淺談文件檔案一體化管理

所謂文檔一體化管理就是指從文件的產生到運轉的每一個環節都體現出檔案工作的具體要求，實現文書與檔案工作信息共享，規范銜接納入一個管理系統中，通過采取計算機輔助管理等手段，在文件管理完畢隨時隨地進行文件整理歸檔。使用文檔一體化計算機管理系統，可做到一次輸入，多次輸出。隨著計算機進入機關辦公室，文件處理和檔案管理兩個階段工作緊密聯系起來。一方面檔案管理工作要向前延伸，特別是在接收電子檔案時，必須要向文件處理部門提出種種要求；另一方面文件處理部門在應用計算機管理文件時，應考慮檔案管理部門對歸檔的要求。在采用計算機進行輔助設計的單位，從設計圖紙、文件的生成到歸檔，整個過程密不可分。這些情況造就了文件、檔案一體化管理已成為必然趨勢。文檔一體化計算機管理系統，不僅節省大量人力和時間，而且提高了工作效率。實現文檔一體化管理是文書與檔案工作發展的基礎，也是推動檔案信息化發展的必然要求。而且，辦公自動化為實現文檔一體化管理創造了良好的條件。

一、文檔一體化管理的重要性

眾所周知，文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，兩者有機地結為一體，才能實現文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。由于文檔一體化有共同之特點，一是信息上的連續性，二是公文上的相關性。無論是現行文件還是非現行文件，他們的源頭、戶頭都是一致性，都可以用統一標準進行管理，做到即輸進庫。基于二者之間的關系，開展文檔一體化將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個有序的整體，為檔案工作與辦公自動化聯網打下良好的基礎。通過文檔一體化管理完全可以統一公文登記內容和檔案著錄項目使著錄目錄涵蓋公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、收發文日期等(見下圖)。這就為檔案部門今后管理不再重復進行著錄奠定了基礎。

二、文檔一體化管理的必要性

近幾年來，隨著辦公自動化程度的提高，出現了大量各種形式的信息文件，紙質文件逐步被電子文件所替代，紙制檔案逐步向電子檔案過渡，這給傳統的檔案管理工作帶來了新的挑戰。文件作為人們進行信息交流和貯存的一種工具，有其相對穩定的物質載體。文件包含有信息、意識、知識內容的一種物質形態，它與其他物質一樣是運動的。文件從其形成后的運轉，承辦和現行、半現行直到轉為檔案后的管理和利用，經歷了一個完整的過程，檔案管理理論界稱之為文件的生命階段或文件周期，它將文件形成和存在過程劃分為四個階段，即制作階段、現實使用階段、暫時保存階段、永久保存階段。通常后兩個階段的文件即是檔案。企業單位檔案室主要保存第三個階段的文件，其特點是：1文件形成部門剛剛使用完畢，留待以后繼續存查和利用，所以說在一段時間內，仍離不開這些文件，具有檔案的第一價值；2保密性較強，處于封閉狀態；3文件對形成單位依附性大；4有相當部門文件只有一定時期內有利用價值；5具有永久保存價值的文件，一般必須通過這一階段的保存和利用。

三、文檔一體化管理的可行性

為適應市場發展的需要，機構整合，就意味著管理體系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理結構、規章制度、利益保障體系，并盡快使各項工作正常運轉。“文檔一體化管理”工作模式隨著新機構的成立而開始了，原文書管理和檔案管理這兩個程序綜合為一人管理。打破了以往文書工作和檔案工作使用兩套人馬的工作模式，文件的收發、登記、傳閱、收集、整理、分類、鑒定、檢索、保護、利用、信息統計等環節均由文檔管理專職統一跟蹤管理，中間過程量大而雜，要真正做到有條不紊可真不容易。為了防止文書管理和檔案管理脫節，充分發揮“文檔一體化”管理的職能，更好地為企業的生產經營服務，通過競聘考核聘用了經驗豐富、綜合素質高的文檔管理專職來擔任此項工作。文檔管理專職上崗后，認真總結經驗，根據文書管理與檔案管理的特點，從企業自身特點出發，制訂有效的工作方法，制訂出文書、檔案管理的各種管理制度、辦法，充分利用這些規章制度、文件辦理程序來制定管理框架，規范檔案管理，明確管理職責；同時充分地利用現代化管理手段，利用電子文件收發處理，對歸檔文件進行著錄管理，使文書處理和檔案管理這兩個工作流程很好地整合起來完成。文檔管理專職對文件的收發、公文處理、文件歸檔等過程清清楚楚，利用文書與檔案共同的著錄信息，既減少交叉登記、重復勞動的現象，更不會再像以往那樣出現“兩個和尚挑水喝”甚至于“三個和尚沒水喝”尷尬現象，大大提高了企業的辦公效率。

結語

綜上所述，在辦公自動化的條件下，實行文檔一體化管理體制的好處有三：一是提高效率，信息共享；二是規范管理，統一標準；三是科學合理利用人力、物力等寶貴資源，減少浪費。

目前企業文檔一體化管理仍處于一種初期階段，還有很多地方仍需要我們不斷地完善、規范。作為企業文檔專職管理人員，要做的工作還很多，關鍵是不斷地提高自身的修養，不斷地總結經驗。隨著時代的發展，科學的進步，對信息化管理要求越來越高，這項工作對我們來說，任重而道遠。

作者簡介：

陳永利（1977- ），女，吉林省榆樹市人，文學碩士，吉林工商學院助理館員，研究方向：圖書檔案。