引入專項工作機制，做好突發公共衛生事件的檔案管理

崔瑛 陳美倫 徐鑫

引入專項工作機制，做好突發公共衛生事件的檔案管理

崔瑛①陳美倫①徐鑫①

專項工作機制； 突發； 公共衛生事件； 檔案； 管理

隨著我國社會及經濟的現代化進程不斷加快，社會及自然環境受到嚴重影響，各類電子輻射日益增多，環境污染日益嚴重，同時影響食品安全的危險因素起來越多，許多新的疾病被發現，對公眾的健康造成十分大的危害，從而引發了越來越多的突發公共衛生事件，受到各級管理機構的密切關注。如何應對不斷發生的各類突發衛生公共事件，做出及時有效的處置，化解公眾信任危機，增強政府公信力，保障人民群眾的健康生活水平，促進經濟社會的和諧穩定發展，提升政府部門的決策水平和執政為民的公眾形象，增強醫療機構的救治能力和水平，是目前政府部門和醫療機構面臨的共同難題。

2002年全國爆發非典時，青島市政府就開始探索應用專項工作機制處置突發事件，取得了很好的效果，后來在一些重大的公共事件中，都采用了專項工作機制的方法，實踐證明，可以提高政府各部門決策的科學化、民主化，法制化水平，規避、降低風險，妥善、及時處置、化解這些突發事件可能引發的社會不穩定等各類風險。基本做法是政府及醫療衛生單位可對某一重大事件進行專項管理，建立專項工作機制，制定時間表，對既定計劃進行推進，可以更好、更快地完成這項工作。筆者有幸參加了青島市政府2008年的奧帆賽、殘奧帆賽衛生保障辦公室工作和2009年甲型H1N1流感防控指揮部工作，對該專項工作機制有以下心得，現與大家共同探討。

1 成立專項工作指揮部

1.1 加強組織領導，成立專項工作指揮部 構建有效的防控指揮體系，指揮部下設辦公室，成立如綜合協調小組、疾病防控小組、醫療救治小組、物資保障小組、新聞宣傳小組等各專業工作小組，負責具體工作。同時抽調各相關單位的專業人員充實小組成員隊伍，實行集中辦公。各專業小組下設成員單位，成員單位中對不需集中辦公人員的單位設立聯系人機制，聯系人要保持通訊信息暢通，按照有事報情況，無事報平安的原則，每天及時互通信息，從而讓各小組的信息通道暢通，及時掌握第一手信息。

1.2 指揮部實行積極主動、從容應對的工作原則首先明確各小組工作職責，建立健全相應的工作制度，制定切實有效的工作方案。每名工作人員都要職責明確，分工有序，既能獨立工作，又要相互協調合作。

1.3 工作機制符合集中指揮、快速響應，條塊結合、分片包干，統分有序、相互配合的要求 實行專項工作機制，加強各小組間的溝通與合作。通過專項管理，各小組間做到分工不同，但職責明確，各自又有很強的專業性。各小組間既獨立工作，又相互交叉，并及時與各成員單位互通信息，加強合作，便于組織動員各級、各部門有力、有序、有效地做好防控工作。

1.4 組建有效處置的專家隊伍和應急隊伍 因為突發公共衛生事件具有很強的不確定性，各種病例或突發事件會隨時出現，必須平時就要做好準備工作。因此，平時需要成立一支由各專業人員組成的專家隊伍，發生突發事件時，根據需要進行24 h待命，對隨時出現的患者及時會診，作出明確診斷、治療和有效處置。

1.5 建立專科醫院病房或在綜合醫院設立專科病房 主要作用是收治此類患者，如果此類疾病具有傳染性，還需要設立幾個專門門診，實行專項管理，建立醫院間轉診制度，要求組建專門的醫護隊伍，充實專科病房，醫療單位也必須成立專項領導小組，對專病病房實行專項管理，每日及時通報病情。

2 完善工作機制，建立辦公室工作協調制度

指揮部辦公室負責全面工作，實行集中辦公，制定相關工作制度，如指令傳達制度、工作信息報送制度、例會制度、值班制度、考勤制度、配合協調制度、簽發制度、新聞宣傳制度等，實行全市一盤棋，全局一盤棋，全院一盤棋的工作機制，強調分工與協作，在保障日常醫療需求的情況下，層層分工，各負其責，落實定期檢查制度，加強督導，落實責任追究制度。

