信息化贏在效益

文/本刊記者 謝曉丹

要提高投入產(chǎn)出比，就需要我們從學(xué)校發(fā)展的角度統(tǒng)籌規(guī)劃信息化，在做成本預(yù)算時審時度勢，在迫切的需求和有限的資源之間尋找整體和局部、長期和短期效益關(guān)系的最佳結(jié)合點(diǎn)。

每年的新生報到是對學(xué)校信息化服務(wù)環(huán)境的艱巨考驗(yàn)。暨南大學(xué)信息管理辦公室主任沈鎮(zhèn)林告訴記者：“迎新工作涉及多個校區(qū)，每年要應(yīng)對7 000多名新生的報到、注冊。”自從有了數(shù)字迎新系統(tǒng)，每年新生入校的工作量已從原來的三天減為一天，為學(xué)校節(jié)省了大量的人力、物力，更使師生對學(xué)校管理和服務(wù)水平的滿意度顯著提高。

信息化正成為學(xué)校經(jīng)濟(jì)效益和社會效益提升的根本保障之一。用戶對信息化系統(tǒng)也已從“不適應(yīng)”發(fā)展到“離不開”。通過對國內(nèi)近50所不同類型高校的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每年各高校數(shù)百萬元的信息化投入已是常態(tài)，也不乏千萬元投入者。高校規(guī)模的擴(kuò)大，辦學(xué)水平的提升，人才培養(yǎng)、科研創(chuàng)新和社會服務(wù)功能的不斷拓展，真正均攤到每個學(xué)生的花費(fèi)是幾十元至上百元。沈鎮(zhèn)林說：“我校在校學(xué)生有40000多人，在崗教職工有4000多人，每年為信息化持續(xù)投入300萬元。這筆經(jīng)費(fèi)相對于全校的應(yīng)用需求非常有限。我們上馬每一個應(yīng)用系統(tǒng)時精打細(xì)算，從學(xué)校整體考慮業(yè)務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展方向，以期節(jié)省成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，提高效率。”逐年增大的信息化投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上高校國際化和現(xiàn)代化發(fā)展的腳步。

合理投資保障效益最大化

教育信息化的本質(zhì)是利用信息技術(shù)手段提高教育質(zhì)量和水平，發(fā)揮大學(xué)的社會功能，為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展培養(yǎng)人才提供基礎(chǔ)保障環(huán)境。成本效益分析可以為教育信息化提供科學(xué)的決策支持，通過對教育信息化每一個階段成本效益模式的跟蹤審計(jì)、效果評價，按照可靠的數(shù)據(jù)和事實(shí)來衡量資金的使用率及其合理性，避免不合理的投入，以達(dá)到在有限的投資里獲得最大效益。

教育信息化成本和效益的問題已經(jīng)引起大學(xué)C I O們的深刻思考。教育信息化投入是必不可少的，有了投入就要見效益。考核信息化建設(shè)的成效，采用恰當(dāng)?shù)某杀拘б娣治鍪侄螌⑵涑浞终宫F(xiàn)出來，讓管理部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更清晰地認(rèn)識到信息化的影響力，從而更加積極、持續(xù)地投入資金。江漢大學(xué)副校長桑建平曾經(jīng)提出，做高校信息化，有一些關(guān)鍵問題需要解決。比如，在數(shù)字化校園的硬件設(shè)備該有哪些，需要建成什么規(guī)模，需要多少投入，軟件應(yīng)該如何選擇，運(yùn)維工作需要投入多少人力，設(shè)備如何更新等。解決了這些問題，才能幫助大家在數(shù)字化校園建設(shè)中少走彎路，少花冤枉錢，整個中國高校的信息化校園建設(shè)將會更好一些，效率會更高一些。

“一把手工程”統(tǒng)籌規(guī)劃先行

高校建設(shè)信息化的傳統(tǒng)思維是“有多少錢辦多少事”。這種“唯成本論”的誤區(qū)并不能使信息化投入的最大效益得到發(fā)揮，其結(jié)果反而使信息化部門一邊喊著缺人、缺錢，一邊不斷盲目擴(kuò)充設(shè)備。各院系部門重復(fù)購置軟硬件，設(shè)備利用率不高，甚至閑置，“信息孤島”嚴(yán)重。

