管理部門與財務部門的固定資產賬賬不符，信息不對稱。

1.2 固定資產信息不易溝通，容易產生信息失真

傳統模式下，學校固定資產管理信息由實物部門和財務部門提供。由于不同部門缺乏信息直接溝通的媒介，使其信息溝通不及時，各部門之間的信息不能充分發揮共享。尤其是不動產，實物部門往往在改變資產使用或存在狀態時，不能及時將信息傳遞至財務，造成財務未能及時反映其財務狀況。特別是隨著科學技術的迅速發展，一些電子產品、軟件產品在市場上的更新換代較快，使用價值得不到充分體現，其經濟價值一落千丈，導致可收回金額低于其賬面價值，產生了固定資產的減值，目前在高校的會計核算體系中卻未充分披露，信息可能嚴重失真。

2 固定資產信息化管理的優勢

2.1固定資產信息共享，便于管理與控制

信息化環境下固定資產管理系統的應用，將傳統的靜態管理轉化為動態管理，體現實時化的信息交流，交互式的工作模式的應用，使固定資產管理更加人性化。以往固定資產傳統的管理是人工賬冊卡管理，固定資產管理部門對資產使用管理情況、變動情況缺乏信息交流，是一種單向的靜態的管理模式。而信息化管理模式具有互聯網傳輸的優勢，數據庫強大的數據處理平臺，固定資產信息一旦錄入系統，即可實時控制，事中監督，實現資源共享，尤其對上級主管部門，此模式更能體現其優越性該模式分工嚴密，由專門負責的固定資產管理部門統一領導、統籌分配，二級部門即歸口管理部門分塊管理，三級部門即使用部門分散管理，具體實物管理落實到具體人員，層層把關，從采購驗收到計價調撥、報廢，每一個環節均落實責任人，透明公開地記錄在資產信息系統上，從而建立一種有效監督的約束機制，避免了主觀因素的人為操控和管理上的推諉現象。

2.2 保證了固定資產數據具有完整性、唯一性、規范性、科學性

固定資產信息化管理模式的數據信息是數據庫技術支持的，格式統一，字段定義統一，標準統一。當管理員在初始錄入固定資產信息時，必須遵循系統流程的嚴格要求輸入規范化的信息記錄，系統即自動科學地分類整理，產生唯一的數據條形碼編號，有條不紊地記載和完整保存著所有固定資產的信息，大大提高了設備管理水平，有效地避免數據的重復、丟失和缺失，減輕工作人員的審核工作負擔，為財務部門會計核算提供客觀準確的信息做出切實的保障。信息化管理模式徹底改變了手工管理模式中存在的信息孤島、數據多樣性、信息溝通慢等問題，實現固定資產實物管理和財務管理真正的統一，最終達到強化管理、降低勞動強度、提高辦公效率的目的。通過流程化、效益化、信息化的資產管理思路，保證了固定資產數據具有完整性、唯一性、規范性、科學性。

3信息化環境下固定資產管理方法

3.1 創建并維護完整的固定資產主數據

信息化環境下，利用固定資產系統對學校的固定資產進行全程管理，首先必須建立中小學的固定資產基礎數據。應用固定資產管理系統對學校的固定資產進行管理，首先必須按資產類別和使用部門建立了資產類別編碼和部門設置編碼，并給每一個實物資產都建立一個資產編號，這個資產編號是唯一的，從資產構建開始到最后的報廢，會伴隨著該項資產經濟全壽命周期。將設置好的編碼和固定資產的相關數據錄入到固定資產系統。在固定資產管理系統中錄入的固定資產基礎數據應包括固定資產名稱、規格型號、數量、計量單位、所在地點、用途、技術狀態（設備運行情況）、資產類別、主要技術參數、使用單位、產權歸屬、制造商、使用年限、原值、折舊方式、折舊碼等。錄入完成基礎數據后，資產管理人員還應根據實時資產變動情況對其數據進行實時的維護，以便可以隨時查詢全部資產主數據。資產管理人員可以通過設置固定資產數據查詢的關鍵字，查詢固定資產管理系統中資產的各種詳細信息，如資產所處的位置、資產的狀態、資產變動的情況、資產的運行情況等各種關聯信息，了解其設備運行狀態是完好運行還是帶病運行，待修、封存、閑置、備用、待報廢狀態，還可以對其使用效率進行分析，通過對固定資產的使用效率分析，能夠發現閑置資產的數量與分布，進一步促進學校固定資產的調劑或調配，為設備管理決策提供第一手資料，也為學校固定資產的使用提供有效的保障。

3.2 固定資產管理與會計核算管理的數據自動集成

在會計信息系統中使用固定資產管理系統對固定資產進行管理，系統自動將固定資產管理系統與固定資產核算系統無縫集成一體，達到了物流信息與資金流信息的集成，使得各項資產的財務信息能及時準確地得到反饋。實時處理固定資產管理信息，不僅減少了財務人員的工作量，大大減少了人為的錯誤和遺漏，還能對固定資產資金的來龍去脈進行掌握、追蹤。固定資產管理人員在創建資產基礎數據時，選擇不同的資產分類時，系統將自動通過配置的科目定位碼將不同類別的資產定義到相應的原值、累計折舊和折舊費用等總賬科目。會計人員通過對明細資產編號的購置、報廢、計提折舊、轉移等操作就能輕松實現總賬科目金額的實時更新，真正實現了固定資產管理系統與會計總賬的自動集成。通過學校信息化平臺，管理人員可以根據自己的權限查詢到各種所需信息，實現了各種數據信息的共享，數據的統計匯總可以直接在系統中完成。信息化管理不僅加快了各種數據信息的處理速度，而且加快了信息傳輸速度，以前一個資產信息需要經過幾個環節匯總，最后才到達財務人員手中，在多個環節的匯總過程中，往往會產生數據出錯。推進信息化管理后，財務人員可以隨時在固定資產管理系統中查詢各項信息，為財務臺賬和實物臺賬保持一致提供了便利條件。

信息化環境下，使用固定資產管理系統對固定資產進行管理，加快各部門間固定資產管理信息的溝通，共享數據資源，為實現固定資產管理規范化、程序化和統一化創造了條件，同時也為各學校與教育主管部門建立信息溝通的接口，為實現中小學校與教育局管理信息化奠定了技術基礎。我們應該清楚地認識到中小學固定資產管理是一項長期而復雜的工作，信息化管理解決了長期以來固定資產賬實不符的現象，減輕了大量的記錄與核對的工作量。但隨著中小學教育的不斷發展，對中小學固定資產管理的要求也會越來越高，比如對固定資產產權的管理，固定資產投資及后續支出經濟性評價的管理，固定資產經濟使用壽命的管理等等，這一切都要求在固定資產信息化管理的基礎上進一步深化，管理應該是一個創新的過程，只有不斷進行總結、探索，才能讓現代化的管理水平不斷地躍上新的臺階，才能滿足學校現代化管理未來的發展需要。