3 加強輿論監督與導向

目前，隨著網絡、手機等在社會上的普及，信息傳播速度快、傳播途徑廣，如果工作不主動、不到位，任由錯誤信息四處傳播，極易引發社會公眾不必要的疑問甚至恐慌。所以在專項工作中，要特別做好輿論監督與導向工作。新聞宣傳部門一是要確定階段性宣傳報道的重點，正確引導公眾輿論，做好網絡輿情的監控工作；二是及時通報疫情的最新信息和進展，號召和組織愛國衛生和科普宣傳等工作，避免引發公眾恐慌；三是可以通過熱線電話、網絡、問卷調查等多種形式，及時了解群眾的想法與要求，及時做好防控工作進展和動態跟蹤報道、防控知識與措施、相關法律法規、先進人物與事跡等方面的宣傳，做好新聞發布會的相關工作；四是做好外國記者的采訪與協調工作，對一些被隔離的外國友人所在國，及時向使領館通報有關情況，并將本市的出訪團隊和外國來訪團隊信息及時匯總上報，確保始終掌握信息發布的主動權[1]。

4 加強獎懲制度

為做好處置工作，需要加強對各項工作的監督與檢查，可以成立專門檢查督導小組，檢查各項工作機制是否建立并有效運轉，各項工作措施是否落實到位，各相關部門是否能做到各司其職，各負其責，從而保證各項防治工作落到實處。對工作不得力的單位和個人進行嚴厲懲處并通報批評，對于在這工作中表現突出的個人和集體要進行表揚，以增強全體工作人員的責任感，有效調動積極性[2-3]。

5 做好事件處置的檔案管理工作，留下寶貴資料

每次處置突發事件時，必定會留下各類工作及業務材料，這是一寶貴的材料，需要進行有效保管歸檔，為今后工作提供參考。為做好檔案工作，在工作機制建立一開始，檔案管理人員就要介入，各小組要明確檔案材料工作人員，負責本小組檔案資料的收集和整理，檔案管理人員要全程參與和指導，對工作中形成的文字材料、照片、影像、實物等要進行全程跟蹤，務必保證這一專項事件材料的完整，從而保證這一事件的可查性和參考性。同時需要注意以下事項[4-5]：

5.1 以人為本，檔案優先的原則 檔案是歷史真實的記錄，具有不可再生性，所以在遇到突發情況時，要采取有效措施，在保障人員安全的情況下，最大限度減少對檔案的影響。

5.2 主動工作的原則 由于專項管理指揮部是一個臨時性的工作機構，人員來自不同單位，具有臨時性和流動性的特點。因此，在日常的工作中，要加強安全管理，做到專人負責檔案工作，加強學習和宣傳，增強檔案收集意識。尤其是對工作中形成的一些實物檔案，要注意及時收集和保管。

5.3 保密的原則 由于檔案材料的特殊性，收集過程中，要注意保密意識，建議選派有責任感、能力強的同志做檔案的收集和整理工作。

總之，專項工作機制的建立和運行，要從實際出發，根據突發事件的特點和性質，建立和完善應急管理體系，加強安全意識，提高每個人對突發事件的應急能力和處置能力，同時，在各類專項工作中，要增強對檔案工作的重視意識，要全程參與，留下完整的資料記錄，從而為后人處理同類事件提供寶貴的經驗。

[1] 包文輝.衛生檔案工作指南[M].中國文史出版社，2006：35-60.

[2] 湯毅，張賀.對醫院檔案實現現代管理的思考[J].中國醫院管理，2004，32(6)：37.

[3] 田韌.做好醫院檔案管理工作為醫院改革建設服務[J].中華現代臨床醫學雜志，2003，10(1)：93-94.

[4] 董毓貴.醫院綜合檔案管理的現狀及對策[J].江蘇衛生事業管理，2009，23(6)：70-71.

[5] 張紅俠.淺談醫院如何開展檔案管理工作[J].當代醫學，2012，19(2)：27-28.

10.3969/j.issn.1674-4985.2012.20.097

①山東省青島市市立醫院 山東 青島 266071

崔瑛

2012-02-14) (本文編輯：李靜)