圖書館數碼照片檔案管理初探

許惠石羨

(廈門市圖書館，福建 廈門 361012)

圖書館照片檔案是圖書館在各項活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史紀錄。傳統照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。而數碼照片是用數碼相機、掃描儀等設備獲取的以數字形式存儲于光盤、磁盤等載體上，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。它既是同傳統照片一樣的光學照片，延續傳統檔案的特性，又是電子文件的一個分支學科，但又異于純文字的電子文件。目前國家還沒有出臺數碼照片的相關標準、規范，沒有形成一個得到廣泛認可的數碼照片檔案管理方法。因此當前只能遵循已有的《照片檔案管理規范》(GB/T11821-2002)和《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)，以有利于檔案的完整成套、有利于安全管理、有利于利用為原則，簡化整理、深化檢索，思考、實踐適用于圖書館的有效措施，以加強圖書館數碼照片檔案管理工作。

1 數碼照片檔案的收集和歸檔

1.1 收集、歸檔范圍

由于數碼照片具有拍攝簡單、成像迅速、處理快捷、傳輸范圍廣、編輯手段豐富等特點，其收集歸檔范圍比起傳統的紙質照片更為廣泛。目前可以參照國家《照片檔案管理規范》(GB/T11821-2002)的要求，凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的數碼照片均屬收集范圍。各單位可以從成本、效率、科學、規范性等方面進行考量，制定本單位數碼照片管理規則，設定門檻。檔案移交時，有些形成者認為具體歸檔范圍應由檔案員定，把照片一股腦發給檔案員。這是一個誤區。實際上應由各個形成者提出具體歸檔范圍，形成者決定哪些要入檔，最后形成每個單位自己的歸檔范圍規范。形成由形成者、承辦者進行整理、刪減后再移交檔案室的流程。

1.2 收集、歸檔要求

1.2.1 數碼照片的篩選

由于數碼相機的普及，攝影模式和拍攝方法也高度智能化和自動化。存儲載體的大容量及可重復使用，使得數碼照片拍攝的隨意性很大。我們不可能把這些大量內容重復、場景相近、質量參差不齊的數碼照片都予以歸檔，必須對收集來的數碼照片進行篩選。大多數拍攝者在拍攝完畢后直接將數碼照片卸載轉存于計算機上，如果在檔案移交時，不加整理，全盤托出地發送或復制給檔案室，檔案管理員對拍攝者的拍攝主題、拍攝意圖不了解，容易致使大批移交的數碼照片因為“拍攝人未知、主要人物不明、拍攝主題不詳”等原因成為一堆電子垃圾，影響后期照片檔案利用的效果。因此拍攝者要負責對自己所拍的照片進行鑒定篩選，同一場景、同一內容的數碼照片只選一張，選擇內容確定、文字說明完整且有典型性和代表性的主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。如全景、近景、特寫、開幕、結束等幾個重要場景，其他重復的、主題不突出的一律刪除。相比2009年照片檔案，2010年我館數碼照片實行該方法后，移交的照片檔案量就由原來的23.5G減少到16.8G。不僅減少了檔案管理員不必要的勞動，也在一定程度上提高了照片檔案利用的效率。

1.2.2 文字說明的編寫

文字說明是確保在任意時間范圍內，照片信息的確定性。說明與圖像信息起到相互印證及補充說明的作用，同時便于查找利用。沒有文字說明的照片是“盲片”，經過一段時間后會失去利用與保存價值。文字說明要求用簡潔的語言概括出照片所反映的內容。編寫文字說明應注意可靠性與簡明性。可靠性要求準確、真實、無差錯。簡明性要求文字說明要依據“事由、時間、地點、人物、背景、攝影者”等六要素，概括揭示照片影像所反映的內容。《照片檔案管理規范》要求文字說明做到“文字簡潔、語言通順、一般不超過200字”，但總說明或特殊情況時可超過。文字說明應以“張”為單位編寫，每一張照片都要撰寫說明，一組照片要撰寫總說明。照片和文字說明必須互為參見，文圖配套齊全。筆者認為具體操作方法可按如下程序進行：首先照片收集要成組、成套，每個拍攝專題形成一組照片，建立獨立的文件夾。其次將文件夾和文件名稱與文字說明結合起來。對每個文件夾進行命名，包括時間和所拍攝主題(如：20110500圖書館服務宣傳周活動)，形成標題，作為成組照片的說明。最后將文件夾名稱中未盡的成組照片說明文字，在文件夾內用記事本或寫字板等統一格式(word，因軟件存在長期可讀性問題，不推薦使用)對成組照片進行補充說明。例如標注參見號、照片版權、來源等信息。同樣單張照片的說明也可以文件名的形式體現，未盡的補充說明可在數碼照片的“屬性—摘要—高級”所包含的數據項，錄入標題、主題、作者、關鍵字、備注等進行描述。總之不管是成組照片的文件夾名或者單張照片的文件名說明都要注意關鍵詞的使用，用詞簡潔、準確，以方便查看、瀏覽及通過文件名進行檢索利用。

