談礦業權檔案的歸檔與管理

丁艷珍（江蘇省國土資源廳，江蘇南京，210029）

礦業權檔案是國土資源行政主管部門在礦業權建立、監督、變更、注銷等過程中直接形成并具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是礦業權管理全過程的真實反映，也是礦業權管理工作的重要基礎。礦業權檔案是國土資源檔案管理的重要組成部分，也是維護礦業權人合法利益的重要憑證。

為適應礦業權市場發展的需要，加強礦業權檔案的規范化管理，統一立卷歸檔的方法和基本原則，國土資源部發布了我國首部地質礦產標準《礦業權檔案立卷歸檔規范》（DZ/T0431-2005，以下簡稱《規范》），并于2005年10月1日起實施。《規范》的實施，統一了標準、規范了程序，基本扭轉了多年來礦業權檔案管理的混亂局面，維護了礦業權檔案的真實性、完整性和安全性，推動了礦業權檔案的集中統一管理，為理順礦業權檔案管理機制奠定了基礎。

一、認真貫徹《規范》，強化國土資源檔案管理

為切實貫徹好《規范》，完善國土資源檔案分類體系，我廳對全省礦業權建立、延續、變更、轉讓、注銷等資料進行收集、整理、歸檔、編目、統一保管，并同步進行礦業權檔案的數字化；同時對各級國土資源行政主管部門礦業權檔案的管理進行指導。結合《規范》的具體要求，我們制定下發了《江蘇省國土資源檔案分類方案補充規定》，要求全省國土資源系統貫徹執行。省廳機關通過與省地質資料館合作，經過幾年的搶救性整理歸檔，現已將1987年至2011年產生于機構改革前的原江蘇省地質礦產廳和機構改革后的江蘇省國土資源廳礦業權檔案，進行了有效管理。共整理紙質檔案2583卷，其中探礦權檔案1340卷、采礦權檔案1243卷。同時數字化后產生的電子檔案共205盤，其中探礦權光盤65盤、采礦權光盤140盤。

二、結合我省實際，加強礦業權檔案科學規范管理

一是堅持檔案的集中統一管理。各級國土資源行政主管部門的礦業權檔案，由本單位檔案部門集中統一管理。明確礦業權主管部門和檔案部門的責任，礦業權檔案的歸檔實行部門立卷。礦業權主管部門是文件的形成單位，熟悉審批工作程序，了解文件的內容及構成，易于掌握文件的分類和排序，便于操作，負責文件材料的收集、整理和立卷歸檔工作；檔案部門負責指導、監督、檢查、驗收、歸檔、保管并提供利用。

二是結合實際工作，簡化操作程序。本著“簡化整理，深化檢索”的原則，根據礦業權文件材料的內容和其形成的特點，認真領會和把握《規范》的精神。緊密結合我廳實際情況，減輕文件整理的勞動強度。考慮到礦業權檔案的內容不可分割和成套性的特點，為遵循文件的形成規律，以一個礦業權（一個許可證）形成的成套文件為單位立卷、編目、排架。《規范》中的儲量管理類材料是一個礦業權成套材料中的一部分，不單獨設類，并入探礦權管理類和采礦權管理類，以保持文件之間的有機聯系。《規范》中的十一小類作為探礦權管理類和采礦權管理類下須歸檔的文件材料，不單獨設類。

在礦業權建立、監督、變更、注銷管理工作中直接形成，并具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等均為歸檔收集的對象，按其形成規律和有機聯系組成案卷，根據礦業權材料形成特點確定組卷材料的排列順序，結論性的材料放卷首，如許可證、申請登記書、劃定礦區登記書，文字在前，圖件在后。將一個礦業權（一個許可證）的文件材料設為一個歸檔單位，按年度，分探礦權、采礦權兩個類別，進行分類整理、立卷編目和歸檔。

三是精心組織標題，科學編目，凸現重要信息。探礦權管理類包含探礦權審批文件、變更延續保留文件、轉讓發證審批文件、轉讓申請人材料、轉讓受讓人材料、監督管理文件、注銷管理文件、礦產資源儲量評審登記核實文件等；采礦權管理類包含采礦權發證、劃定礦區范圍的申請與審批文件、評估、采礦權申請文件、變更延續文件、發證審批文件、轉讓申請人材料、轉讓受讓人材料、監督管理文件、注銷管理文件、礦產資源儲量評審登記核實文件等。因材料內容繁多、信息量巨大，設置一套涵蓋所有重要內容的目錄表意義特別重大。

案卷標題，采集一組信息組成，包括項目名稱、礦業權人、許可證號、發證日期、有效期限，制成統一標準格式，一律打印在封皮上。

三、推進礦業權檔案數字化

我們強調要同步進行礦業權檔案的數字化工作，以準確高效提供檔案利用服務。一是把好檔案資料掃描關。按照《圖文地質資料數字化規范》進行掃描，嚴格工作流程，嚴格質量控制。

二是做好電子文 件整合。礦業權檔案在數字化過程中遇到有別于其他檔案的問題。因實際掃描操作過程中，圖件（彩圖、黑白圖）與文字報告掃描進度往往很難同步，所以需要整合，就是將圖件（彩圖、黑白圖）電子文件經適當修飾后，添加到原檔號的文字報告電子文檔中去，和原紙質檔案保持一致。

三是加強脫機管理。電子文檔保存到載體后，應在數字國土工程“圖文地質資料光盤存儲管理”系統中進行瀏覽檢查，保證能夠讀出電子文件。保存數據的載體，應具備利于長期保存、保管條件相對簡便、數據不易更改的條件，以“C D-R”光盤刻盤入庫（一式三套：一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存）。與此同時，“圖文地質資料光盤瀏覽管理系統”隨電子文檔一并歸檔入庫，以提供軟件支持。

四是編制好電子檔案目錄。電子檔案目錄由目錄號、光盤號、保管期限等構成；同時還要備注所對應的紙質檔案的部分信息，如每一張光盤所對應的紙質檔案分類號、目錄號、案卷號、許可證號、發證日期、有效日期和項目名稱。

礦業權檔案的建立為國土資源工作的有序開展發揮了積極的作用，對礦業權的市場化運作起到了重要保障作用。礦業權檔案已經充分彰顯了它的社會效益和經濟效益。