高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀分析及改進(jìn)措施

李惠華

(湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教務(wù)處，湖南 長(zhǎng)沙 410100)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展給人類生活及各行各業(yè)帶來了深遠(yuǎn)的影響，對(duì)于檔案部門來說，數(shù)字化管理是一項(xiàng)全新的工作，也是一個(gè)系統(tǒng)工程，是檔案工作的一次質(zhì)的飛躍。早在本世紀(jì)初國(guó)家檔案局、中央檔案館在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中，[1]把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中。檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段，經(jīng)過鑒選，將原本存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并加以存儲(chǔ)、保護(hù)、檢索、利用的系統(tǒng)工程。它是以需求為導(dǎo)向，以共享為基點(diǎn)，以優(yōu)選為前提，以便于檢索、在線利用為發(fā)展方向。[2]推動(dòng)高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理，對(duì)于相關(guān)檔案部門來說，既是一次難得的發(fā)展機(jī)遇又是一次嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

一、高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

(一)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代電子檔案并存。紙質(zhì)檔案和電子檔案在管理過程中各有其特點(diǎn)和利弊。紙質(zhì)檔案的原始記錄性特點(diǎn)使其具有較強(qiáng)的真實(shí)性和憑證價(jià)值，但是紙質(zhì)檔案的保管需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和場(chǎng)地，而且不利于檔案的查詢和利用。電子檔案具有集成性、可共享性等特點(diǎn)使其方便查詢和利用，但卻容易被修改和破壞。目前，各高職院校在教學(xué)檔案管理方面對(duì)兩種不同類型的教學(xué)檔案采用兩種不同的管理標(biāo)準(zhǔn)和辦法，對(duì)于以往沒有電子版的教學(xué)檔案仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理辦法進(jìn)行管理，而對(duì)于有電子版本的教學(xué)檔案實(shí)行相同內(nèi)容采用兩種不同形式的檔案版本進(jìn)行保存。這樣勢(shì)必造成了人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。

(二)電子檔案的復(fù)雜性和特殊性制約了教學(xué)檔案的數(shù)字化管理。首先，電子檔案在保存方面存在諸多不安全因素，嚴(yán)重影響他的保存時(shí)間長(zhǎng)度和保存質(zhì)量。電子檔案具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出特點(diǎn)，但是在利用方面卻存在很多不安全因素。電子檔案采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，有些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子檔案的原始憑證性辨別變得更困難。[3]其次，電子檔案數(shù)據(jù)易丟失、病毒易侵害等不安全隱患的存在，都給電子檔案的安全和長(zhǎng)期保管帶來了巨大的影響。最后，電子檔案的存儲(chǔ)受載體的制約，很多早期形成的電子檔案隨著軟件系統(tǒng)的更新和升級(jí)，在新的軟硬件系統(tǒng)環(huán)境下就不能打開，即便是同一時(shí)期形成的電子檔案，由于各個(gè)電子檔案所依靠的軟件系統(tǒng)版本不一樣，保存到檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中也有不兼容的現(xiàn)象發(fā)生，比如現(xiàn)在各高職院校普通使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，系統(tǒng)中所產(chǎn)生的電子檔案，不能直接實(shí)現(xiàn)發(fā)放、收集、整理、歸檔和服務(wù)一體化功能，目前歸檔文件、數(shù)據(jù)的收集和錄入還停留在原始管理水平上。這些技術(shù)問題都給電子檔案的數(shù)字化管理帶來了很大的威脅。

(三)檔案管理人員素質(zhì)和水平滯后于檔案數(shù)字化管理的需要。高職院校教學(xué)檔案為了適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的要求，我們需要努力提高檔案信息管理人員的素質(zhì)。而目前我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理人員無論在意識(shí)上還是在技術(shù)上都滯后于檔案管理數(shù)字化的需要，這也是嚴(yán)重阻礙著高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理發(fā)展的一大“瓶頸”。一方面，很多高職院校由中等職業(yè)院校轉(zhuǎn)型而來，檔案管理人員的水平和意識(shí)仍停留在中等職業(yè)院校的管理水平上，面對(duì)高速發(fā)展的信息化時(shí)代的到來，檔案管理人員顯得束手無策；其次，檔案管理人員一般年齡偏大，有的學(xué)院由于人員緊缺，還沒有專職檔案員，管理人員流動(dòng)性較大也是造成檔案數(shù)字化管理水平不高的重要原因。

(四)檔案數(shù)字化管理意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。目前，高職院校絕大多數(shù)由中等專業(yè)院校升格而來，多數(shù)高職院校檔案管理起步晚，規(guī)模小，投入少，在硬軟件技術(shù)上較落后，檔案數(shù)字化管理意識(shí)程度仍然很低，高職院校中的檔案管理人員多數(shù)為兼職檔案人員，一個(gè)人要身兼數(shù)職，工作無法做到細(xì)致具體，而且大部分檔案管理人員并非畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，缺乏專業(yè)知識(shí)，整體水平和素質(zhì)偏低，檔案數(shù)字化管理意識(shí)談薄。加之高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理缺乏有力的宏觀調(diào)控政策，主管部門對(duì)檔案數(shù)字化管理重視不夠，沒有把檔案數(shù)字化納入學(xué)校整體的發(fā)展規(guī)劃，導(dǎo)致其在政策、人員配備、資金、技術(shù)及軟硬件設(shè)備上得不到強(qiáng)有力的支持。

