地方本科院校系部教務秘書信息素養的培養

李黎明

（湖南科技學院 計算機與通信工程系，湖南 永州 425100）

地方本科院校系部教務秘書信息素養的培養

李黎明

（湖南科技學院 計算機與通信工程系，湖南 永州 425100）

作為各高校教學管理工作的重要組成部分，教務秘書工作直接影響到高校的教學秩序與教學工作水平。面對當今信息社會的挑戰，對地方本科院校系部務學秘書的專業素質要求也發生了相應地變化，特別是信息素養的培養和提高成為其中的重中之重。因此地方高校教務秘書的信息素養需得到有效培養及提升，以更好地適應高校發展的需要。

教務秘書；信息素養；高校教學管理

近十多年來，隨著我國高等教育1從精英教育向大眾化教育轉型，地方性本科院校已成為高等學校的重要組成部分，其教學質量關系到我國高校人才培養的質量，也是當前社會關注的熱門話題。要提高地方本科院校的教學質量，不僅要有優秀的教師團隊，同樣也需要一支高素質、高水平的系部教務秘書隊伍，提高他們的業務素質對高校教學管理工作具有重要意義。[1]

此外，隨著當前高校教學管理改革的不斷開展，高校教務秘書隊伍正在不斷地向年輕化、信息化、現代化轉變，對地方本科院校中系部教務秘書的工作提出了新的要求與挑戰，其中信息素養已成為系部教務秘書最缺乏也是最有必要培養和提高的基本素質。

一 系部教務秘書的工作內容及信息素養概述

系部教務秘書是高等院校中協助系領導具體處理本系中各類教學事務的管理服務人員，主要處理教學管理中的相關事務，具備較強的專業性。其具體工作內容包括：協助系領導辦理具體教學事務，如課程管理、學籍管理、教學計劃制定與調整、教學檔案管理等；參與教學管理的調查研究、信息搜集、督查催辦、檔案保管、組織各種考試和會議、接待師生來訪等多項工作；在考試期間幫助教師做好審核試卷、印刷試卷、成績統計等工作。在高等院校的教學管理中，教務秘書既是具體的組織者又是具體的執行者，是連接學校與系部教務工作的橋梁和紐帶。

系部教務秘書處于高校管理崗位的最基層，因而有的人認為教務秘書工作簡單，只是處理一些瑣碎的雜務，技術和知識含量低，工作無足輕重，從而把教務秘書的工作邊緣化。隨著新時期高校教學管理改革的不斷深入，系部教務秘書隊伍正在不斷地走向年輕化、信息化、現代化，也逐步實現系部教務秘書從單純的處理日常事務向參與教務和教學管理的轉變。要適應當前高等教育事業發展的需要，就要從當前高校系部教務秘書工作的特點出發不斷提高他們自身的綜合素質，建設一支高素質、高效率的基層教學管理隊伍。

信息素養與“聽、說、讀、寫、算”一樣被認為是信息化社會每個公民必須具備的基本素質。“信息素養”這一概念最早是由美國信息產業協會主席保羅·澤考斯基于 1974年提出的，他把信息素養定義為“利用大量的信息工具及主要信息源使問題得到解答的技術和技能”。[2]我國學者將信息素養定義為：人所具有的對信息進行識別、加工、利用、創新、管理的知識、能力與情意等各方面基本品質的總和。[2]信息素養有三個基本要素：信息知識、信息能力和信息情意，其中信息能力包括運用信息工具、獲取信息、處理信息、創新信息、表達信息、發揮信息作用、信息協作意識、信息免疫等八個方面的能力。[3]

隨著地方本科高校與社會的接觸日益頻繁，地方高校中的系領導需要掌握更充足的信息量才能適應市場的各種發展變化，要求系部教務秘書必須提供大范圍、綜合性的信息，因此教務秘書所接觸的信息內容及其交融度也隨之深化。作為系部教務秘書來講，全面、客觀、及時地收集和整理來自各方面的教學信息，并將這些信息及時上呈給系領導和有關部門，或轉發給教師和學生，為系領導決策提供參考依據、為教學提供服務等都體現出其信息素養及信息操作水平的高低，可見提高教務秘書的信息素養顯得尤為重要，需要大力進行培養和提高。

二 地方本科院校中系部教務秘書信息素養的內容

地方本科院校大都以教學為中心，近年來隨著不斷改革和擴招，專業設置越來越多，學生人數激增，單位信息量成倍增長，同時學校還要迎接各級考核、評估等，使得系部教務秘書工作極為繁重而復雜，因此系部教務秘書要具有良好的信息素養，以適應高強度的信息收集、整理、歸類、處理、上報的能力。