為了提高資源利用率和信息化效益，越來越多具有戰(zhàn)略眼光的大學(xué)C I O在設(shè)計(jì)信息化藍(lán)圖時強(qiáng)調(diào)“頂層設(shè)計(jì)”，提出“辦多少事花多少錢，”，“少花錢，多辦事”。以需求為導(dǎo)向，以用戶為中心，重視頂層設(shè)計(jì)的規(guī)劃和部署，不同階段持續(xù)投入與之相匹配的成本。

上海財(cái)經(jīng)大學(xué)在“十五”初期就提出現(xiàn)代化、國際化和信息化相結(jié)合的目標(biāo)，先后進(jìn)行三輪信息化規(guī)劃指導(dǎo)。明確信息化建設(shè)任務(wù)、組織機(jī)制及隊(duì)伍建設(shè)等問題。每一個階段都有不同的規(guī)劃重點(diǎn)。從最初的搭建信息平臺，到信息系統(tǒng)的深度應(yīng)用，再到2011年的“優(yōu)化資源、整合服務(wù)，提供管理決策支持”，上海財(cái)大非常重視信息化建設(shè)的投入。近三年來，信息化建設(shè)總經(jīng)費(fèi)為49 00萬元，按學(xué)校12000名學(xué)生估算，每年均攤到每個學(xué)生的信息化費(fèi)用超過1000元。而且，每年投入呈逐漸增長趨勢。

“堅(jiān)持以信息化規(guī)劃為指導(dǎo)，有利于避免盲目投資和重復(fù)建設(shè)，從而有效發(fā)揮信息化資源的作用。分階段循序漸進(jìn)的信息化建設(shè)方式，既滿足了學(xué)校核心業(yè)務(wù)需求，同時通過新建系統(tǒng)和原有系統(tǒng)的集成整合，使得信息化的整體效益逐漸顯現(xiàn)。”上海財(cái)經(jīng)大學(xué)校長助理劉蘭娟說。

劉蘭娟表示，高質(zhì)量的信息化規(guī)劃是要站在學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略高度，前瞻性地思考未來3~5年學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展路徑。

統(tǒng)籌規(guī)劃使高校決策者將整個學(xué)校信息化工作看成一盤棋。緊緊圍繞用戶的真實(shí)需求，按照迫切需求和有限資源之間的關(guān)系，設(shè)計(jì)好學(xué)校信息化的發(fā)展階段及其建設(shè)周期，制定每一個階段的任務(wù)、目標(biāo)、組織機(jī)制等。協(xié)調(diào)各個部門之間的關(guān)系，加強(qiáng)與社會的合作，盤活一切可以利用的資源。

當(dāng)信息化不再是“霧里看花”時，高校決策者就能把控住成本投入的數(shù)量和“方向盤”， 保障持續(xù)投入足夠的資金，在需求和投入之間找到平衡點(diǎn)，減少，甚至杜絕不合理、不必要的浪費(fèi)，保護(hù)好信息化投資。

執(zhí)行力：投入產(chǎn)出的博弈

信息化的落實(shí)關(guān)鍵看高校信息化部門的執(zhí)行力。執(zhí)行力的本質(zhì)在于掌握好成本和效益的投入產(chǎn)出關(guān)系。按照規(guī)劃，明確每一個信息化項(xiàng)目的建設(shè)時間和目標(biāo)，厘清重點(diǎn)和難點(diǎn)，分步實(shí)施建設(shè)不同項(xiàng)目系統(tǒng)。在資金運(yùn)作方面，建立信息化成本預(yù)算機(jī)制，既要保證相關(guān)軟硬件設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施到位，還要對I T技術(shù)進(jìn)行科學(xué)選型，對人才隊(duì)伍建設(shè)、人力資源培訓(xùn)、運(yùn)維、管理等配套資源加強(qiáng)投入，為項(xiàng)目的順利實(shí)施打造良性的“軟”環(huán)境。

想要少花錢、多辦事，信息化部門就要把錢花在刀刃上，處理好成本與效益的關(guān)系。只有建立信息化成本預(yù)算機(jī)制，才能梳理清楚每一個階段需要投入的總費(fèi)用和每個項(xiàng)目需要投入的成本，甚至細(xì)化到每一個軟件、硬件、水、電等的費(fèi)用，做到“胸有成竹”。

信息化項(xiàng)目種類多、范圍廣，數(shù)據(jù)重復(fù)而分散。“在構(gòu)建信息化成本投入前期，就應(yīng)對各項(xiàng)成本投入進(jìn)行一定的分類、合并、拆算和刪減，以方便今后的數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、分析。”對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)財(cái)務(wù)處處長孫強(qiáng)說。

