電力監理檔案管理探討

花蕊

摘要：電力監理檔案管理是電力工程監理工作的重要職責之一，是監理全過程的真實記錄。文章介紹了電力監理檔案的分類，并結合監理檔案管理經驗，分析了檔案管理管理人員在工作過程中遇到的問題和解決的辦法。

關鍵詞：電力監理；檔案；管理

隨著我國工程建設、管理水平的提高，監理在電力工程建設中的管理職責越來越重要。根據監理任務的不同，主要分為施工監理（含設備監造）、設計監理。本文主要對施工監理的檔案管理工作進行分析和探討。

1監理檔案的分類

按照《電力建設工程監理規范》（DLT5434—2009）的規定：“監理單位檔案管理人員應對監理工程師在監理工作中形成的文件進行收集整理”、“對各參建單位在工程進行中形成的文件進行審查，對竣工圖等竣工檔案的編制和案卷的質量進行審查”、“將監理過程中形成的有價值的文件按規定整理和歸檔，并移交建設單位存檔”。這就以行業規范的形式，向我們闡明了監理資料員及監理工程師在監理過程中對檔案分類、整理、歸檔等要求。監理檔案的內容應包含編制說明、目錄、正文、附錄四部分。按正文的內容、來文單位等不同，監理檔案通常分為基本文件、工程文件、施工文件、監理文件四大類。

（1）基本文件。招標書、投標書、委托監理、監造等合同文件；施工方、供貨方、特殊作業人員的資質審查報告；上級部門的審批文件；材料供應商資料等。

（2）工程文件。設計圖、施工圖等設計文件；設計交底、圖紙會審、設計變更文件、工程相關的會議記要、設備制造生產計劃等。

（3）施工文件。委托施工合同、施工方案和施工組織設計、施工過程中施工質量檢驗和監理評定意見、設備制造過程中檢驗記錄等。

（4）工程監理文件。監理工作中的聯系單、工程師的通知單、監理日志、質量事故處理文件、監理規劃、實施細則、階段性總結、施工方案等。在監理檔案生成、管理工作過程中，應遵循“不遺漏、不重復、客觀反映事實”的原則，對監理資料、文件進行分類歸檔。檔案管理人員可根據工程需要，對以上分類進行細化和調整，以進行更好的管理、查閱和保存。另外，應注意文件的交接，在施工階段對分部驗收時施工單位形成檔案按有關要求進行嚴格把關，在文件整理時注意遵循文件形成的先后順序和文件結構上的隸屬關系，在項目竣工時及時將檔案資料和驗收文件整理歸檔并移交相關部門，做到檔案歸檔與工程建設同步進行。

2電力監理檔案管理中的問題及解決方法

2.1對監理檔案管理缺乏重視，缺乏專業的檔案管理人員

在工程建設過程中，大多單位領導將重點放在了工程建設的質量、進度、安全管理等“實事”上，忽略了檔案管理的重要性，對檔案管理不當導致的延誤工期、浪費人力物力等情況認識不足，影響了工程的順利進行。另外，因檔案管理工作繁雜量大，涉及的知識面很廣，很多人不愿去做，給檔案管理工作造成了難度。因此，管理人員應對檔案管理工作引起高度重視，定期對檔案管理人員進行專業培訓，提高檔案管理人員的整體水平。主要培訓的內容應包括以下兩方面。

1）以《國家檔案法》、《檔案管理規范》、《電力建設工程監理規范》（DLT5434—2009）等檔案管理要求為內容，進行專業知識培訓，闡明監理檔案的收集整理要求、整理方法和整理歸檔意義等，并結合各監理單位整理歸檔的實際情況，對檔案管理人員如何在電力項目建設中形成資料的整理歸檔進行詳細的檢查和指導。2）針對具體工程項目，進行監理工作內容及工程建設等專業知識培訓，最終使檔案管理人員不僅具備基本的檔案管理知識，還要掌握項目建設的主要內容，理解建設過程中形成的文件。提高了管理人員的業務水平，開闊了視野，最終達到領導重視、檔案管理人員目標明確、思路清晰的效果。