具體來講，地方本科院校中系部教務秘書的信息素養包括以下內容：

1 收集和整理信息的能力

系部教務秘書的工作實質就是處理信息，每天要面對大量的文件資料（如班級課表、校選課課表、各種級別考試安排、教師調課表、補考安排表、專業培養方案、教務處文件等）、電話（任課老師、系部領導、教務處、學校領導的電話）和會議（系部會議、教學專題會議、教改會議等）。這些資料信息量大、涉及面廣，信息具有不同的時效性、指導性，涉及到系部日常教學管理、目前乃至今后的教學評估、教師考核以及專業設置等教學管理工作，使得系部教務秘書必須具有迅速、準確地處理這些資料及信息的能力，對這些資料進行分門別類和收藏歸檔。此外，系部教務秘書還要客觀、全面、準確地收集學生、老師及領導的反饋信息，從而進一步整理、調整、補充和完善教學決策及工作內容，使之更加符合系部實際教學的需要。良好的信息收集和整理的能力是系部教學秘書必須具備的最基本信息素養及能力。

2 信息技術操作能力

信息技術的優越性在目前的教務管理中發揮得淋漓盡致，大到教務管理系統、各級各類考試報名系統、學籍管理系統，小到日常教務資訊、文件傳輸及各類電子檔案等等，幾乎滲透到教學管理的方方面面。信息技術包括計算機技術和網絡技術兩個內容，作為當前信息時代的需求，系部教務秘書需要掌握較高水平的計算機操作（特別是現代化辦公手段的操作）和網絡運用能力。

系部教務秘書的信息技術操作具體包括：熟練掌握電腦、打印機、復印機、掃描儀、傳真機等現代辦公設備的使用；能進行文字編輯、信息收集、數據處理、資料統計、電子檔案歸類等工作；熟練掌握 Windows操作系統、文字編輯軟件Word、表格處理軟件Excel、數據庫管理軟件Access、教務管理系統軟件等多種辦公軟件的操作及使用；及時利用恰當的方式及途徑（如QQ聊天軟件、QQ群、電話、傳真、E-mail、手機短信、微博等）來收發文件及交流教學信息，選擇最有效、最快捷處理教學信息的手段。

另一方面，互聯網的發展為信息提供了廣闊的發布和獲取空間，已逐漸取代傳統的信息渠道成為了獲取信息最便捷、最豐富的途徑，高效地進行網上辦公、改變傳統工作模式、建立網絡化教務管理平臺是地方本科院校信息化教務管理自身發展所提出的必然要求，也要求系部教務秘書具有較高的網絡技術操作水平。

3 信息表達的能力

在日常的教學管理中，系部教務秘書需要與多個職能部門溝通協調，并且要組織一些形式多樣、內容豐富的教育教學活動，如學生選課系統的培訓、教學質量評估座談會、期末考試動員大會等，因此良好的信息表達能力對于系部教務秘書來說也是必不可少的基本要求。

系部教務秘書的信息表達主要包含文字及口頭表達兩方面。[4]文字表達能力是完成教學管理工作的基本功，及時、準確、簡潔地使用書面語言完整地表達思想將直接影響到教務秘書的工作質量，要提高寫作能力，必須強化寫作訓練，多讀多寫，掌握好教學相關各類公文的撰寫。口頭語言表達能力則要求系部教務秘書能即席而發，沒有時間在表達思想時字斟句酌，這需要加強邏輯學、社會心理學、修辭學、教育學、秘書學等知識的學習，提高講演藝術和精確陳述思想的能力，表達時做到簡明扼要、語言得體、層次清晰。

4 信息交流與溝通的能力

系部教務秘書是教學管理的樞紐，肩負著協調與溝通、參謀與決策的責任，不但要做到“上令下達”、“下情上傳”，同教務處和有關職能部門、系部領導、教研室主任、實驗室主任、輔導員、班主任、任課教師保持密切聯系，還要了解可供支配的教學資源情況及學生對教學過程安排的意見和建議，這些聯系工作對于搞好系部教學管理非常重要，是實現最佳管理效果必不可少的重要手段。系部教務秘書的溝通協調能力體現在既要堅持原則又要有靈活性和應變性，做到主動服從上級、積極配合同級、及時解決學生的問題，熱情大方而又不失機智幽默，努力營造良好的工作氛圍，使自己的工作目標得以圓滿實現。

三 地方本科院校中系部教務秘書信息素養培養和提高的途徑

從現實情況看，目前地方本科院校中教務秘書信息素養的整體水平偏低，主要體現在以下方面：首先，教務秘書人員的信息觀念沒有建立健全，只注重日常的一般性事務，沒有意識到信息在當今社會的巨大優勢以及信息技術為當前高校教學所帶來的變革，不了解信息技術對提高自身工作質量和效率的重大意義。其次，教務秘書人員信息技能偏低，甚至部分教務秘書無法創造性地運用文字、圖像、表格處理等常用辦公軟件，此外，盡管大部分教務秘書會一些簡單的軟件操作和網絡應用，卻不知道如何將自己的工作納入整個信息化工作之中，無法完整地運用現代化手段完成信息搜集整理和分析。[5]可見，信息素養低對系部教務秘書的工作效率和工作質量造成了不小的影響，需要通過各種途徑和方式進行培養和提高。