他認(rèn)為，信息化成本可包括硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)成本，信息系統(tǒng)建設(shè)成本，軟件資源建設(shè)成本，運(yùn)維成本，人力資源成本，調(diào)研、規(guī)劃設(shè)計(jì)成本和管理成本。

不同的學(xué)校要根據(jù)自身情況分配成本比例。處在信息化發(fā)展初期的學(xué)校，要購置大量的服務(wù)器等硬件設(shè)施，需要向硬件投資傾斜，兼顧軟件等資源的配套。對于信息化建設(shè)較為成熟的學(xué)校，資源建設(shè)、運(yùn)維、管理、人力資源等“軟”投資的比重就相應(yīng)提高。學(xué)校還需要為產(chǎn)品更新等預(yù)留出5%的資金，作為不可預(yù)見的預(yù)算。

蘭州大學(xué)的信息化建設(shè)正處于起步階段，預(yù)算有很大一部分用于新系統(tǒng)建設(shè)和人員的培訓(xùn)。而上海財(cái)經(jīng)大學(xué)已在逐年增加教學(xué)資源建設(shè)和運(yùn)維方面的投入。該校對網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和維護(hù)的費(fèi)用每年都在500萬元以上，信息系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)在200~300萬元左右。2011年實(shí)驗(yàn)室建設(shè)投入增加比較快，達(dá)到450萬元。數(shù)字資源建設(shè)費(fèi)用也在遞增，從2009年的215萬元，增加到2011年的400萬元。

I T選型是信息化投資決策的一個難點(diǎn)。有些學(xué)校對技術(shù)選型不合理，交了“學(xué)費(fèi)”還得推倒重來。北京師范大學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)中心主任劉臻認(rèn)為，要建立“綠色I(xiàn) T”觀念，盡量集中學(xué)校各部門的I T需求，選擇主流技術(shù)。

2008年以前，北京師范大學(xué)各個院系和職能部處幾乎都有自己的網(wǎng)站服務(wù)器，全校有超過100臺二級單位主頁服務(wù)器，這在很大程度上增加了服務(wù)器采購和運(yùn)維的成本。而實(shí)施服務(wù)器虛擬化技術(shù)和集中托管、共享模式后，院系還擁有13臺獨(dú)立主頁服務(wù)器。這大幅節(jié)省了建設(shè)資金，也節(jié)省了各院系為設(shè)備提供的環(huán)境空間。

劉臻還認(rèn)為，在選擇校園I T設(shè)備和方案時，不能只考慮需要采購的設(shè)備或者服務(wù)本身的價格，還需要考慮設(shè)備和系統(tǒng)運(yùn)行未來相關(guān)的成本。例如維護(hù)、條件支撐、人員培訓(xùn)、電力費(fèi)用，以及每年一度的服務(wù)許可費(fèi)用等。新設(shè)備與系統(tǒng)可通過良好的管理來延長設(shè)備服務(wù)的時間周期，保護(hù)用戶對設(shè)備的投資，減少在資金投入方面的浪費(fèi)，對現(xiàn)有設(shè)備充分挖潛。設(shè)備本身的可靠性和可管理性對I T運(yùn)維成本的降低具有重要意義。

更新軟硬件的周期是多久，這要看其維護(hù)難度和成本。“對于維護(hù)難度大的雞肋型系統(tǒng)，要果斷推倒重來；對于耗能大的設(shè)備，更新?lián)Q代是明智選擇。”蘭州大學(xué)網(wǎng)絡(luò)中心副主任李仲賢說。

建立效益評估體系實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展

教育信息化的成本效益評估涉及到教育發(fā)展的長遠(yuǎn)社會效益和內(nèi)部經(jīng)濟(jì)效益。隨著信息化從“硬件”向“軟件和服務(wù)”過渡，可量化的顯性效益比重降低，不可量化的隱性效益比重上升，導(dǎo)致高校成本效益結(jié)構(gòu)復(fù)雜，分析難度大。而且，高校尚未建起一套標(biāo)準(zhǔn)的評估指標(biāo)體系，更沒有匹配的評價模型。

