知識管理引入中醫(yī)藥科技查新機(jī)構(gòu)的必要性

楊坤杰，李鳳玲，亢 力

(中國中醫(yī)科學(xué)院中醫(yī)藥信息研究所，北京 100700)

本文就知識管理引入中醫(yī)藥科技查新機(jī)構(gòu)的必要性，探討如下。

1 知識管理的內(nèi)涵

1986年，美國管理咨詢專家卡爾·威格在瑞士召開的聯(lián)合國勞工組織會議上，首先提出了知識管理(knowledge management)的概念，即知識管理是系統(tǒng)、明確、有意識地構(gòu)建、更新、應(yīng)用知識，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的知識相關(guān)效能最大化[1]。從知識管理所研究的對象和范疇來看，有狹義和廣義兩種理解。狹義的“知識管理”主要是對知識本身的管理，包括對知識的創(chuàng)造、獲取、加工、存儲、傳播和應(yīng)用的管理。廣義的“知識管理”不僅包括對知識進(jìn)行管理，還包括對與知識有關(guān)的各種資源和無形智力資產(chǎn)的管理，涉及知識組織、知識設(shè)施、知識資產(chǎn)、知識活動、知識人員的全方位和全過程的管理[2]。

知識管理的形成和發(fā)展以信息管理為基礎(chǔ)，但是信息管理和知識管理卻存在本質(zhì)上的差別[3-4]。

從目標(biāo)和功能上看，信息管理的基本目標(biāo)是用一定的技術(shù)手段客觀記錄與描述人們對客觀世界的認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)信息的合理配置，沒有明確的服務(wù)方向性和外在目標(biāo)性；而知識管理的最終目標(biāo)是知識的運(yùn)用，具有較強(qiáng)的方向性和目標(biāo)性。從內(nèi)涵范圍上看，信息管理主要是一種構(gòu)建信息資源庫的過程；而知識管理是一種激勵知識創(chuàng)新并實(shí)現(xiàn)價值思想，通過發(fā)揮集體智慧與知識共享來提高競爭力的過程。知識管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新，運(yùn)用集體智慧提升競爭能力。從信息管理到知識管理的轉(zhuǎn)化，是管理理論與實(shí)踐中“以人為本”的管理思想的進(jìn)一步體現(xiàn)[5]。

國內(nèi)外很多學(xué)者對知識管理的概念作了進(jìn)一步描述，雖觀點(diǎn)不盡相同，但都確認(rèn)界定思考知識管理最好在寬泛的背景下進(jìn)行。

如果從企業(yè)的角度出發(fā)，知識管理是對企業(yè)中所有的信息資源進(jìn)行收集、組織、分析、共享等，從而謀求更大應(yīng)用目標(biāo)的綜合研究學(xué)科，包括對企業(yè)內(nèi)部的知識資源進(jìn)行明晰化、系統(tǒng)化的管理，以及組織、傳遞、利用和開發(fā)這些知識的過程[6]。

從信息管理的領(lǐng)域來說，知識管理是以知識作為管理對象，對知識的生成創(chuàng)新、識別獲取、分類整理、記錄儲存、傳播交流、開發(fā)利用等有關(guān)方面進(jìn)行管理，將捕獲的知識與技能傳播給需要的組織或個人，以便他們能夠做出最好的決策[7]。

總之，知識管理是從對知識內(nèi)涵的準(zhǔn)確表述和解釋中發(fā)展起來的，是一組以信息技術(shù)為基礎(chǔ)、以觀念更新為前提、以理論創(chuàng)新為核心、以開發(fā)、傳播、使用知識并最終實(shí)現(xiàn)知識共享為目標(biāo)的綜合性活動，其目的在于提高組織的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。通俗地理解知識管理是指對于廣泛、大量的無序信息進(jìn)行整理加工、統(tǒng)計(jì)分析后形成有針對性的知識的過程，使知識的需求者或需求方更方便快捷地得到、應(yīng)用，并使這個過程可重復(fù)。知識管理的實(shí)踐手段包括對知識的識別、獲取、開發(fā)、分解、使用、存儲，并具有積累、共享和交流的共性。從而可知，知識管理的過程是將工作中大量無序的知識進(jìn)行有序化的過程，這種活動是以提高工作效率為最終目的的，所以使之與醫(yī)學(xué)情報(bào)研究和服務(wù)相結(jié)合是一種創(chuàng)新、有益的嘗試[8]。

