產(chǎn)權(quán)交易合同管理——不可小視的“大事”

李錚

（湖南省聯(lián)合產(chǎn)權(quán)交易所，湖南長沙 410005）

產(chǎn)權(quán)交易合同管理
——不可小視的“大事”

李錚

（湖南省聯(lián)合產(chǎn)權(quán)交易所，湖南長沙 410005）

隨著產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)交易業(yè)務(wù)的不斷拓展，各類合同文本（比如委托合同、合作協(xié)議、需要產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)審核的產(chǎn)權(quán)交易合同，以及其他類型的合同）的管理工作顯得更為迫切和重要。需要特別說明的是，本文所探討的合同管理，不僅是指產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)專門的檔案管理部門對合同文本（原件）的日常性保管工作，而更重要的是指合同的其他后續(xù)管理。比如合同的執(zhí)行，合同的變更，合同爭議的解決等等。合同管理看似平常，卻直接關(guān)乎產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)的經(jīng)營工作，不得不引起高度重視。

1 加強合同文本（原件）的保管

不論是業(yè)務(wù)部門，還是其他后勤支持部門相關(guān)承辦人員，在對外簽訂合同完成后，應(yīng)當(dāng)定期或者不定期地將合同文本（原件）移交給專門的檔案管理部門，由其集中、統(tǒng)一、規(guī)范保管，并實行嚴(yán)格的查閱、外借管理，確保合同文本原件的安全，防止合同內(nèi)容的泄密。在合同履行過程中，相關(guān)的合同執(zhí)行人員可只持復(fù)印件。

合同文本（原件）的重要性，一方面表現(xiàn)在合同文本是合同各方權(quán)益的根本保障，是合同各方主張權(quán)利、承擔(dān)責(zé)任的基本依據(jù)；另一方面，合同文本也是合同當(dāng)事人應(yīng)對將來可能發(fā)生的訴訟或者仲裁舉證的實際需要。

法律證據(jù)規(guī)則告訴我們，證據(jù)原件的證明力要大于復(fù)印件。在法庭（或者仲裁庭）舉證階段，僅有合同文本的復(fù)印件而無相應(yīng)原件佐證，則這份合同成為“孤證”極有可能不被法院采信。因此，從訴訟（或者仲裁）的角度看，合同文本原件對于訴訟（或者仲裁）之成敗具有十分重要的現(xiàn)實意義。有鑒于此，將各類合同原件及時移交檔案管理部門進(jìn)行專門管理，能有效防止合同文本原件損壞、滅失所帶來的一系列后續(xù)風(fēng)險。

另外，若合同內(nèi)容發(fā)生了變更或者進(jìn)行了補充，則變更后的合同或者補充協(xié)議，宜與原合同文本一并存放、保管，這樣一方面有利于查找，另一方面更有利于合同執(zhí)行人員更全面地掌握原合同與新合同（協(xié)議）的內(nèi)容，以更好地履行合同。

2 明確合同執(zhí)行的責(zé)任人員

合同正式簽訂以后，并不是“船到碼頭車到站”了。每一份合同簽訂以后，產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)應(yīng)當(dāng)明確合同執(zhí)行的責(zé)任人員，由該專人負(fù)責(zé)合同的后續(xù)履行工作。若合同簽訂后，無專人負(fù)責(zé)執(zhí)行，則極有可能導(dǎo)致合同得不到完全履行，甚至給產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)帶來相應(yīng)的法律責(zé)任。比如，假定合同約定由產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)在某個時點前向合同相對方支付一筆款項，并約定每逾期一日，按照合同總金額的萬分之五的標(biāo)準(zhǔn)支付遲延履行金。對此合同約定，若無專人負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行，則極有可能會逾期支付，由此產(chǎn)生本可避免的遲延履行金問題。總之，若無專人負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，就極容易發(fā)生違約責(zé)任，從而給產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)帶來不必要的損失。