有一些學(xué)校從計(jì)算節(jié)約額等經(jīng)濟(jì)效益入手，進(jìn)行效益分析的初步探索。沈鎮(zhèn)林以暨南大學(xué)開發(fā)的多機(jī)構(gòu)模式行政辦公系統(tǒng)為例，給記者算了一筆賬。該系統(tǒng)從2008年1月1日正式應(yīng)用于全校和二級部門的管理以來，已經(jīng)處理了近8 000份公文，9 000多份行文。華文學(xué)院每次交換所耗費(fèi)的人力、物力為500元，每年往返1000次，珠海校區(qū)院和深圳旅游學(xué)院各為1000元，每年分別往返500次和200次，共節(jié)省500×1000+1500×500+1500×200＝155（萬元）。同時，每年可節(jié)約紙張和耗材費(fèi)用約30萬元。“這些數(shù)據(jù)清晰地說明該公共服務(wù)平臺下的行政辦公系統(tǒng)，明顯減少了華文學(xué)院、珠海校區(qū)和深圳旅游學(xué)院因交換文檔而耗費(fèi)的人員和物力，每年都持續(xù)為學(xué)校降低成本支出。”

還有一些較為成熟的評估方法值得借鑒。比如，尋找低成本、高效益和高效率的最佳成本效益之比的績效評估法，被美國多個州采用的教育信息化效益評估工具，研究“規(guī)模有效”與“技術(shù)有效”的數(shù)據(jù)包絡(luò)分析法等。

除了算經(jīng)濟(jì)賬外，孫強(qiáng)認(rèn)為，經(jīng)過多年的信息化建設(shè)，高校信息化的建設(shè)工作已經(jīng)對我國高等教育事業(yè)帶來了深遠(yuǎn)的社會影響。既促進(jìn)了高等教育教學(xué)理念、教學(xué)方法的改變，提高了教學(xué)質(zhì)量與科研水平，改善了教學(xué)效果，又提高了教育管理效率，節(jié)約了資源損耗和勞動成本，降低了教育管理成本，還推動了高校科研工作的開展，帶動了教師科研和學(xué)生創(chuàng)新活動，促進(jìn)了高校學(xué)科建設(shè)。同時還帶來了學(xué)生學(xué)習(xí)環(huán)境、學(xué)習(xí)能力、學(xué)習(xí)效果的變化，促進(jìn)了學(xué)生整體素質(zhì)的提高。目前，我國高校信息化水平已經(jīng)能滿足基本教育需求。通過現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，教學(xué)、科研、管理等方面都有了較大提升，各類信息系統(tǒng)及各種數(shù)字化教育資源成為高等教育建設(shè)發(fā)展的重要組成部分，信息化建設(shè)發(fā)展所帶來的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益已經(jīng)顯現(xiàn)。但高校信息化的建設(shè)工作仍需要大力加強(qiáng)信息化成本效益研究成果對教育信息化建設(shè)的指導(dǎo)作用，在高校教育信息化的發(fā)展中，必須增強(qiáng)“成本”意識，堅(jiān)持“效益”優(yōu)先的策略，為高校信息化的應(yīng)用、管理和決策提供更有力的依據(jù)和保障。

為了更好地了解投資的合理性，以便于調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，我們需要建立一套成熟而標(biāo)準(zhǔn)的效益評估機(jī)制，不僅要細(xì)化評價經(jīng)濟(jì)效益的指標(biāo)，還要增加評價社會效益的指標(biāo)及其比重。同時重視成本分析。“深入研究教育信息化成本投入結(jié)構(gòu)，分析出信息化不同類型成本與其效益的關(guān)系，建立科學(xué)合理的投入與效益測算指標(biāo)體系，在此基礎(chǔ)上分析不同投入模式對效益的影響。”孫強(qiáng)說。

“十二五”教育信息化工作拉開帷幕之后，高校投入信息化的手筆日漸闊綽。高校信息化進(jìn)程正加速前進(jìn)。如何提高投入產(chǎn)出比，是學(xué)校必須面對的問題。由于成本投入結(jié)構(gòu)復(fù)雜，效益難以科學(xué)評估，給投資決策帶來一定難度。這就需要我們從學(xué)校發(fā)展的角度，統(tǒng)籌規(guī)劃信息化，在做成本預(yù)算時審時度勢，勇于取舍，在迫切的需求和有限的資源之間，在整體和局部、長期和短期效益關(guān)系中尋找最佳結(jié)合點(diǎn)。讓教育信息化“贏”在效益，為教育信息化的發(fā)展奠定科學(xué)、長效的成本保障和可持續(xù)發(fā)展空間。