“郵件合并”的通用性

譚湘

（肇慶工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 肇慶 526020）

“郵件合并”功能的文檔通常具有兩個規(guī)律，這樣郵件合并功能就可以應(yīng)用自如。

第一：是我們需要制作的數(shù)據(jù)比較大量；

第二：是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容，比如獲獎證書模板、準考證模板等，這些都是固定不變的內(nèi)容，而證書具體內(nèi)容，準考證的填寫等屬于變化的內(nèi)容。其中變化的部分由數(shù)據(jù)表中含有標題行的數(shù)據(jù)記錄表表示。

一、郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料，如Excel、Access數(shù)據(jù)源中的郵編、地址、姓名等標題行下變化的內(nèi)容，從而批量生成需要的郵件文檔，以便大大提高工作效率。下面我們利用批量制作學(xué)生成績通知單為例介紹Of f ice中郵件合并的操作方法。

1、建立主文檔。

2、數(shù)據(jù)源的內(nèi)容，建立并輸入內(nèi)容。例如：在 Excel中的表格，內(nèi)容如下：

3、合并方法

1）、菜單“工具”—“信函與郵件”—“郵件合并”

2）、把數(shù)據(jù)源放在主文檔中

（1）在屏幕右邊顯示選項：文件類型：“信函”，下一步；

（2）選擇開始文檔：“使用當前文檔”，下一步；

（3）使用現(xiàn)有列表：“瀏覽”，選擇數(shù)據(jù)源的文件。有提示，直接回車按確定。

3）、對主文檔的格式進行選擇輸入。

（1）插入合并域。對應(yīng)的進行插入。如下圖所示

（2）合并到新文件。數(shù)據(jù)源有多少條記錄，

就會形成多少頁。形成效果如右圖：

4、郵件合并的主要組成成員是“主文檔”和“數(shù)據(jù)源”。主文檔是指固定的主要內(nèi)容，比如成績單的主體部分即“成績單模板”文檔；而數(shù)據(jù)源是變化的信息，比如“考試成績表”，主文檔的格式基本上是固定的，只有學(xué)生的成績是不斷變化的。

二、郵件合并的文檔與普通文檔的區(qū)別在于，使用了郵件合并的文檔鏈接了數(shù)據(jù)文件，并通過數(shù)據(jù)文件中的記錄實現(xiàn)文檔更新。我們可以通過郵件合并工具檔上的“設(shè)置文檔類型” 按鈕，將一篇文檔在在不同類型（注意切換成信封和標簽會刪除當前內(nèi)容）的郵件合并文檔和普通文檔之間進行切換。需要注意的是，一篇完成郵件合并的文檔切換成普通文檔后，僅僅是與數(shù)據(jù)文件斷開了鏈接，與郵件合并文檔并沒有明顯差別，同樣能顯示記錄（顯示切換成普通文檔時所在記錄），如果使用F9刷新就露出了真相，所有記錄全部顯示為域名，而不是相應(yīng)的記錄，這時的域只是“死域一條”了，當然，通過重新鏈接數(shù)據(jù)文件，文檔中的域又可以“活”起來。

三、“郵件合并”的打印

1、在郵件合并主文檔中打印記錄要使用郵件合并工具欄上或郵件合并任務(wù)窗格中的“合并到打印機”來打印任意記錄，而不能使用Word通用的打印來打印，否則只能打印當前記錄，甚至不能正常打印。當然，通過“合并到新文檔”以后，生成的文檔就是一篇含有多個記錄的普通文檔，你就可以（且只能）使用Word通用的打印來打印任意頁。

2、用一頁打印多張成績通知單

以上述例子來看，一頁只放幾行的成績單的內(nèi)容，一頁紙就浪費掉，在現(xiàn)今社會以環(huán)保為前提，用一頁打印多張成績通知單。把新建文檔如的“分節(jié)符”（^b）全部換成段落標記符（^P）。

在日常工作管理事務(wù)繁雜，存在大量重復(fù)性工作，通過節(jié)省重復(fù)輸入和自動更新，從而大大提高了辦公效率，使得資料管理工作簡單化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。郵件合并是 Word中最為實用、節(jié)約時間的特性之一，而很多人都沒有合理地利用到它。如果你想要打印工資條、發(fā)放詢證函等都是很平常的工作，資產(chǎn)的錄入與登記，教學(xué)教務(wù)中的成績打印，打印獎狀，錄取通知書，收藏證等等批量操作問題，或是任何需要批量發(fā)送的郵件，這項功能能夠幫助你節(jié)約大量的時間。

[1]周察金 主篇：中文WORD 2000與Excel2000應(yīng)用基礎(chǔ)：高等教育出版社2003：204-207

[2] O ffice中郵件合并功能在中職教務(wù)管理中的使用

[3]國家職業(yè)技術(shù)鑒定專家委員會，計算機專業(yè)委員會篇寫：辦公軟件應(yīng)用（W indow s 平臺）試題匯編2005修訂版 W indows 98/2000/XP，O ffice 97/2000/XP：紅旗出版社：2005：238-239