二、高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理改進(jìn)措施

(一)建立健全檔案“雙軌制”管理制度。檔案“雙軌制”管理，是指把紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)進(jìn)行保存的一種管理方式。一方面，它要求把需要永久保存和維護(hù)的原始性電子文件及時(shí)轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件；另一方面，為了方便利用和傳輸，又將紙質(zhì)文件拷貝為電子文件。[4]若將所有的文件都按“雙軌制”管理，勢(shì)必造成人力、財(cái)力和物力的資源浪費(fèi)，在目前檔案管理理論水平和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)有限的情況下，究竟哪些文件需要“雙軌制”管理，哪些文件只需保存紙質(zhì)文件，哪些文件只需保存電子檔案，這些都需要檔案管理人員密切聯(lián)系實(shí)際情況，制訂出合理、可行的“雙軌制”管理制度。[5]

(二)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理和維護(hù)。社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，電子教學(xué)檔案的普及，使得檔案數(shù)字化管理勢(shì)在必行，給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。電子檔案的利用比紙質(zhì)檔案更快捷、方便，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，為檔案數(shù)字化管理奠定了良好的基礎(chǔ)。電子檔案與紙質(zhì)檔案特性的不同，決定了其在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性和特殊性。如何保存、維護(hù)電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作急需解決的問題。在沒有專門的電子檔案管理系統(tǒng)情況下，教學(xué)檔案的管理應(yīng)注意借鑒和創(chuàng)新傳統(tǒng)方法，在做好紙質(zhì)教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)對(duì)電子教學(xué)檔案進(jìn)行管理。定期對(duì)學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行檢查和清理，減少或杜絕電子檔案受網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊和破壞。

(三)進(jìn)一步提高教職工對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)。高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字化管理引起重視，在全校范圍內(nèi)開展強(qiáng)化檔案意識(shí)的宣傳教育工作，統(tǒng)一全院教職員工的思想認(rèn)識(shí)，要使全院教職工充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案數(shù)字化管理對(duì)教學(xué)評(píng)估、教學(xué)研究與改革以及教學(xué)質(zhì)量均有十分重要的影響。

(四)進(jìn)一步完善高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度。科學(xué)、合理、可行的管理制度是教學(xué)檔案數(shù)字化管理的基本保障，只有建立健全這些管理制度，在實(shí)踐工作中才能做到有章可循、有法可依。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式已經(jīng)相對(duì)較成熟，相關(guān)的管理制度較完善，由于教學(xué)檔案數(shù)字化管理模式剛剛起步，各項(xiàng)制度的建設(shè)方面還比較薄弱，沒有相應(yīng)的規(guī)章制度做保障，在管理上就缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，高職院校應(yīng)在認(rèn)真學(xué)習(xí)原有的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的基礎(chǔ)上，建立健全教學(xué)檔案數(shù)字化管理責(zé)任制、監(jiān)督檢查機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制以及安全保障機(jī)制等等。

(五)建立符合高職院校發(fā)展需要的教學(xué)檔案數(shù)字化管理人員隊(duì)伍，提高管理水平。隨著當(dāng)今社會(huì)信息快捷且呈爆炸式增長(zhǎng)，檔案管理也由過去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識(shí)密集型工作，這種工作性質(zhì)的轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任。因此，各高職院校應(yīng)在原有條件基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)對(duì)專兼職教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，加強(qiáng)與兄弟院校的溝通和交流，提高電子文件管理意識(shí)，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型。

(六)創(chuàng)新高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理技術(shù)手段和方法。先進(jìn)的管理手段和方法是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案數(shù)字化管理的基本條件。[6]首先，要在現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理手段和方法上有所突破，首當(dāng)其沖要做的就是加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的軟件和硬件建設(shè)，具體包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，以及數(shù)字化管理所需要的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)、不同版本電子檔案兼容技術(shù)等軟件系統(tǒng)。其次，要借教學(xué)檔案數(shù)字化管理這個(gè)平臺(tái)加大教學(xué)檔案的開發(fā)利用價(jià)值，原有的紙質(zhì)檔案不僅保存起來很麻煩，程序很多，而且查詢起來需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，這樣勢(shì)必造成教學(xué)檔案利用率低，查準(zhǔn)查全率低。而教學(xué)檔案數(shù)字化管理后不僅查詢快捷，而且查準(zhǔn)查全率較高，給檔案管理人員帶來極大的方便。全院教職員工都可根據(jù)不同的權(quán)限職責(zé)來管理和使用教學(xué)檔案，不論是管理者還是使用者可根據(jù)自己的權(quán)限范圍自由地上傳、下載電子文件。最后，要?jiǎng)?chuàng)新原有紙質(zhì)檔案的管理技術(shù)手段和方法，加大對(duì)原有紙質(zhì)檔案的二次開發(fā)利用價(jià)值。原有的紙質(zhì)檔案管理辦法已經(jīng)較成熟，但是這種管理辦法無法適應(yīng)高職院校日益發(fā)展的需要，甚至是阻礙了高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的步伐，當(dāng)務(wù)之急，各高職院校需要結(jié)合數(shù)字化管理模式，創(chuàng)新和改進(jìn)紙質(zhì)檔案的管理手段和方法，充分發(fā)揮原有紙質(zhì)檔案的二次開發(fā)利用價(jià)值。

[參考文獻(xiàn)]

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[5] 張銜，王正英，雷建榮. 數(shù)字化檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的方向[J]. 中國(guó)科技信息，2005(17): 37.

[6] 李惠華. 試論高職院校如何加強(qiáng)教學(xué)檔案的信息化管理[J]. 湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010(1): 97.