1.2.3 數碼照片存檔格式的統一

數碼照片在拍攝照片時有多種格式可供選擇。如TIFF、BMP、RAW、JPEG等。掃描儀生成的數碼照片格式更為豐富。《電子文件歸檔與管理規范》中規定描述型圖像的存檔格式為JPEG和TIFF兩種。參考《電子文件歸檔與管理規范》，也可以將數碼照片采用JPEG、TIFF兩種格式進行歸檔。無論采用什么格式，在一個單位內必須實現標準化。對于圖書館應用較多的展覽和海報，JPEG格式就足夠了。因此筆者認為圖書館數碼照片可以JPEG作為存檔標準，對個別專業、有特殊用途數碼照片再采用TIFF或RAW格式存檔。

2 數碼照片的審核

2.1 質量審查

質量審查包括真實性鑒定、可讀性鑒定、病毒性檢查與攝影質量審查。真實性鑒定主要鑒定是否是攝影原件，數碼照片有沒有用相關軟件修改、編輯或修飾過。當然對于存在技術缺陷而又無法重拍的數碼照片可以進行如光線調整等的技術處理，但必須以不損害照片的真實性為原則。可讀性鑒定指對歸檔移交(介質移交與網絡移交)的數碼照片進行可還原與可恢復性閱讀。檢查介質是否損壞與變質、照片是否在檔案部門的計算機平臺上能夠正常打開，是否符合歸檔指定格式。同時數碼照片無論通過介質歸檔還是通過網絡移交歸檔，都有可能在歸檔前和歸檔過程中感染病毒，因此必須對歸檔數碼照片進行全面的病毒鑒定，以免造成毀滅性的破壞。攝影質量審查就是從攝影要素上予以把握，要求符合攝影質量的基本要求。

2.2 元數據檢查與補錄

數碼照片的元數據是關于數字圖像的數據屬性的數據，主要描述數碼照片拍攝信息(如相機數據、相機生產商、型號等)、攝影參數(如攝影時間、快門速度、光圈數、焦距等)和照片的縮略圖信息，在技術上一般稱為Exif元數據以及照片的文字說明。由于數碼照片屬于電子文件，而元數據對于電子文件的管理非常重要。出于對數碼照片長期保存的可讀性與真實性的需要，檔案管理員必須對移交的數碼照片的元數據進行檢查與補錄。首先要確定需要保管哪些元數據，然后對數碼照片進行元數據檢查，檢查元數據是否修改過，文字說明與照片內容是否相符、是否詳盡。如果文字說明或者屬性對話框中的元數據有錯誤或不夠完整，必須進行修改和補錄。

3 數碼照片檔案整理

3.1 數碼照片檔案的分類

數碼照片的管理模式一般為獨立管理模式，即從電子文件中分離出來，設置獨立的數碼照片類，將所有的數碼照片單獨保管。管理形式可以采用分類文件夾和數據庫的形式。我館采用的是分類文件夾的形式，即在電腦中(除系統盤外)層層建立文件夾的形式進行分類和整理。由于照片檔案載體的原始性、歷史性、珍貴性和唯一性，照片檔案保管期限一般均可視為永久。照片檔案分類方法主要有三種：一是年度-機構-問題;二是機構-年度-問題;三是年度-問題。圖書館通常一個問題涉及多個部門，所以我館采用的是“年度-問題”的分類方法，并且在分管副館長的指導下將“問題”分為十個類目，包括：場館照片、業務學習、業務建設、榮譽、會議、精神文明建設、參觀、讀者活動、黨支部學習活動、對外宣傳等。每個類目均設立單獨文件夾，在方便劃分管理的同時，提高了照片檔案的利用效率。

