如何加強中小企業(yè)的存貨管理

張慧敏

摘要：國內(nèi)經(jīng)濟的快速發(fā)展對中小企業(yè)的存貨管理提出了更高的要求，進行有效的存貨管理已成為我國中小企業(yè)生存和發(fā)展的頭等要務(wù)。文章從加強存貨管理的重要性出發(fā)，分析了當(dāng)前我國中小企業(yè)存貨管理中存在的主要問題，并提出了加強中小企業(yè)存貨管理的建議和對策。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；存貨管理；對策

存貨是一把雙刃劍，它是企業(yè)供需平衡的根本保障，沒有存貨，企業(yè)就無法正常運行，然而，他也是企業(yè)的“墳?zāi)埂保坏┕芾聿簧?，存貨造成積壓、資金周轉(zhuǎn)困難以及由產(chǎn)品技術(shù)更新過快造成的存貨淘汰，就會給企業(yè)經(jīng)營活動造成極大的障礙，同時由于存貨資金沉淀過多，增加企業(yè)資金使用成本和存貨風(fēng)險成本，可能把企業(yè)拖入深淵，蒙受巨大的經(jīng)濟損失。一直以來存貨問題始終困擾著中小企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動，影響中小企業(yè)經(jīng)濟效益的實現(xiàn)，因此重視存貨管理，改善存貨管理，對提高中小企業(yè)的經(jīng)營成果有重要的影響。

一、加強存貨管理的重要性

存貨屬于企業(yè)的流動資產(chǎn)，包括準(zhǔn)備出售的產(chǎn)成品、仍在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、生產(chǎn)所要耗用的原材料和物料等。企業(yè)存貨的好處主要表現(xiàn)在能調(diào)節(jié)生產(chǎn)負(fù)荷、提高企業(yè)服務(wù)水平、獲得規(guī)模效益、降低物流成本等，過量存貨或存貨不足對企業(yè)的影響主要表現(xiàn)在過量存貨會增加存貨保管費用、占用過多資金，導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)不靈、降低了材料或產(chǎn)品的質(zhì)量、存貨不足時則會影響企業(yè)服務(wù)質(zhì)量或是造成企業(yè)停工待料等問題。因此，我國中小企業(yè)加強存貨管理的意義主要表現(xiàn)為：首先加強存貨管理是維持企業(yè)生產(chǎn)和銷售均衡的需要，充足的存貨一方面可以節(jié)約采購費用，另一方面又有利于生產(chǎn)正常進行，實際上即使市場供應(yīng)充足的時候，存貨也會出現(xiàn)問題，如供應(yīng)距離、運輸過程出現(xiàn)的種種故障等，因此企業(yè)需要通過一定的存貨來維持生產(chǎn)或銷售的均衡需要；其次，加強存貨管理是考慮采購成本的需要，批量采購相對于零星采購能節(jié)約更多的采購費用，但過多的存貨也會占用較多的資金，增加倉儲成本和管理成本等，因此企業(yè)應(yīng)通過加強存貨管理在二者之間取得一定的平衡。

二、我國中小企業(yè)存貨管理現(xiàn)存主要問題

第一，企業(yè)對存貨管理的重視不夠，存貨管理制度不完善。中小企業(yè)大多會受到管理人員專業(yè)素質(zhì)的制約，對存貨管理重視程度不高，僅是停留在保證正常生產(chǎn)和銷售的這一層面上，對企業(yè)的銷售數(shù)據(jù)和存貨歷史數(shù)據(jù)分析力度不夠，使得企業(yè)存貨成本長期處于失控狀態(tài)中。同時，大多數(shù)中小企業(yè)尚欠缺完善的存貨管理制度，或是即使有相關(guān)制度也缺乏嚴(yán)格的考核和監(jiān)督，存貨管理制度執(zhí)行流于形式。實際操作中，中小企業(yè)驗收人和采購人往往為同一人，增加了存貨流轉(zhuǎn)過程徇私舞弊的風(fēng)險，且企業(yè)對于單價小、規(guī)格多的存貨沒有形成統(tǒng)一的分類管理辦法，不利于企業(yè)做到全方面的控制。

