數字化檔案管理系統的完善與應用

杜艦

【摘 要】本文闡述了建立數字化檔案管理系統的必要性，提出了完善數字化檔案管理系統的方法和技術路線，指出如何完善和應用數字化檔案管理系統，分析了數字化檔案管理系統的應用成效和創新點。

【關鍵詞】數字化；檔案管理系統；應用

1 問題的提出

從事勘察規劃設計研究的科技型咨詢公司，在生產經營活動中產生了浩繁的檔案資料，是這類公司長期積累的寶貴歷史財富，浸潤著公司的技術和文化積淀。檔案如何更加方便快捷地服務企業的管理、生產和科研，實現知識化利用，是長期困擾企業的一道難題。隨著全球信息化時代的到來，實現檔案數字化成為解決這一難題的一把金鑰匙。市場上軟件公司開發了種類繁多的檔案管理軟件，但真正拿來即用的很少，需要企業根據自身的管理特點、業務類型等進行深度改造加工。科技型咨詢公司委托軟件公司開發的圖檔管理系統，往往只完成了一般性的圖檔管理系統整體架構。若從科技型咨詢公司檔案的綜合管理角度來分析，圖檔管理系統軟件在檔案數據錄入、紙質檔案管理、檔案網上查詢、利用及檔案統計方面還存在許多缺陷，離檔案管理信息化要求相差較遠，需要對系統進行全面修改和完善，使檔案管理系統實現檔案管理的網上歸檔和利用。因此，數字化檔案管理系統的完善與應用就顯得現實而迫切。

2 解決方法和技術路線

科技型咨詢公司與軟件公司合作，充分發揮軟件公司在軟件開發上的優勢，和科技型咨詢公司熟悉自身業務特點、管理流程的專長，聯合開發，全面修改和完善檔案管理系統，是解決問題的最有效方法。

在原圖檔管理系統的基礎上，結合科技型咨詢公司檔案管理的實際，以及公司庫藏檔案的實際分類等具體情況，通過市場調研，對如何通過檔案管理系統來實現檔案的收集、整編、管理、利用等方面進行研究，并對原圖檔管理系統的目錄樹、字段、軟件功能等進行設計，提出系統需求分析，同軟件公司合作共同修改，然后利用現有的檔案目錄、電子文件等進行網上傳遞和運行測試，是一種理論結合實際的技術路線。

3 數字化檔案管理系統的完善

進行應用調研，完善系統需求。主要收集使用者的網上歸檔、利用等方面意見或建議，結合本公司紙質檔案和電子文件歸檔的特點以及檔案管理的各類統計工作的特征，提出需求意見，滿足使用者的需求。

完善數據庫的字段及字段屬性，建立檔案分類管理目錄樹。根據本公司檔案分類管理情況，建立科技、文書、會計、實物檔案及技術資料等目錄樹，在各個目錄下設立相應的二級目錄和多級目錄。對科技、文書、會計檔案數據庫的庫結構、字段及字段屬性進行設計，對文書檔案和科技檔案進行分類或組卷。

完善各類檔案數據庫表。完成科技檔案和文書檔案數據庫的建設，建立各類檔案數據庫表，對已歸檔的科技檔案目錄和文書檔案目錄全部錄入系統中，初步完成實物檔案數據庫建設，對獲獎的榮譽檔案實物進行掃描或照相并錄入系統中。

4 數字化檔案管理系統的應用

檔案管理系統的推廣利用。由公司檔案管理部門舉辦檔案業務培訓班，對相關文件管理人員的“檔案信息錄入子系統”進行培訓，編寫“檔案信息錄入子系統使用方法”，發給有關人員使用。有效地保證網上歸檔錄入條目的規范化和標準化。

將檔案管理系統掛公司局域網試運行。職能部門的文書檔案和專業單位的科技檔案正式通過公司局域網進行歸檔，項目管理文件、成果和圖紙等科技檔案等電子文件從網上歸檔，由檔案人員在網上進行歸檔驗收，檔案利用上，也是由用戶先在網上查詢，查到檔案后可以在網上瀏覽和下載。

對系統功能進一步進行開發和完善。主要對系統部分功能增加新的模塊。例如：增加外業分公司等單位借閱登記模塊、統計系統的某些功能模塊及檔案管理人員的情況信息模塊等等。主要對系統中的數據進行遷移，電子文件上載，部分紙質檔案的掃描及上載。編寫《檔案管理系統使用手冊》 發給有關人員使用。

