淺析檔案管理中計算機的重要性

徐峰

摘要：在科學(xué)技術(shù)突飛猛進的今天，人類早已進入了信息化時代。計算機的應(yīng)用也早已成為檔案管理不可或缺的重要組成部分。同時，計算機的發(fā)展也為檔案管理的改革提供準(zhǔn)確快速的依據(jù)。目前，我國大多數(shù)企業(yè)在計算機檔案管理中，仍存在一些認(rèn)識上的偏差，使用上也存在一定的弊端，嚴(yán)重影響著我國檔案管理工作的良好發(fā)展。因此，解決檔案管理信息化中存在的問題對我國檔案管理的良好發(fā)展，有著極其重要的意義。本文從計算機推動檔案發(fā)展入手，粗淺的闡述了計算機在檔案信息化應(yīng)用中的重要作用，并提出幾點完善計算檔案管理的解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理計算機應(yīng)用管理方式完善措施

1、前言

隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，人類進入了信息多元化發(fā)展的時代。人們利用傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)很難應(yīng)付從四面八方撲面而來的多元化信息發(fā)展。而計算機技術(shù)的引用為檔案管理帶來了新的活力，使檔案的管理工作邁向了新發(fā)展，極大的改善了傳統(tǒng)檔案管理工作效率低、工作紛雜混亂的情況。因此，提高人們對計算機在檔案管理電子化中的認(rèn)識，解決計算機檔案管理使用中存在的問題，勢必成為促進我國檔案管理發(fā)展的重要工作。

2、計算機對檔案管理的推動作用

目前，隨著我國信息化時代的不斷深入發(fā)展，人們對檔案管理的需求日益突出。但是，傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不能適應(yīng)信息時代下人們的迫切需求，檔案管理工作日益下滑。而計算機技術(shù)的引用為檔案管理帶來新的生機，也為檔案管理工作融入了新的元素，使檔案管理工作邁向了新的時代。計算機以其龐大的存儲空間和準(zhǔn)確，快速，方便，全面的查詢功能越來越受到管理者的青睞，成為檔案管理者，提供了準(zhǔn)確、快速檔案管理的必要工具。

與此同時，我國檔案管理工作歷史悠久，自上個世紀(jì)九十年代初期，我國市場上出現(xiàn)了各類檔案管理軟件，檔案管理者對檔案管理軟件主要有三種選擇方式：第一是購買已經(jīng)研發(fā)的軟件；第二是委托軟件開發(fā)公司開發(fā)出一套針對自己檔案管理工作的軟件；第三是由檔案管理部門，自行開發(fā)軟件。而這三種軟件的選擇方式都必須由檔案管理者，提供相關(guān)的資料如管理程序、錄入內(nèi)容、輸出內(nèi)容及格式等。然后在由軟件的開發(fā)人員針對這些資料開發(fā)出適合管理人員應(yīng)用的軟件包。這些軟件雖然沒有完全擺脫傳統(tǒng)的手工管理方式的束縛。但是，有效的解決了部分檔案管理人員反復(fù)性的手工作業(yè)問題，使檔案管理的工作邁出了新的一步。同時，計算機檔案管理軟件的使用，極大的減少了檔案管理人員的精力、時間，減低了檔案管理部門人力、財力的投入。檔案管理的人員不必在手工編寫目錄，可以由計算機代替了繁瑣的機械性手工作業(yè)。從而提高了工作效率，達(dá)到檔案管理信息的迅速查詢，也可以通過多種途徑進行搜索。突破了手工管理的復(fù)雜性、局限性。因此，縱觀我國檔案管理信息化的歷史，傳統(tǒng)的檔案管理方式過于繁瑣，時間消耗過長，加重了工作人員的負(fù)擔(dān)。隨著計算機應(yīng)用理念的逐步深入發(fā)展，加強計算機在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高人們檔案管理工作的信息化中計算機的應(yīng)用認(rèn)識有著極其重要的意義，對我國檔案管理工作起到良好的推進作用。

3、計算機在檔案管理中的重要作用

計算機的應(yīng)用，加大的提高了檔案管理方式的快捷化。科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，讓人們不斷的從落后，繁瑣的作業(yè)中解脫出來，簡單快捷是人們追求的目標(biāo)。當(dāng)然檔案的管理也必須向簡潔，高效率的管理方式發(fā)展，如今的計算機發(fā)展與普及為檔案管理的工作方式提供了重要的依據(jù)和可能性。檔案的立卷工作比較復(fù)雜，檔案的管理人員應(yīng)該簡化其立卷的工作，避免除浪費大量的經(jīng)歷和時間。因此，計算機的應(yīng)用在檔案管理工作中就顯得尤為重要。計算機可以準(zhǔn)確快速的將信息顯示和提取出來，以減少管理人員精力、時間的投入。使作業(yè)人員檔案管理工作簡單化，計算機可以準(zhǔn)確的將所需要的資料提取出來，并表示出所需文件的具體位置，不僅為檔案管理的工作人員減少一定的工作量，免去手工作業(yè)的繁瑣，又省去各種不必要的人為因素，將整理中的失誤率工減到最小。充分發(fā)揮了計算機的優(yōu)越性，將檔案工作化整為零。