第二，存貨管理信息化程度較低。很多中小企業(yè)對存貨的管理還處于初級模式，尚未實現(xiàn)信息化管理，大多采用手工操作或計算機管理并行的方式來管理存貨，這種情況下容易導(dǎo)致企業(yè)存貨核算不準(zhǔn)確，賬實不符，無法對存貨進行及時監(jiān)控，偷盜現(xiàn)象時有發(fā)生，不利于企業(yè)的內(nèi)部管理。雖然也有部分中小企業(yè)建立了健全的存貨管理信息系統(tǒng)，但這樣的系統(tǒng)穩(wěn)定性、準(zhǔn)確性較差，除記載存貨的收、發(fā)、存的數(shù)量外，其他方面數(shù)據(jù)很不健全，與供應(yīng)商也不能聯(lián)網(wǎng)，存貨信息無法第一時間得到反饋，常會誤導(dǎo)企業(yè)采購行為，存貨實物管理混亂、存貨信息不準(zhǔn)，造成存貨脫銷或積壓，無法實現(xiàn)為企業(yè)資金管理提供決策依據(jù)。

第三，缺乏科學(xué)的存貨采購計劃。科學(xué)的存貨采購計劃是中小企業(yè)存貨管理的薄弱環(huán)節(jié)。目前，我國大多數(shù)中小企業(yè)往往把存貨管理的重點放在原材料采購和成品的銷售上，過于忽視存貨成本和存貨資金占用情況，缺乏科學(xué)的采購計劃和銷售預(yù)測，僅憑感覺進行采購，不能按物資實際需求量提出采購申請，無法對存貨進行定性和定量的控制，沒有形成采購存貨的限額責(zé)任管理，容易導(dǎo)致供不應(yīng)求或供過于求等不合理狀況，嚴(yán)重影響企業(yè)的正常經(jīng)營活動。另一方面，由于沒有科學(xué)的采購計劃，中小企業(yè)采購中常出現(xiàn)頻繁采購現(xiàn)象，大大增加了企業(yè)的采購成本。

第四，存貨管理內(nèi)部控制問題突出。一是中小企業(yè)在職能分工上不盡合理，管理人員往往身兼數(shù)職，人材料采購、驗收和產(chǎn)品銷售等可能均由同一人來完成，容易出現(xiàn)質(zhì)次價高、缺斤短兩、企業(yè)資產(chǎn)流失等現(xiàn)象；二是中小企業(yè)人員監(jiān)管制度不規(guī)范，例如一些中小企業(yè)僅憑采購人員提供的發(fā)票入賬、報銷，容易滋生采購人員與供應(yīng)商之間相勾結(jié)的行為；三是大多數(shù)中小企業(yè)均缺乏內(nèi)部審計機構(gòu)，或是相關(guān)職能被弱化了，企業(yè)既無規(guī)范的存貨管理規(guī)則，也沒有相應(yīng)的存貨盤點制度，忽視對存貨的倉儲、保管、領(lǐng)用、報廢等方面的控制。

三、加強中小企業(yè)存貨管理的建議和對策

第一， 完善企業(yè)存貨管理制度。首先，加強存貨采購控制，。由采購部門編制采購計劃經(jīng)審批后再進行采購，加強與供應(yīng)商的談判力度，確保采購合同按時、按質(zhì)、按量完成，在驗收方面，相關(guān)部門應(yīng)就運單、發(fā)票、合同進行嚴(yán)格驗收，建立保管責(zé)任制，保證存貨安全，在資金支付結(jié)算上財會部門應(yīng)就合同、驗收單、入庫單、付款通知等進行審核，確認(rèn)無誤后再付款。其次，完善領(lǐng)用管理制度，建立規(guī)范的出庫制度，做到只要存貨發(fā)出，就要嚴(yán)格填制存貨出庫憑證，建立存貨定期盤點清查制度，嚴(yán)格按照存貨盤點單要求記錄當(dāng)前存貨情況，確保賬實相符。再次，完善銷售管理制度，規(guī)范銷售發(fā)出存貨提取程序，要求見單發(fā)貨，并要求財務(wù)人員通過存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)、存貨周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)加強存貨管理。

