教學醫院臨床教學檔案建設與管理體會

何渝軍，劉寶華，趙 松，張曉華

(第三軍醫大學大坪醫院野戰外科研究所普外科，重慶 400042)

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事各種社會活動直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲音、圖像等不同形式的歷史記錄，是記錄歷史真實面貌的原始文獻。臨床教學檔案則是醫學院校和教學醫院廣大教師和學生及教學管理人員在教學實踐和科研過程中所積累形成的具有保存價值的教學資料。它真實地記錄了臨床教學科研工作中的經驗與教訓，反映了醫學院校和教學醫院的職能和歷史變化，對教學醫院教學與科研的實施和改革都是不可缺少的珍貴資料[1-2]。臨床教學檔案包括各種與教學有關的規章制度、教學大綱、教學計劃、醫院和科室教學安排、教學活動記錄、教學質量控制、教學工作總結以及教員檔案、發表論文情況、學術會議獲獎情況等資料。一個教學單位檔案的完整性、條理性以及全面性能夠反映出一個教學醫院和科室教學水平。

1 重視教學檔案建設的重要性

教學檔案作為教學評估指標體系中的主要資料和依據，在教學評估工作中起著十分重要的作用。臨床教學檔案是醫學院校檔案建設的主要組成部分，其建設和管理好壞體現了學校和醫院教學和管理水平，并且直接影響到教學評估的結果[3]。但長期以來許多臨床科室存在重臨床輕教學的思想，對教學檔案的建設和管理不夠重視，認為與繁忙的臨床和教學工作相比，教學檔案的管理不是工作重點，思想上未予以足夠的重視，導致教學管理無計劃性，以往的一些教學資源也得不到充分利用，從而影響了教學質量的提高。因此首先要在思想上有一個較高的認識，作為一個承擔臨床實踐教學任務的醫院和科室，只有在平時做好教學檔案資料的收集、整理和歸檔等工作，按照本科教學評估要求，本著以教學服務為中心，應用現有的信息技術和管理設備進行科學的管理，才能在教學評估期間提供出真實、完整、詳細和系統的檔案資料。同時通過對教學檔案的回顧、分析，才能對比、查找問題，開展教育改革，進一步提高教學水平。本院在迎評的前期階段加強了檔案建設和管理的宣傳力度，通過多種方式和渠道，提高臨床科室人員，尤其是醫院和科室領導對檔案工作的認識和重視，讓所有的教員和管理人員了解、參與到日常檔案建設中。

2 建立規范的檔案建設體系

如何系統而全面地反映平時的教學工作開展的情況，要解決這個問題，就必須建立規范的教學檔案體系。臨床教學檔案的建設主要包括[4-5]：(1)各級教育主管部門有關教育法規、條例、指導性教學文件及通告；(2)醫學院校制訂的各項教學規章制度和相關教學文件；(3)教學基礎建設的各種規劃和計劃，如各種教學見習實習大綱、科室教學計劃、見習實習實施記錄、教學工作總結、考試成績統計以及教學器材設備的規劃等；(4)課程安排表、學生考試成績以及各類教學活動記錄等；(5)使用的教材、參考教材、自編教材(或講義)、見習實習指導、教學參考資料等；(6)教師業務檔案，包括教員檔案、教員教學質量評議表、見習帶教評議表、教案、講稿、教師培訓材料、教師考核資料、教師授課統計表、論文論著、研究生學位論文、教學成果、獲獎材料等；(7)教學檢查材料、課程建設自我評估材料、教學工作會議記錄、教學整改計劃等；(8)多媒體課件、幻燈片、錄像帶、掛圖、教具等。在具體工作中，應根據醫院和科室實際情況將上述資料進行分類歸檔管理，分別建立教學文件、教學內容、教學和課外活動、教輔材料、教員檔案、考試題庫等多個專題目錄。同時根據檔案的利用價值，確定教學檔案管理不同的保管期限(永久、長期、短期)，對重要的內容進行復印、掃描、錄入等處理，這也為日后教學總結和資料查找提供了方便。

3 建全臨床教學檔案管理制度

制度是一切工作得以順利進行的保證。教學檔案的建設和管理工作同樣也需要有完善的管理制度，對主管教學的相關領導、相關教學檔案制作者和檔案管理人員都應有相關的制度加以約束。各種有關教學檔案收集管理、檔案管理人員準則等規章制度是做好教學檔案工作的保障，學校和醫院檔案管理部門應明確各級各類人員的任務和職責，把檔案收集、整理和歸檔工作納入教學計劃和教學管理制度，納入各級教學和管理人員崗位責任，并作為考核教學質量和管理水平的標準之一[6]。醫院教學主管部門應定期檢查教學檔案建設和管理工作，科室也應該主動接受檔案管理業務部門的指導，使教學檔案管理工作不斷得到提高。同時教學管理部門應加強教學檔案管理人員的配置和所需經費、設備的投入，加強平時的教學管理工作，保證教學檔案建設和管理的質量，真正做到教學檔案管理的制度化、正規化。在遵循教育部、總后勤部、學校和醫院有關檔案管理法規、制度基礎上，結合本科教學任務重，學員實習見習人數多等特點，設置了教學秘書專門負責科室教學檔案管理，施行專人專職管理。根據學校和醫院組織的多次自評報告、預評估總結和專家評價意見等，及時對各種資料進行分析、調整、完善和歸檔，這些都為以后的評估奠定了基礎，也大大豐富了檔案資源。同時將教學檔案從過去單一的紙質管理方式向多元化管理模式轉變，利用計算機的諸多優點，建立了教學檔案目錄輸入系統，并將重要的教學資料按目錄以電子檔案的形式保存，這樣既提高了工作效率，又為資料的檢索提供了方便，還避免了傳統的資料變質、損毀的問題。