4、完善計算機檔案管理工作的對策

4.1 減少在計算機中的代碼錄入,采用相關(guān)詞匯進行查詢

目前，我國大多數(shù)檔案管理軟件并沒有統(tǒng)一的代碼系統(tǒng)。但是，在大多數(shù)計算機檔案管理軟件中，過分的注重了代碼錄入的使用，使得代碼的使用沒有良好的穩(wěn)定性，給管理人員帶來了一定的不便之處，不利于管理者的使用。因此在檔案錄入的工作中，筆者不贊成過多的應(yīng)用計算機代碼。在檔案管理軟件查詢過程中，我們可以多利用關(guān)鍵詞，像時間，提名，主題 保存年限等相關(guān)資料去進行查詢，改變代碼查詢的趨勢。當(dāng)需要調(diào)查某項檔案時，只需輸入相關(guān)的信息，就能查到相關(guān)資料的所在之處。它有著很高的準(zhǔn)確性，解決了檔案管理者的手工查找速度慢，準(zhǔn)確率低的缺點，又使工作人員無需在花費大量的時間研究代碼的含義，以此提高了工作效率。

4.2 強化文檔一體化計算機檔案管理工作

運用計算機進行檔案管理，可以把企業(yè)各個部門的網(wǎng)點統(tǒng)一的連接起來，在提高了工作效率的同時，有效的克服檔案管理工作的人員缺少，超負(fù)荷的工作量等弊端。而現(xiàn)階段我國檔案管理文檔一體化在實際使用上仍存在著很大的問題。軟件的兼容性不強，軟件重復(fù)開發(fā)，資源浪費等問題，嚴(yán)重影響著文檔一體化的有效開展。因此，現(xiàn)階段我們的主要工作是要積極主動的開發(fā)適合自己單位的管理軟件，綜合考量充分考慮計算機的兼容性，并且認(rèn)真分析檔案管理的現(xiàn)狀，大力加強文檔一體化計算機管理系統(tǒng)的推廣工作。以此全面的實現(xiàn)文檔一體化的檔案管理模式。

4.3 明確檔案管理工作任務(wù)，建立高素質(zhì)檔案管理團隊

在檔案管理工作中，首先要明確檔案管理的工作任務(wù)、工作目標(biāo)，建立科學(xué)系統(tǒng)的分期、分區(qū)、分類的近期和遠(yuǎn)期檔案工作計劃。大力推行檔案管理中的一體化發(fā)展，認(rèn)清檔案文件和文書在管理上的差異性。根據(jù)檔案部門的實際情況，制定檔案管理人員的相關(guān)工作規(guī)范細(xì)則，在國家《檔案法》法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，建立符合本單位社會發(fā)展需求的檔案管理工作，以此明確檔案管理工作任務(wù)，做到檔案工作的理想化管理。

同時，建立一支高素質(zhì)的檔案管理團隊。在日常檔案管理中，認(rèn)真做好檔案管理人員的思想政治教育、職業(yè)道德教育、專業(yè)技能知識等培訓(xùn)工作主要包括：計算機檔案管理系統(tǒng)設(shè)計、檔案檢索語言的設(shè)置，檔案內(nèi)部控制制度、計算機的使用和維護等等。對檔案管理人員的思想政治情況做重點關(guān)注，定期組織思想政治教育思想交流會議，樹立和堅定檔案管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心。同時，將檔案管理的責(zé)任目標(biāo)明確到每一個檔案管理人員身上，并且隨時對檔案人員進行檢查和監(jiān)督，以控制檔案工作各個環(huán)節(jié)可以得到有效、準(zhǔn)確、良好的進行，一旦出現(xiàn)任何問題也可以進行及時的解決問題。

5、結(jié)語

綜上所述，檔案管理與計算機的應(yīng)用早已成為一個密不可分的整體，充分的發(fā)揮計算機的先進技術(shù)來改變檔案管理的模式，有效解決檔案管中存在的問題是檔案管理者必須要完成的首要目標(biāo)。目前，人類已經(jīng)進入了一個的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全新時代，檔案管理的方式也必須要更上一層樓。這就迫切需要把新的元素注入到檔案管理的應(yīng)用中。運用計算機的技術(shù)，提高查詢的準(zhǔn)確率和查詢速度，發(fā)揮更高效率收到事半功倍的效果，讓檔案管理者從繁瑣的手工作業(yè)中擺脫出來，早已成為檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。因此，我們要充分做好準(zhǔn)備，將這兩者融為一體，盡快實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，勢必成為我們廣大檔案管理人員共同努力實現(xiàn)的重要目標(biāo)。

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