2.2檔案管理與項目建設不同步，檔案整理滯后

項目建設中各參建單位檔案管理人員水平參差不齊，有些單位沒有設立專門的檔案管理人員，影響了檔案整理的進度。檔案管理人員平時不注重資料的收集，后期整理的難度增大，影響了最后的交接和歸檔。強化檔案管理人員責任意識，實現檔案管理和項目建設同步進行。在項目實施前，可以組織各參建單位召開檔案管理工作專題會，明確各單位檔案管理職責，構成由建設單位牽頭，監理單位監督、設計單位等其他單位配合、施工單位實施的網絡結構。監理單位的檔案管理人員負責監督、檢查、審核施工單位的檔案管理，真正做到從工程招投標、規劃、設計、施工至竣工驗收全過程都及時、有效地進行資料的整理歸檔，保證檔案的完整性、規范性、真實性，做到檔案管理外觀有序、真實有效、查找便捷、有助于驗收整理。

2.3檔案整理頭緒不清，歸檔困難

《建設工程監理規范》中規定了建設工程施工階段的監理資料達到28個條目之多，其中有些條目中所包含的內容相當繁多，這些資料如果全部歸檔于監理單位，會給監理單位檔案管理工作造成不必要的負擔。在檔案整理過程中，應充分利用文件形成單位不同，對歸檔資料進行區別對待。有些資料出于監理單位，必須全部歸入監理檔案中，可歸入“卷內”資料。包括：監理委托合同、監理工程師下發的通知、監理日記、分項工程檢驗報告、監理總結等。因監理資料中的一些備案資料基本上由施工單位來完成，通常情況下一式三份，除自已保留一份存檔外，還報送質量監督機構和建設單位，雖也屬于監理資料，又不會全部歸入監理檔案，就可歸入“卷外”資料。這樣在面對數量繁多的資料時，只要確定了這一原則，即可理清頭緒。

2.4重視檔案移交，忽略過程管理

參建單位普遍對竣工驗收、檔案移交等里程碑比較重視，不重視檔案的過程管理，認為檔案管理只是完工后檔案的整理及向建設單位的移交，從而造成在工程建設過程中，檔案管理混亂，文件遺失、延誤等問題層出不窮。監理單位應根據規范、監理大綱、監理細則，建立完善的收發文制度，包括與建設方、承包方、設計方往來文件的具體格式和傳遞方式等，做到對收到文件時包括接收人、審核人、整理人都有登記（文件的處理結果、歸檔位置和參考文號），便于查證。對發出的文件要粘貼發文處理簽，從發稿人、簽發人到日期都應寫清。另外，文件按不質量、進度、投資、安全、付款等類型不同分開保存，各大類可根據文件多少再次進行細分，使文件條理清楚；對不同載體的資料如光盤、圖紙等也要分別存放，便于將來查找。

2.5管理手段落后，工作繁重

由于對檔案管理重視不夠，檔案管理人員與外界溝通甚少，管理方法只采用一直延續下來的老方法，不能運用現代化技術提高檔案管理質量，造成“歸檔靠手、查找靠走、記不清有沒有”的現象。當前，隨著計算機和網絡等信息技術的廣泛應用，給檔案管理帶來了多元化的發展，利用檔案管理系統實現了信息的錄入、管理、傳輸等。利用系統對檔案進行分類管理，便于資料的查閱和使用，增強了資料的實用性，還使檔案資料的完整性、系統性和準確性得了更多的保障。同時，還可以通過網絡實現上下級單位和兄弟單位間的電子公文往來，便于遠程查詢和下載。

3結束語

通過對電力監理檔案管理水平的提高和手段的改進，在一定程度上對監理工作和項目建設起到了積極的推動作用。在今后的監理工作中，應讓檔案管理人員全面參與項目建設，通過各種方式不斷提高檔案管理人員的業務水平，保證電力監理檔案的完整性、規范性和真實性，從而提高監理工作水平，建設更好的電力工程。

參考文獻：

［1］王黎平.電力標準化管理實施指南［M］.中國水利水電出版社，2012.

［2］楊遠峰.淺談施工階段工程監理資料的整編方法［J］.山西建筑，2008.