加強(qiáng)檔案管理 保證檔案安全

□ 文順玉

水利普查檔案是指全國各級水利普查機(jī)構(gòu)在水利普查工作過程中形成的具有保存價值的各種形式與載體的歷史記錄。水利普查檔案屬于水利科技檔案范疇，是水利普查的重要成果，是國家檔案資源的重要組成部分。第一次全國水利普查是綜合性、全方位的普查，涉及范圍廣、參與部門多、技術(shù)要求高、工作難度大，在水利發(fā)展史上是空前的，在統(tǒng)計調(diào)查史上也是少有的。為此，收集保存好大量的水利普查檔案、加強(qiáng)水利普查檔案管理就顯得尤為重要。寧安市在加強(qiáng)水利普查檔案管理上的做法是：

一、領(lǐng)導(dǎo)重視 落實責(zé)任

寧安市水利普查領(lǐng)導(dǎo)小組成立后，確定了一名負(fù)責(zé)水利普查檔案的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，并明確了3名檔案工作人員，將檔案工作納入水利普查工作計劃和管理工作程序，實行同步管理；在12個普查分區(qū)各設(shè)一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)普查分區(qū)資料的收集、上報；制定了《寧安市水利普查檔案管理制度》，制定了《檔案負(fù)責(zé)人崗位責(zé)任制》，簽訂了《檔案管理保密承諾書》，實現(xiàn)了水利普查檔案管理制度化、規(guī)范化。市水利普查辦把學(xué)習(xí)貫徹《第一次全國水利普查檔案管理辦法》、提高檔案管理水平列入水利普查工作的重要議事日程，對檔案工作進(jìn)行了5次專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進(jìn)一步做好檔案管理和服務(wù)的辦法措施，對相關(guān)工作進(jìn)行了認(rèn)真的部署和落實，并從資金投入、人員配置、設(shè)備購置等方面對檔案管理工作進(jìn)行了傾斜，專門購置了電腦、打印機(jī)、檔案柜等設(shè)備，為下一步普查檔案的收集、整理、保管和利用創(chuàng)造了條件、提供了保障。

二、建章立制 保障進(jìn)度

水利普查檔案種類繁多，形式各異，包括：水利工程、經(jīng)濟(jì)社會用水、行業(yè)能力、河湖開發(fā)治理保護(hù)、灌區(qū)、地下水取水井、水土保持等七大專項檔案，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理十分重要，必須實行檔案管理流程化。我們結(jié)合普查進(jìn)度計劃，建立健全檔案原始資料的收集、整理、保管、借閱、保密、利用等一整套的流程化規(guī)章制度。具體采取了以下措施：

一是建立工作記錄本制度，詳細(xì)記載每天的工作計劃，包括收發(fā)表格、文字材料、下鄉(xiāng)安排等。二是建立收發(fā)文登記本制度，包括上級文件、本級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)及向分區(qū)下發(fā)的指令性文件等。三是建立借閱登記本制度。隨著普查工作的深入開展，在大量存檔資料發(fā)生借閱時，詳細(xì)記錄每一次的使用情況，以保證資料的不錯失、不殘缺。四是定期將水利普查工作簡報和旬報上報到市政府辦公室、下發(fā)到12個普查分區(qū)和相關(guān)部門，及時宣傳和通報水利普查工作的進(jìn)展情況。五是做到定期整理，對已收集的材料，按每一專項進(jìn)行分類后再進(jìn)一步細(xì)分。如：水利工程又細(xì)分為水閘工程、水庫工程、水電站工程、泵站工程、農(nóng)村供水工程；地下水取水井分為規(guī)模以上地下取水井和規(guī)模以下地下取水井等，并以12個普查分區(qū)為單元歸檔。六是把檔案管理辦法、文件資料歸檔范圍、保管期限規(guī)定等發(fā)給分區(qū)的檔案員和各專項負(fù)責(zé)人，使他們能夠按照自己的工作特點進(jìn)行資料收集、整理后上交水利普查辦統(tǒng)一歸檔，使檔案工作各個環(huán)節(jié)有章可循。

檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性工作，許多普查員對檔案工作比較陌生，不了解，不重視。為此，我們加強(qiáng)了檔案宣傳工作，召開普查分區(qū)工作會議，通過多種形式和渠道來提高普查員對檔案工作的認(rèn)識，使他們逐步認(rèn)識和理解檔案管理在水利普查中的地位和重要性，積極參與水利普查檔案管理工作。

三、強(qiáng)化培訓(xùn) 提高水平

檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到水利普查工作的質(zhì)量。為幫助有關(guān)同志更好地學(xué)習(xí)領(lǐng)會《第一次全國水利普查檔案管理辦法》，盡快熟悉和掌握水利普查檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，本著“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”的方針，市水利普查辦先后五次聘請檔案部門的專家現(xiàn)場指導(dǎo)，辦了兩期培訓(xùn)班，收到了很好的培訓(xùn)指導(dǎo)效果。在培訓(xùn)過程中，市水利普查辦重視對檔案人員進(jìn)行保密教育，增強(qiáng)了他們的保密意識和責(zé)任感，確保了檔案管理工作中無泄密現(xiàn)象發(fā)生。

四、科學(xué)立檔 保證質(zhì)量

檔案資料從形成到歸檔由許多環(huán)節(jié)組成，檔案管理工作是一項技術(shù)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的信息資源管理工作。為確保移交資料的完整、準(zhǔn)確、齊全，市水利普查辦建立了自上而下層層負(fù)責(zé)、責(zé)任到人的檔案管理服務(wù)體系。市水利普查辦規(guī)定，河湖、工程、經(jīng)濟(jì)社會用水、河湖開發(fā)治理保護(hù)、水土保持、行業(yè)能力建設(shè)、灌區(qū)、地下水取水井等內(nèi)容的普查資料，由各專項負(fù)責(zé)指導(dǎo)員負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案員，檔案員負(fù)責(zé)收集普查管理類文件資料，根據(jù)工作進(jìn)展情況分階段進(jìn)行歸檔，任何部門或個人不得將應(yīng)歸檔的文件資料據(jù)為己有或拒絕歸檔。科學(xué)的檔案管理體系使檔案得以及時、準(zhǔn)確、完整地歸檔，確保了水利普查工作的質(zhì)量，提高了檔案的可利用性。

目前，我市清查階段工作已經(jīng)結(jié)束，各專項清查表已整理歸檔。其中，水利工程裝訂6冊，經(jīng)濟(jì)社會用水裝訂6冊，河湖開發(fā)治理保護(hù)裝訂5冊，地下水取水井裝訂24冊，行業(yè)能力和灌區(qū)專項各一冊。

五、加強(qiáng)防范 確保安全

檔案安全是檔案工作的重中之重。寧安市水利普查辦牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，把安全工作重點落在事前防范環(huán)節(jié)。我們對水利普查檔案堅持每天檢查，對可能存在安全事故隱患的地方進(jìn)行重點檢查，并配置檔案專用保密保險柜存放涉密資料；對涉密資料的使用堅持先申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在指定的范圍內(nèi)查閱，并對現(xiàn)場人員進(jìn)行登記。同時，對檔案做好防火、防盜、防潮、防污染、防蟲害等工作，確保了檔案安全。正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證了檔案資料不丟失、不損壞，檔案信息不失密、不泄密，又滿足了各項工作對水利普查檔案的利用需求。

六、今后工作打算

寧安市水利普查檔案工作的總目標(biāo)是，建立歸檔文件資料的案卷和文件資料全文數(shù)據(jù)庫，充分利用現(xiàn)代化手段，為水利建設(shè)提供更方便快捷的服務(wù)。具體做好以下幾項工作：進(jìn)一步學(xué)習(xí)、宣傳和貫徹執(zhí)行《第一次全國水利普查檔案管理辦法》；做好水利普查檔案日常管理工作，采用科學(xué)先進(jìn)的管理手段管理檔案，逐步實現(xiàn)檔案管理檢索微機(jī)化；加大聲像、實物檔案的收集力度；做好檔案的利用工作，為使用和查詢提供方便快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。