論電算化財務檔案管理

摘要：我國電算化財務管理系統起步較晚，隨著改革開放的步伐加快，電算化財務檔案管理系統越來越重要，分析電算化財務檔案管理及對財務檔案管理的影響，意義重大。

關鍵詞：影響 電算化 財會

在財務檔案管理工作中，電算化財務檔案是一項龐大而復雜的社會工程，隨著社會的進步與發展，財務檔案和財務檔案管理也呈現出許多新特點，電算化財務檔案管理系統占據著重要位置。

一、我國電算化財務檔案現狀

我國電算化財務檔案信息管理系統起步較晚，在電算財務檔案的管理上還存在著諸多問題。這表現在思想認識滯后，管理、支持力度不夠，制度不健全，管理手段落后。財務部門和檔案管理部門對于建立完整的財務信息系統及管理系統缺乏強有力的支持力度，沒有一個完整的電算化財務檔案管理的規范制度。缺乏業務指導，又沒有很好的管理措施，導致電算化財務檔案管理的歸檔工作處于無序狀態；財務檔案管理人員業務素質普遍不高，計算機維護、網絡管理人才匱乏。電算化財務檔案管理有著極為重要的經濟意義與法律意義，電算化財務工作人員，沒有認識到電算化財務管理是經濟業務的歷史記錄和重要依據。

針對這些問題，財務部門和檔案部門必須要加強電算化檔案管理。做到加強財務檔案數據和資料的存儲與調用，完善各種防范措施，適應新型財務檔案管理系統的發展，同時加強保密意識。使用廣泛的數據庫系統，建立安全保障機制等手段，樹立保密意識。在數據庫強大的安全體系下，提高處理財務數據的數量和質量，并把電算化財務檔案管理工作的網絡化建設放在首要位置，提高財務部門和檔案部門的整體水平，推動財務軟件和更多的領域聯系起來，調整財務部門和檔案部門的專業知識結構，使電算化財務檔案管理工作開展得更順利通暢。

二、電算化財務檔案管理特點

1.電算化財務檔案工作的外部特征。

電算化財務檔案工作的外部特征包括當前財務檔案工作外部的技術特征和社會環境特征，新時期財務檔案工作的外部環境呈現出信息化、數字化、網絡化的發展態勢。信息環境是社會環境的重要組成部分，隨著社會信息環境的變遷，現代信息技術作為現代社會活動的技術基礎，使檔案作為人類社會活動的產物，必然伴隨著社會活動運行方式的轉變，在形成、傳遞、存儲和利用等自身運動規律上發生本質的變化。檔案數字化、網絡化的發展為檔案信息化提供了必要的物質基礎和技術基礎，也使財務檔案的發展突飛猛進。

數字技術就是用二進制編碼表達和傳輸各種信息的技術，它使財務檔案工作所處的技術環境更為多變和復雜。它運用數學方法進行信息壓縮和傳輸，把模擬信號轉變成數字信號，改變了我們的生活方式。尤其是在財務檔案的生成方式上，將傳統紙質形式過渡到了數字化形式。網絡技術是近年來異軍突起的新技術，現代網絡技術把信息網絡環境中的開放式和互動式融合為一個整體，財務檔案工作的開展創造了更為廣闊的社會環境空間。

2.電算化財務檔案內部特征

電算化財務檔案內部特征，是給檔案工作帶來了前所未有的新發展的財務檔案工作的自身領域。數字技術是一種決定性的力量，使財務檔案信息要求數字化，使檔案發生質的變化，并成為電算化財務檔案管理中信息的主要記錄形式。

互聯網絡是計算機技術與通信技術相互結合的產物，隨著信息技術的發展，財務檔案網絡化管理是財務檔案信息化的重要標志之一。財務檔案網絡建設是社會信息網絡建設的一個組成部分和子網，為財務檔案事業的未來鋪平道路，為社會化檔案信息的采集和利用提供服務，高效、廣泛地實現價值，是檔案事業發展的大勢所趨。

三、電算化模式對財務檔案管理的影響

電算化模式，是指計算機技術在財務檔案管理工作中的應用，要使財務檔案工作邁入一個新的臺階，就要管好用好電算化財務檔案。

電算化模式對財務檔案載體形式的影響。電算化財務檔案存儲于硬盤、磁盤、光盤等具有磁性的媒介當中，因此不具備直觀可視性，需要軟硬件系統環境。若要讀取，必須在特定的計算機，這種特點會使電算化財務檔案信息容易被篡改，它要求電算化財務檔案的存放，需要注意環境因素，而財務部門的信息經常涉及到各個單位的商業機密，所以安全的電腦系統是電算化財務軟件正常運行的基礎，這就要求管理人員加強防范，避免財務檔案或機密文件外泄，采取各種安全防護手段，建立相應的軟硬件系統。

保存受到財務檔案本身多因素的影響。電算化管理軟件有著眾多突出的優點：電算化財務管理軟件的數據存儲于磁盤介質上，降低了人為的錯誤因素，電算化財務信息檔案的存儲所需空間更小，節省了勞動力，避免了重復勞動，節約了資源，減少了浪費現象，大大提升了財務工作的工作效率。但磁性媒介存儲財務檔案信息涉及到信息安全，它要求檔案管理人員做好各種防護工作，必須對重要檔案進行備份，防止因環境原因導致的存儲設備被破壞，使風險降至最低。

電算化模式對財務檔案歸檔范圍的影響。計算機操作系統是一種特殊的程序系統，作為企業管理者，要時時做到不斷提高電算化財務檔案管理者的素質，應當特別注重對檔案管理人員的選拔與培養，高度重視電算化財務檔案資料的科學化管理，保證電子財務檔案數據的完整性與可讀性，做到各項業務產生的票據、賬目、報表等由專人進行管理。盡量讓存儲設備等處于相對安全的環境中，實現財務檔案管理的動態化管理，建立相關的電算化財務檔案管理的法律法規，使電算化財務檔案的管理工作都有法可依，有法可循。

參考文獻：

[1]財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法，1998