1 強化信息意識，形成信息素養

信息無時無處不在，要想不斷獲取和掌握各種有意義的信息，就必須要有敏銳的信息意識和較強的信息判斷力，提高捕捉、分析、判斷、綜合及吸收信息的自覺程度。系部教務秘書要以提供新情況、把握新角度、提煉新觀點、反饋新思想為己任，始終保持積極的工作態度，勤于思考，才能在浩如煙海的信息中整理和加工出有用的信息，為本系教學工作服務。另外，系部教務秘書要多讀文件、多看報紙、多瀏覽網站新聞，查找與教學管理相關的資料，并因此形成一種良好的工作習慣。通過強化信息意識使得無論是涉及領導決策和教學工作中哪個方面的信息，系部教務秘書都能敏銳地發覺并主動將其與自己相關的、需要及時解決的問題聯系起來加以思考，從而更好地開展教學管理工作。

2 開展信息技術培訓，培養信息素養

系部教務秘書是一支特別的教學管理隊伍，雖然他們所處的系部、專業有所不同，但教學信息管理這個基本任務是一致的。為了規范系部教務秘書的教學管理工作，應該每年對他們進行定期的業務培訓和學習，經常開展教學管理方面的講座，促進其各項素質得到統一訓練和提高。業務培訓中最重要的是進行信息技術教學管理手段的學習和訓練，了解收集信息、整理信息、表達信息、交流信息的方法，特別是隨著信息時代的發展，教學信息的內容以及處理信息的方式不斷在發生變化，通過培訓可讓系部教務秘書集中學習先進的教學管理理念及信息技術手段，進一步規范自己的操作，促進其信息素養得到持續、統一的提高。

3 增加信息搜集和交流渠道，豐富信息素養

在浩如煙海的信息世界中，要想獲得量大質高的有用信息，就要掌握綜合分析方法、專家法、權威法等一些鑒別信息的方法，通過整理、分析、過濾，去偽存真等步驟提煉出符合要求的信息。系部教務秘書要積極主動地尋求獲取信息的方式，既可利用傳統的信息方式（如打印的文件、書籍、報刊、廣播、電視等），也可利用新興電子型信息（如各種電子圖書、電子期刊、光盤數據庫、網絡資料等），還可通過文書、檔案、網絡搜索引擎、調研、督查、會議、走訪、意見反饋等多種渠道獲取和交流信息，使信息工作內容更豐富。當然，信息的鑒別和處理能力不僅僅靠學習一些基本知識就能掌握，需要不斷地實踐和總結才能真正提高，與此同時，還要在獲取和處理信息的基礎上，把自己的思想與見解融入其中，并通過恰當渠道將這些信息與他人交流、共享。

4 加強教學管理科學研究，提高信息素養

系部教務秘書日常事務繁多，常常疲于應付各種評估、檢查，導致對教學管理規律的研究投入嚴重不足，科研能力普遍偏低，這就需要他們必須自我完善，努力提高自身學習和科研能力。首先，系部教務秘書必須認真學習本系各專業的業務知識，熟悉各專業的基本知識、結構體系，充分掌握各專業教學和實習、實踐環節的關系、課程設置的科學性、學時數和前后的邏輯關系，合理安排教學計劃和教學任務。其次，系部教務秘書還要系統學習教育管理理論知識，了解和掌握一些人際關系學、心理學及秘書學等方面的知識，不斷加快知識的更新，具備合理的知識結構。再次，系部教務秘書還要認真研究教育教學規律，提高自身科研能力，將理論與實踐相結合，努力練就準確的思考判斷能力、科學新穎的預見力與創造力，讓教學管理工作走上科學發展的軌道。最后，系部教務秘書要結合自己工作實際加強信息技術手段在教學管理中靈活運用的相關研究，通過對信息技術手段的了解及運用全面提高自己信息素養的水平，以適應信息時代對教學管理工作的需求。

四 結語

高校教務秘書工作是高校教學管理工作中極其關鍵的環節，高校教務秘書的工作質量直接影響著整個高校的教學質量，在高校教學管理中具有舉足輕重的地位。因此，新時期地方高校教務秘書應在教學管理實踐中不斷提高自身的綜合素質和管理水平，重點培養和提高信息素養，不斷更新教育教學管理理念，更好地為地方高校的教學和管理服務，以適應新時期現代化高等教育事業發展的需要。

[1]謝燕嬌. 論地方本科院校教務管理隊伍綜合素質的提高[J]. 韶關學院學報(社會科學)，2010,（31）：120-123.

[2]孫漢群. 教育信息化與教師信息素養[J].中國教育信息化，2011,（12）：13-17.

[3]郭朝明. 信息化時代信息素養的內涵與培養[J].電化教育研究，2007,（11）：16-19.

[4]徐芬. 淺談新時期高校教務秘書的綜合素質[J]. 福建商業高等專科學校學報，2005,（6）：79-81.

[5]關紅輝. 淺談高校轉型時期教學秘書隊伍的素質建設[J].寧德師專學報(自然科學版)，2010,（22）：158-161.

G41

A

1673-2219（2012）08-0132-03

2011－09－20

李黎明（1982－），女，湖南省祁陽縣人，在職碩士研究生，湖南科技學院計算機與通信工程系教務秘書。

(責任編校：何俊華)