另外，產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)明確專人負(fù)責(zé)合同執(zhí)行工作，有利于合同執(zhí)行人員敦促、監(jiān)督合同相對方按照約定履行合同義務(wù)，及時、準(zhǔn)確地掌握合同履行的動態(tài)情況，從而最大限度地維護(hù)自身的合法權(quán)益。

因工作調(diào)動或者人員異動而發(fā)生合同執(zhí)行人員發(fā)生變更的，工作移交的一項重要工作是合同執(zhí)行情況的移交。為便于操作，產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)可建立合同管理情況（包括合同的執(zhí)行情況）登記制度，由相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)督促、指導(dǎo)。在人員發(fā)生變動時，工作移交人和接交人在相應(yīng)的登記表上進(jìn)行合同執(zhí)行情況的交接，使合同執(zhí)行保持連續(xù)性，使得交接有據(jù)可查，避免主觀因素發(fā)生履約的人為障礙。

3 重視合同到期后的自動延續(xù)問題

若在合同中訂有“合同期滿后雙方如無書面異議，合同自動延續(xù)一年”的類似條款，合同執(zhí)行人員應(yīng)當(dāng)高度重視。對于此類合同，合同執(zhí)行人員應(yīng)當(dāng)單獨標(biāo)記，列明合同到期時間和自動延續(xù)的條款，以提示將來合同到期后，可能存在自動延續(xù)需要繼續(xù)履行的問題。若忽視自動延續(xù)條款，則可能會出現(xiàn)合同自動延續(xù)而合同執(zhí)行人員渾然不知的情形，由此引發(fā)相應(yīng)的違約責(zé)任，陷入十分被動的境地。

4 重點關(guān)注合同爭議的訴訟時效

根據(jù)我國法律的相關(guān)規(guī)定，向人民法院請求保護(hù)民事權(quán)利的訴訟時效期間為二年，法律另有規(guī)定的除外（比如延付或者拒付租金的，訴訟時效期間為一年。因國際貨物買賣合同和技術(shù)進(jìn)出口合同爭議提起訴訟或者申請仲裁的期限為四年，等等）。訴訟時效期間從知道或者應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利被侵害時起計算。因此，若出現(xiàn)合同相對方違約的情形，且需要通過訴訟途徑解決爭議的，產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)應(yīng)當(dāng)把握好合同爭議的訴訟時效問題，準(zhǔn)確掌握訴訟時效的起算點，避免發(fā)生因錯過訴訟時效而喪失勝訴權(quán)的法律后果。

關(guān)于合同爭議的訴訟時效，具有以下幾種特殊情形。一是分期履行合同的訴訟時效問題，對此《最高人民法院關(guān)于審理民事案件適用訴訟時效制度若干問題的規(guī)定》已經(jīng)明確，當(dāng)事人約定同一債務(wù)分期履行的，訴訟時效期間從最后一期履行期限屆滿之日起計算。二是具有合同撤銷權(quán)的一方當(dāng)事人自知道或者應(yīng)當(dāng)知道撤銷事由之日起一年內(nèi)沒有行使撤銷權(quán)，撤銷權(quán)消滅。三是合同被撤銷，返還財產(chǎn)、賠償損失請求權(quán)的訴訟時效期間從合同被撤銷之日起計算。

5 建立合同管理的監(jiān)督約束機制

為防范合同管理中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險，產(chǎn)權(quán)交易機構(gòu)可考慮制定相關(guān)的合同管理辦法，明確合同保管人員、合同執(zhí)行（承辦）人員等相關(guān)責(zé)任人員的工作職責(zé)，建立定期檢查、監(jiān)督和相應(yīng)的約束機制，對因責(zé)任人員工作過失造成的相關(guān)問題，視具體情況采取批評教育、限期整改等措施，強化責(zé)任人員的責(zé)任意識，以促進(jìn)合同管理的規(guī)范化，從多方面防范可能發(fā)生的合同風(fēng)險。■