淺談信息化圖書管理的優勢和必要性

邵霞

摘 要：在知識爆炸的信息時代,社會各界對文化與信息的需求量比以往任何一個時代都要大得多,在這樣的條件下,圖書管理應適應時代需求,與時俱進,借助信息時代的科技手段,更加高效地儲存各種文化信息,管理各種文化信息,提供和傳遞各種文化信息,以滿足社會各界文化信息使用者的需求。

關鍵詞：傳統管理；現代管理；信息化需求；功能特點

一、傳統圖書管理的特點

傳統圖書管理以保證藏書和管理藏書為重點,主要開展館藏,對圖書進行分類、編目、查詢、資源共享和傳遞等工作,其主要特征是:第一,圖書的管理呈封閉式，具有自我建設、自我服務的特點。同時,也沒有聯網式地對社會資源進行有效集合,沒有資源共享。作為教育機構,與現今信息時代的知識信息傳遞特點相比非常落后。第二,管理和服務被動。圖書館通常是等待讀者自己上門,圖書館人員的工作只局限在做館內圖書的管理和保存工作，而不做新資源宣傳與公布的工作。其實在絕大多數時候，信息使用者們不會輕易想到圖書館擁有他們需要的一些重要信息。因此圖書館也需要主動進行信息宣傳工作和適當的信息介紹工作,主動尋找讀者和市場,更好地為社會服務。第三,服務層次單一。大多數圖書館由于是院?；虺鞘姓墓哺綄贆C構,由于長期擁有固定的讀者群而逐漸具有行政機構的氣質,沒有競爭,沒有主動尋求市場的必要性,難免服務效率低下,服務層次單一。

二、圖書管理系統應用需求

圖書管理系統需要滿足來自三方面的需求，這三個方面分別是圖書借閱者、圖書館工作人員和圖書館管理人員。圖書借閱者的需求是查詢圖書館所存的圖書、個人借閱情況及個人信息的修改；圖書館工作人員對圖書借閱者的借閱及還書要求進行操作，形成借書或還書報表給借閱者查看確認；圖書館管理人員的功能最為復雜，包括對工作人員、圖書借閱者、圖書進行管理和維護，及系統狀態的查看、維護并生成催還圖書報表。

圖書借閱者可直接查看圖書館圖書情況，如果圖書借閱者根據本人借書證號和密碼登錄系統，還可以進行本人借書情況的查詢和維護部分個人信息。一般情況下，圖書借閱者只應該查詢和維護本人的借書情況和個人信息，若查詢和維護其他借閱者的借書情況和個人信息，就要知道其他圖書借閱者的借書證號和密碼。這些是很難得到的，特別是密碼，所以不但滿足了圖書借閱者的要求，還保護了圖書借閱者的個人隱私。

圖書館管理人員功能的信息量大，數據安全性和保密性要求最高。本功能實現對圖書信息、借閱者信息、總體借閱情況信息的管理和統計、工作人員和管理人員信息查看及維護。圖書館管理員可以瀏覽、查詢、添加、刪除、修改、統計圖書的基本信息，但不能添加、刪除和修改借閱信息，這部分功能應該由圖書館工作人員執行，但是，刪除某條圖書借閱者基本信息記錄時，應實現對該圖書借閱者借閱記錄的級聯刪除，并且還應具有生成催還圖書報表并打印輸出的功能。

三、建立信息化圖書管理系統的必要性

圖書館管理系統屬于典型的信息管理系統,建立圖書館的信息管理系統能夠對圖書進行合理化、信息化管理,這是現代圖書館管理的重要部分。為適應信息技術高速發展和信息化建設的需要,應率先開發與設計適合管理特征的圖書館管理系統。

圖書館作為一種信息資源的集散地，圖書和用戶借閱資料繁多，包含很多的信息數據的管理?，F今，有很多的圖書館都是初步開始使用，甚至尚未使用計算機進行信息管理。根據調查得知，他們以前對信息管理的主要方式是基于文本、表格等紙介質的手工處理，對于圖書借閱情況的統計和核實等往往采用對借書卡的人工檢查進行，對借閱者的借閱權限以及借閱天數等用人工計算，手抄進行。數據信息處理工作量大，容易出錯；同時由于數據繁多，容易丟失，且不易查找。

數據處理手工操作，工作量大，出錯率高，出錯后不易更改。圖書館采取手工方式對圖書借閱情況進行人工管理，由于信息比較多，圖書借閱信息的管理工作十分復雜。一般借閱情況是記錄在借書證上，圖書的數目和內容記錄在文件中，圖書館工作人員和管理員只是當時對它比較清楚，時間一長，如要進行查詢，就得在眾多的資料中翻閱、查找，造成查詢費時、費力。如要對很長時間以前的圖書進行更改就更加困難了。

基于這些問題，有必要建立一個圖書管理系統，使圖書管理工作規范化、系統化、程序化，避免圖書管理的隨意性，提高信息處理的速度和準確性，能夠及時、準確、有效地查詢和修改圖書情況。

四、開展信息素質教育服務

圖書館有必要圍繞信息意識、信息能力和信息道德三個維度來教導讀者，讓用戶認識信息價值并最大限度地應用信息，最終獲取信息。信息道德是讀者在獲取、利用信息的過程中要遵守的規章制度、法律規范以及倫理道德等,這部分內容主要包括以知識產權為主體的法律知識,及以此培養讀者的信息道德。

我們一貫秉承的人文精神在不斷傳承和發展，在各個時期，詮釋著不同的人文內涵。今天，以科學發展觀為指導的中國正朝著民主、富強、文明的未來高歌猛進。社會的繁榮和開放讓公共圖書館人的心里充滿著對未來的美好憧憬，維護和保障人民群眾的知識權利無疑將進一步體現在圖書館人文精神之中。時光荏苒，讓我們尊重過去，開創美好的明天。