3.2 數碼照片檔案的編號

數碼照片分類完畢后，必須將分類的秩序固定下來，同時也便于管理、檢索利用與統計。編號必須反映分類與排列的秩序。主要針對文件夾內的每幅照片文件進行排序、編號，位置放在單張照片文件名之前，我館目前的使用方法為序號+年月日時間+單張照片主題等文字說明。如“20110500圖書館服務宣傳周”文件夾內照片的排序、編號方式：120110528啟動儀式全景，220110528文化局李云麗副局長講話。

3.3 數碼照片檔案的編目

數碼照片的編目主要是指編制數碼照片內目錄、總目錄、分類目錄與專題目錄。數碼照片的目錄與其他檔案文件目錄的編制并無不同，可以采用Excel或Word表格制作。數碼照片的內目錄置于數碼照片文件夾內，著錄項目有：編號、主題、拍攝時間、攝影者、大小、參見號、主題詞、分類號、備注等。可以根據本單位實際情況適當進行增減。內目錄可作為文件夾內的第一個文件存放。以內目錄為基礎，還可以編制數碼照片的總目錄、分類目錄等。同時在文件夾內還需建立備考表，同樣用純文本文件編制，作為文件夾的最后一個文件。內容同普通紙質檔案的備考表，主要包括：本文件夾情況說明、文件夾的創建人、檢查人、創建時間等，填寫文件夾內照片缺損、補充、移出、銷毀等情況，以及對以后發生或發現的問題進行備注。

4 數碼照片檔案的保管

我館以往采用雙套制歸檔，不僅數碼照片要沖印，目錄、元數據表也要打印出來。近兩年考慮到經濟成本，我館只保存電子版照片。因此，如何充分保證數碼照片檔案的安全與穩定就顯得至關重要。數碼照片必須要備份，備份除必要的在線備份外，還必須要脫機備份，即把數碼照片保存在脫機介質，不同載體分別保管，多套、異地、異質保管。我館設檔案專用電腦，定期將包括文書檔案目錄、電子檔案、照片檔案轉存到檔案用機，脫機保存。同時進行光盤刻錄保存。光盤刻錄最好一式兩份，一套封存保管，一套供利用。光盤目前市面上除經濟實惠的VCD、CD盤外，還有質量較高、存儲量較大的DVD等光盤。在經濟允許的情況下，盡量選用高質量的DVD-R光盤，其容量為4.7G，相當于CD-R光盤容量的6.7倍。數碼照片光盤刻錄的內容包括DATA數碼照片文件夾(可以一個或多個)，光盤內數碼照片文件目錄以及光盤說明文件。光盤說明文件指以下幾項：光盤的命名與編號;光盤刻錄的時間、人員;光盤刻錄的格式(如CD-R、DVD+R或者DVD-R)與刻錄的軟硬件;光盤刻錄完成的容量以及光盤刻錄過程中存在的問題及其下次拷貝的時間。光盤一般4～5年轉存一次，轉存后的載體與原載體同樣編號保存，并在光盤說明文件中做好檢查記錄。刻錄完成后，給光盤命名、編號，并把它印刷或書寫在油漆面上，禁止粘貼任何標簽。刻錄后光盤用光盤盒裝，在光盤盒側面用油性筆寫上與內光盤相同的編號。我館目前每年刻錄光盤不到20片，數量不大，因此直接采用流水號，在光盤一側側脊左邊寫上流水號，右邊標注年份。然后將做標注的一側朝上按流水號立放在光盤專用消磁柜中，縱列整齊排放，以方便檢索。

［1］向澤紅.數碼時代對高校照片檔案管理的再認識［J］.云南檔案，2010(11)：58-59.

［2］國家檔案局.照片檔案管理規范［Z］.2002-12-04.

［3］章笑梅，王艷明.數碼照片檔案管理規范與原則［J］.湖北檔案，2009(5)：13-14.

［4］章笑梅，王艷明.數碼照片檔案的收集與審核［J］.湖北檔案，2009(12)：23-24.