5 數字化檔案管理系統的成效

電子文件信息自動收集的實現。確定系統信息收集內容和收集范圍，在收集范圍內定時接收各個立檔單位產生的檔案信息（包括文件目錄及全文信息）；建立一系列檔案管理數據庫表，數據庫表包含多個專題子庫，建設內容分為目錄、全文兩個層次，滿足多途徑檢索功能及網絡運行要求。主要建立完成了以下數據庫：①工程檔案數據庫；②文書檔案數據庫；③實物檔案數據庫；④會計檔案數據庫；⑤電子原文數據庫。電子原文自動收集系統，可實現文檔一體化，保證信息的原始性、可靠性。通過該系統的運行，可以保證在網絡環境下信息的及時收集和利用。同時采集我院各專業及職能部門產生的各類電子檔案信息，包括專業數據庫、相關數字內容信息。

對庫藏檔案進行數字化處理。庫藏檔案數字化是檔案信息化建立過程中數據資源庫的重要資源。大型科技型咨詢公司歷史優久，業績顯著，成果豐碩，檔案資料也是十分浩繁。數量如此巨大的紙質檔案都需要通過掃描的方式轉換為數字化形式進入信息資源庫，因此，檔案人員需根據庫藏檔案資料的載體的不同形式，對庫藏紙質部分檔案（經常利用的）進行數字化掃描處理后形成電子文件。

實現了網上歸檔和網上的查詢利用。通過實現與應用，使公司檔案管理系統除應具備傳統檔案管理的“收集、整理、鑒定、保管、利用、統計等功能外，同時具備網上歸檔、瀏覽利用和系統自動統計等功能，為管理和生產人員提供一個快速的歸檔和查閱環境，為領導決策和生產經營提供可靠的依據。”提高效率，降低設計及工程成本。

網上歸檔。自檔案管理系統掛入公司局域網后，公司職能部門的文書檔案和專業單位的科技檔案已全部實現通過公司局域網進行歸檔的流程，項目管理文件、成果和圖紙等科技檔案等除紙質文件到檔案部門歸檔外，電子文件從網上歸檔，檔案人員在網上進行歸檔驗收，對歸檔不合格的提出驗收意見后發回歸檔人，然后由歸檔人員修改合格后再歸檔驗收，直到合格為止。

網上的檔案利用。在檔案利用上，先由用戶在網上查詢檔案條目，查到檔案后可以在網上瀏覽，如需要借閱和下載電子文件時，需按審批程序向檔案系統管理員提出申請，由檔案系統管理員在網上批準后下載。用戶通過網上利用檔案后，對該系統的反映較滿意。

6 數字化檔案管理系統的創新

引進軟件公司開發的圖檔管理系統，歷時幾年，該管理系統一直無法正常使用。公司領導痛下決心，組織公司的檔案管理人員和信息管理員，和軟件公司的軟件開發人員一起組成聯合攻關課題組，經過課題組的大力研究攻關，最終實現了數字化檔案管理系統，公司檔案管理的手段和管理模式都向前邁了一大步。總結起來數字化檔案管理系統達有以下幾點創新。

6.1 新穎性

多年來，公司都是采取傳統的檔案管理工作方法對這些檔案實施管理，大都是基于手工模式，或者輔以計算機系統進行目錄級的管理，通過數字化檔案管理系統的建設與應用，使公司檔案管理系統除應具備傳統檔案管理的“收集、整理、鑒定、保管、利用、統計等功能外，同時實現了網上歸檔、瀏覽利用和系統自動統計等功能，為管理和生產人員提供一個快速的歸檔和查閱環境，大大提高了工作效率，也為將來無紙化辦公創造了條件。

6.2 實用性

實現檔案管理標準化。在以前的手工管理中，除紙制文檔以外，還有大量的照片，影像、電子文件等類型的檔案資料。由于門類齊全、種類繁多，且格式各不相同，因此普遍存在檔案條目不規范現象，造成檔案查詢非常難，給檔案管理帶來較大困難。通過檔案管理系統，統一按照標準的歸檔格式和字段進行操作，就不會出現上述現象，給檔案利用工作也帶來了方便。同時，在檔案借閱、檔案催還、電子文件瀏覽等方面也有同樣操作標準。

6.3 經濟性

檔案工作雖然不能直接創造經濟效益，但是可以間接創造經濟效益。應用數字化檔案管理系統后，節省了大量的人力，檔案人員可以投入到檔案編研等高一級的檔案工作中；節約了檔案庫房，降低了管理成本。實現檔案無紙化，符合節能環保的時代趨勢。能夠方便快捷地提供檔案，節省時間和經費，提高了生產效率，無形之中創造了可觀的經濟效益。

[責任編輯：王洪澤]