2 中醫(yī)藥科技查新實(shí)施知識管理的必要性

2.1 目前中醫(yī)藥查新工作存在的問題 1992年，國家中醫(yī)藥管理局中國中醫(yī)藥文獻(xiàn)檢索中心(簡稱檢索中心)成立以來,先后3批在全國范圍內(nèi)審批了20個分中心。在國家中醫(yī)藥管理局和中國中醫(yī)科學(xué)院的直接領(lǐng)導(dǎo)和支持下，在全國20個分中心的齊心努力下，取得了良好的成績，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，但隨著生物醫(yī)學(xué)的發(fā)展及其他學(xué)科在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的滲透，中醫(yī)藥學(xué)與其他學(xué)科的交叉點(diǎn)也越來越多，從數(shù)據(jù)資源的豐富、數(shù)據(jù)量的增長變化速度，科技查新人員的結(jié)構(gòu)、層次，查新內(nèi)容的多層次和更深、更難、多樣性，都給查新工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)[9]。

2.1.1 行政管理方面 檢索中心缺乏行之有效的規(guī)章制度和對各分中心的管理、獎懲、監(jiān)督措施，對各分中心的人員情況、設(shè)備配置、數(shù)據(jù)資源、存在問題等不夠清楚；缺乏對執(zhí)行《中醫(yī)藥科技查新規(guī)范》(簡稱《規(guī)范》)的監(jiān)管。

2.1.2 業(yè)務(wù)方面 1)查新報(bào)告格式不統(tǒng)一:就查新報(bào)告的格式而言，雖《規(guī)范》中已經(jīng)明確了統(tǒng)一格式，但在實(shí)踐中仍未統(tǒng)一，各中心采用的查新格式各不相同，有采用科技部格式的，有采用教育部格式的，也有自已設(shè)計(jì)的格式。再具體到查新委托、查新項(xiàng)目的技術(shù)路線、查新點(diǎn)、數(shù)據(jù)資源、檢索策略、結(jié)論等各部分的要求及表述都不統(tǒng)一，由此造成查新報(bào)告質(zhì)量也參差不齊，尤其在查新高峰期間，由于工作量超大更容易忽視查新報(bào)告的質(zhì)量要求[10]。2)查新流程中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)：①查新申請環(huán)節(jié)繁瑣。查新工作人員與用戶缺乏高效的溝通，尤其是課題申報(bào)時間相對集中的時期，溝通效率顯得尤為重要，不論是現(xiàn)場咨詢還是電話咨詢，雙方溝通耗時過長，浪費(fèi)了很多不必要的時間;既使是通過E-mail發(fā)送過來的查新申請也需要電話確認(rèn)，以上情況嚴(yán)重影響查新員的工作，降低工作效率，同時申請程序顯得繁瑣而不便捷。②查新員的重復(fù)工作。查新員在書寫查新報(bào)告時還要將查新申請單上的內(nèi)容復(fù)制黏貼到查新報(bào)告中，無形中增加了很多重復(fù)勞動，而且查找、統(tǒng)計(jì)起來也很麻煩。③數(shù)據(jù)管理混亂。目前查新員完成的查新報(bào)告都?xì)w到文件夾，查新報(bào)告所處的狀態(tài)(已審核、未審核、用戶有無確認(rèn)、有無取件等)無法明確的看出，報(bào)告的歸檔容易出錯。④數(shù)據(jù)檢索困難。由于查新報(bào)告都以WORD形式存在于文件夾中，所以查找查新報(bào)告的相關(guān)信息很困難。⑤缺乏數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能。由于查新報(bào)告形式的局限，對于查新報(bào)告中的信息很難統(tǒng)計(jì)，查新報(bào)告作為有價值的知識資源，其學(xué)術(shù)價值和戰(zhàn)略意義無法實(shí)現(xiàn)；并且對于工作人員的工作量情況也無法一目了然。3)知識服務(wù)方面：自從1992年國家中醫(yī)藥管理局中國中醫(yī)藥文獻(xiàn)檢索中心(簡稱檢索中心)成立以來的近20年里，在全國20個分中心的共同努力下，中醫(yī)藥科技查新報(bào)告積累了2萬余項(xiàng),這些查新報(bào)告可以說見證了20年來中醫(yī)藥科研發(fā)展的歷程，能夠?yàn)槲磥碇嗅t(yī)藥發(fā)展方向的確定起到重要的借鑒作用。然而隨著查新報(bào)告數(shù)量越來越多，查新項(xiàng)目的類別越來越繁雜，沒有經(jīng)過整理的查新報(bào)告就像一盤散沙堆放在檔案庫中，成為無序的知識，無法為項(xiàng)目管理部門提供知識服務(wù)。