第二，加強存貨管理信息化建設(shè)。隨著經(jīng)濟信息化的推進，中小企業(yè)應(yīng)充分重視存貨的信息化管理，建立適合自身發(fā)展的信息化管理系統(tǒng)，健全實物流轉(zhuǎn)信息與賬務(wù)處理信息及時化通道，便于相關(guān)人員可以實時、動態(tài)了解存貨信息，以實現(xiàn)企業(yè)存貨資金的有效管理，保持企業(yè)強大的競爭力。例如，中小企業(yè)可以使用ERP信息管理系統(tǒng)，它能夠?qū)⑵髽I(yè)物資資源、資金資源和信息資源有效整合在一起，同時通過ERP系統(tǒng)企業(yè)可以實現(xiàn)存貨信息資源在各部門或是部門與供應(yīng)商之間的共享，有利于企業(yè)對資金、貨物、人員和信息的全方位監(jiān)控，有效阻止企業(yè)各部門各自為政、信息阻塞、賬實不符等問題的發(fā)生。

第三，加強存貨采購管理，完善采購計劃。一是規(guī)范采購行為，對采購貨物的品質(zhì)、價格、數(shù)量等進行動態(tài)監(jiān)控，增加采購?fù)该鞫?，要求做到“貨比三家”，選擇信譽好、價格低、質(zhì)量優(yōu)的供貨企業(yè)；二是運用科學(xué)方法計算存貨成本，目前我國中小企業(yè)大多采用移動加權(quán)平均法作為存貨計價的方法，但這種方法工作繁瑣且工作量大，需要有專人負(fù)責(zé)，隨著電算化系統(tǒng)在中小企業(yè)的推廣，建議使用個別計價法進行存貨計價，這種方法確定的存貨成本最為準(zhǔn)確；三是提高采購計劃人員綜合素質(zhì)，采購計劃員要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對生產(chǎn)工藝流程及設(shè)備運行情況要有充分的了解，掌握設(shè)備維修、備件消耗情況及生產(chǎn)耗用材料情況，進而做出科學(xué)合理的存貨采購計劃。

第四，采用科學(xué)的存貨管理模式，控制最佳庫存量。傳統(tǒng)的庫存管理方法包括：ABC分類法，依據(jù)存貨成本價值和用量大小、重要程度對存貨進行管理；定量訂貨模型，指當(dāng)庫存量下降到預(yù)定最佳庫存數(shù)量（訂貨點）時便按規(guī)定數(shù)量進行訂貨補充；定期訂貨模型則是按預(yù)先確定的訂貨間隔期間進行訂貨補充庫存，每次訂貨數(shù)量不同，其需要連續(xù)盤點庫存以便達到訂貨點就發(fā)出訂單。另外，中小企業(yè)也可以通過加強供應(yīng)鏈管理來實現(xiàn)最佳庫存量，供應(yīng)鏈庫存管理是將傳統(tǒng)供應(yīng)模式產(chǎn)生訂單進行補貨改變成以實際或預(yù)測的消費需求進行補貨，是在企業(yè)與供應(yīng)商相互合作的基礎(chǔ)上，基于雙方成本最優(yōu)原則，由供應(yīng)商管理庫存，確定庫存水平和補給的策略，控制最佳庫存量，其主要步驟包括選擇合適的供應(yīng)商、建立與供應(yīng)商及時的信息共享機制以及進行JIT操作。

第五，加強存貨內(nèi)部控制。中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制應(yīng)做到以下幾點：一是中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身生產(chǎn)經(jīng)營特點，建立與供應(yīng)、銷售方的信息共享機制，嚴(yán)格采購和銷售制度，有效發(fā)揮存貨內(nèi)部控制制度；二是建立存貨業(yè)務(wù)崗位責(zé)任制，要求相容職能相分離，如存貨請購與審批、采購的驗收與付款等，確保各崗位之間能夠相互制約和監(jiān)督；三是建立一套科學(xué)合理的授權(quán)審批制度，規(guī)范存貨管理的授權(quán)審批方式、程序和權(quán)限，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)人員辦理存貨業(yè)務(wù)；四是完善存貨業(yè)務(wù)流程控制，包括存貨的取得、驗收、入庫、倉儲、保管、領(lǐng)用、處置等環(huán)節(jié)的工作控制，確保存貨管理內(nèi)部控制制度能夠在企業(yè)存貨管理的全方位嚴(yán)格執(zhí)行，并進行合理的獎懲。

總之，一直以來存貨問題始終困擾著中小企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動，影響中小企業(yè)經(jīng)濟效益的實現(xiàn)，因此重視存貨管理，改善存貨管理，對于提高中小企業(yè)的經(jīng)營成果，保障中小企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的作用。

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（作者單位：灌南縣財政局）