淺談如何加強中職學校的學籍檔案管理

李音

（萊陽衛生學校，山東 萊陽 265200）

淺談如何加強中職學校的學籍檔案管理

李音

（萊陽衛生學校，山東 萊陽 265200）

結合多年來學籍檔案管理工作的經驗，對如何加強中職學校學籍檔案管理進行探討。

中職學校；學籍檔案；管理措施

1 加強中職學校學籍檔案管理的意義

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息[1]。

學校檔案是指學校在教學、科研、管理等活動中形成的對學生、學校和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

學籍檔案是學校檔案的重要組成部分，是學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，也是學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據[2]，主要包括學生登記表、學籍卡、成績卡和獎懲文件等材料。加強中職學校學籍檔案管理，可以規范中職學生的日常行為和學校的教學秩序、促進良好學風的形成；學籍檔案也是用人單位挑選畢業生的重要參考依據，用人單位可以通過真實、準確的學籍檔案鑒別文憑真偽、挑選人才。學校也可以根據學籍檔案，向用人單位推薦優秀學生，并及時到用人單位對畢業生的工作情況進行分析和總結，使學校的課程設置適應社會經濟發展的需求。因此學籍檔案是學校教學研究的重要資料，是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，對于推進中職學校的教學改革有著重要的意義。

2 中職學校學籍檔案管理存在的問題

目前，中職學校正面臨著重大改革，生源多樣化，辦學形式和專業設置變化很快，學籍檔案的內容也呈現出復雜多樣的局面。在這樣的情況下，學籍檔案的管理出現了一些不容忽視的問題[3]。主要有以下4個方面。

2.1 硬件設施不達標

硬件設施是提高檔案管理水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。有的中職學校沒有設立專門的檔案室，有的學校的檔案室不具備保管檔案的防潮、防水、防光、防塵、防污染和防有害生物等基本條件，存在極大的安全隱患。

2.2 領導重視不夠

領導重視是做好任何工作的前提。但就目前的中職學校學籍檔案管理現狀來看，很多學校的領導對加強學籍檔案管理的重要性認識不足，對《檔案法》宣傳力度不夠，沒有為檔案管理工作人員創造良好的工作環境，對管理人員的培養和教育抓得不嚴，沒有把檔案工作納入議事日程，沒有充分意識到檔案管理對學校教育教學的促進作用。

2.3 管理人員水平較低

有些中職學校的學籍檔案管理人員不是檔案專業出身或者未接受過任何檔案管理方面的專業培訓，不具備最基本的檔案管理業務知識和基本技能。管理人員水平不高，不能有效地開展檔案工作，再加上領導不重視，沒有有效的激勵機制，管理人員缺乏工作熱情。以上原因很難使檔案管理工作走上規范化、科學化和現代化。

2.4 管理技術落后

有些中職學校的檔案管理主要采用傳統的手工操作方法，很多是紙質檔案，管理效率低、保密性差、查找和維護困難。沒有把紙質檔案與電子檔案有機融合在一起，沒有制訂一套適應新形勢的信息化管理機制，造成檔案不全或檔案丟失等問題，給學籍檔案的有效管理造成了不便，也影響了中職學校教育事業的發展。

3 加強中職學校學籍檔案管理的主要途徑

3.1 加強領導，完善檔案管理機制

任何一項工作的開展，其結果的好壞，雖然受諸多因素的制約，但最重要的一點就是領導對這項工作重視的程度如何。學校要根據檔案室的采光、通風、溫濕度和電源等要求，專門建立標準化檔案室，購置檔案密集架和移動密集柜，配備電腦、打印機和復印機等硬件設施，成立以教務副校長為組長、教務處、學生科和保衛科等部門負責人為副組長的檔案領導小組，定時組織有關人員認真學習《檔案法》，深入進行檔案知識的宣傳，規范檔案的分類，制訂嚴密并切實可行的考核管理制度和激勵機制，解決檔案管理工作中存在的各種實際問題，把檔案管理工作納入學校發展的整體發展規劃之中常抓不懈。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質

《中華人民共和國檔案法》第二章第九條規定：檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。所以管理人員首先應具備較高的政治思想素質，堅持正確的政治方向，嚴格按規章制度辦事，遵紀守法，愛崗敬業、樂于奉獻，確保檔案的完整性、真實性和保密性；其次應具備很強的業務能力，熟悉學生工作，掌握淵博的檔案理論知識、精通業務；最后還要具備終生學習的能力，檔案管理是一門綜合性學科，涉及的知識面較廣。信息化檔案管理所采用的先進技術和操作方法，又對檔案工作者的素質提出了更高的要求，所以管理人員要不斷學習理論知識，刻苦鉆研工作中出現的新情況和新問題，熟練運用先進技術設備，盡快成為檔案管理的行家里手，在平凡的工作崗位上為學校教育事業的發展做出積極的貢獻[4]。

3.3 加強檔案信息化建設

學籍檔案種類繁多，數量巨大。盡管電子檔案不能完全取代紙質檔案，但如果檔案管理主要采用傳統的手工操作的方法，不僅需要大量空間，而且浪費大量的人力和物力。假若把兩者有機地結合起來，在可能的情況下盡量運用網絡技術進行檔案管理，保存檔案的時間和空間受到的限制會很少。因為計算機存儲量大、檢索迅速、查閱方便、大大提高了檔案管理的效率和服務質量。通過辦公自動化進行檔案信息交換，使學校各部門之間、學校與學校之間達到資源共享，這為教學和管理提供了極大的方便。為此學校應購置計算機、傳真機、掃描儀、縮微機、復印機和專業的檔案管理軟件等設備，制訂一套科學的與信息化管理相適應的管理體系和運行機制，將檔案管理系統與校園網整合，并有針對性地引進信息化管理的專業人才，及時對檔案管理人員進行培訓，迅速提高管理人員的整體水平。

中職學校學籍檔案的管理是一項長期、艱苦而又細致的工作。在科學技術飛速發展的今天，檔案管理人員要根據當前中職教育形勢的發展，探索出適合本校最佳的學籍檔案管理方法，最大限度地發揮學籍檔案為學生、教師和社會服務的作用，提高中職學校的教育質量和管理水平。

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2006.

[2]張建平.高職院校學生檔案存在的問題及管理建議 [J].劍南文學，2011（8）:384.

[3]邵然群.淺談中職學校學籍檔案管理[J].中小企業管理與科技，2008（19）:200.

[4]李雨桐.學校檔案管理之我見[J].檔案人語，2011（3）：51.

G630

A

1671-1246（2012）16-0029-02