2.2 查新報(bào)告是重要的知識資產(chǎn) 查新報(bào)告作為知識資產(chǎn)，蘊(yùn)含著兩方面重要的隱形知識：首先它蘊(yùn)含著長期從事查新工作的人員的經(jīng)驗(yàn)、工作體會、獨(dú)特的工作方法等等，年輕的查新員在汲取老查新員經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，能夠更好的獲取、篩選信息，提高工作效率和工作質(zhì)量。

再有它更是一種重要的戰(zhàn)略資源，其項(xiàng)目中所表達(dá)出來的知識，可以說是中醫(yī)藥科研人員集體智慧的結(jié)晶，能夠?yàn)橹嗅t(yī)藥科研管理部門的決策者們提供信息保障和決策支持，讓國家有限的經(jīng)費(fèi)投入到有價值的研究中去。當(dāng)今社會，經(jīng)濟(jì)、技術(shù)飛速發(fā)展，各種機(jī)構(gòu)與組織在戰(zhàn)略決策上越來越面臨重大而復(fù)雜的選擇。以中醫(yī)藥科技管理為例，在中醫(yī)藥科技發(fā)展戰(zhàn)略、科技工作重點(diǎn)領(lǐng)域、推動技術(shù)跨越發(fā)展等重大決策中，怎樣能夠快速、準(zhǔn)確判斷并科學(xué)決策，使國家的投入發(fā)揮最大效益，是政府科技管理部門經(jīng)常面對的重大課題。

現(xiàn)代政府科技決策的水平，直接關(guān)系到國家或地區(qū)的科技工作的效率和科技投入的成效，最終影響地區(qū)科技創(chuàng)新的成敗。但政府部門或組織機(jī)構(gòu)畢竟人力、精力有限，許多方面的決策僅靠自身力量難以勝任，特別是在當(dāng)前這種“信息爆炸”與“知識匱乏”并存的形勢下，有必要借助具有專業(yè)技術(shù)水平的咨詢機(jī)構(gòu)和人員獲得有效的決策信息支持，通過各種思想庫為其提供備選的戰(zhàn)略選擇預(yù)案。在圖書情報(bào)領(lǐng)域開展知識服務(wù)的方式主要包括專業(yè)化的參考咨詢服務(wù)、文獻(xiàn)的深層次加工、課題跟蹤與定題服務(wù)、知識管理服務(wù)以及專業(yè)特色知識管理系統(tǒng)的建立等，其中建立特色的、專業(yè)的知識管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)知識服務(wù)的重要而直接的方式之一。

基于以上中醫(yī)藥查新中存在的問題、不足之處以及查新報(bào)告的重要性，在中醫(yī)藥查新工作中開展知識管理，是保障查新質(zhì)量、提高查新效率的重要手段，也是提升中醫(yī)藥項(xiàng)目及中醫(yī)藥整個領(lǐng)域競爭能力和創(chuàng)新能力的一種有效手段。將查新工作納入到知識管理中，就是要讓作為知識資產(chǎn)的查新報(bào)告在一定范圍內(nèi)共享，包括在本中心共享、在分中心共享，在上級項(xiàng)目管理單位共享，用聚集起來的集體的智慧提高整個中醫(yī)藥行業(yè)的應(yīng)變能力、科研能力和創(chuàng)新能力。

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