4 加強檔案管理人員培訓

檔案管理理論是一個不斷探索、不斷更新和完善的過程，只有通過不斷培訓才能跟蹤最新知識，掌握管理技能，提高業務水平。檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理業務，還要掌握本專業的相關知識；不僅要掌握傳統的手工管理方式，還要掌握檔案現代化管理的基本技能；同時還要具有主動敬業、勤奮好學的精神。提高人員的業務素質是搞好檔案建設必不可少的條件之一，要使教學檔案工作更好地適應教學管理的需要，負責檔案管理的專職人員和教學組長及教員應努力提高自身的檔案業務素質，學習檔案的專業知識和管理技能。學校和醫院的檔案管理部門應經常組織各種形式的培訓學習，使科室檔案管理人員的業務水平不斷得到提高[7-8]。本院近年來多次組織檔案專業人員和教學督導專家對醫院相關教學檔案建設和管理人員進行業務培訓，分析查找問題，并對臨床教學檔案收集、整理和歸檔范圍及細節進行適時調整，督察整改工作的完成情況，定期總結、講評。同時利用學校校園網絡的優勢進行檔案和微機管理等相關知識的宣傳和培訓，醫院不定期地組織優秀教學檔案及典型教案的觀摩活動，將先進教學檔案管理經驗大力推廣，對存在的問題進行分析整改。通過培訓，本科教學檔案管理人員和教學人員的業務素質得到了明顯提高，構建了自己的教學檔案管理系統，利用計算機系統地完成了教學檔案的收集和管理，通過歸檔、借閱、檢索、題庫組卷等工作，積極主動地為臨床教學科研服務。

5 以評促建，以評促改，評建結合，重在建設

本科教學評估目的是通過評估促進學校教學管理，深化教學改革，提高教學質量。教學檔案的建設和管理也應該體現以評促建，以評促改，評建結合，重在建設的原則[9]。本科歷來都非常重視臨床教學工作，但過去在教學檔案的建設和管理方面還存在不少問題，雖然在評估準備的前期階段也做了大量的準備工作，但由于過去留下的記錄資料不多，也不健全；同時存在“應付檢查”的思想，所以對于檔案管理的重要性和長期性認識不足。在學校和醫院的多次檢查和整改后，科室領導和教學人員對教學檔案管理的意識明顯增強，加大了對檔案建設和管理的力度。設置了專人負責檔案收集、整理、歸檔、錄入等工作，明確了各級各類人員的任務和職責。切實落實將繁瑣的工作細化在每一天的教學工作中，日積月累，每個月或每個季度都對資料進行整理。同時積極籌集落實經費，購置專用檔案柜、計算機、投影儀等相關儀器設備。本院建立了以教學督導專家為主體的教學檔案質量檢查小組，根據不同體系和目標，制訂了檔案質量標準，定期檢查，并將檢查結果記入科室和相關人員質量考評成績。本科通過各級領導、兄弟科室的預評估、學習參觀，不斷改進不足之處，學習其他單位的長處，結合本科室的特色，加以改進、創新，并順利通過本科教學評估。通過本次教學評估檢查，推進了本科教學檔案管理工作標準化、規范化和科學化建設，檔案質量也明顯提高，這些資料為今后的教學工作也提供了很大的便利。

總之，臨床教學檔案的建設與管理是一項長期的工作，面廣量大頭緒多，要提高認識，根據醫學院校和教學醫院信息需求重點和特點，努力做好教學檔案信息收集和開發利用，充分發揮教學檔案在教學管理、教學活動、教學研究、教學工作考核評估等各項工作中的作用，逐步實現教學檔案工作的標準化、規范化和科學化。

[1]周露瓊,吳黃炯.教學醫院臨床教學檔案管理探討[J].全科醫學臨床與教育,2007,5(1):56-57.

[2]孫琳,周廣民.淺談教學醫院的臨床教學檔案管理[J].現代醫院管理,2010,8(1):51-52.

[3]羅任新.關于加強醫學臨床教學檔案管理的探討[J].醫學信息(西安),2008,21(7):1100-1102.

[4]何云,周曉帆,郝嘉,等.臨床教研室教學檔案的收集、整理和歸檔探討[J].中國當代醫藥,2010,17(12):140-141.

[5]陳暉.教學醫院教學檔案管理的實踐與探索[J].醫學信息(西安),2006,19(5):1016-1017.

[6]楊麗,胡波.淺談教研室教學檔案建設與管理的幾點經驗體會[J].西北醫學教育,2010,18(5):1041-1043.

[7]向國春,劉剛,陳志強.臨床醫學教學檔案的建設和管理[J].重慶醫學,2009,38(20):2642-2643.

[8]杜鴻,梁萍.做好附屬醫院教學檔案管理工作的思考[J].醫院管理論壇,2010,27(6):42-44.

[9]何建宇.建設本科教學水平評估檔案材料的思考[J].廣西醫科大學學報,2007(S1):291-292.