高等師范學(xué)校基建檔案建設(shè)管窺

■陶醉

基建檔案是學(xué)校檔案系統(tǒng)的重要組成部分，是學(xué)校基本建設(shè)過程中所產(chǎn)生的不可替代的原始記錄和重要憑證。只有遵循檔案建設(shè)的基本原則，符合檔案建設(shè)的內(nèi)在要求才能達(dá)到建檔的初衷。

學(xué)校基建檔案是指學(xué)校建設(shè)項目從最初醞釀、開工建設(shè)到工程竣工過程中形成與發(fā)生的具有重要保存及查閱的各種文字材料、圖表和聲像資料等，學(xué)校基建檔案客觀反映著學(xué)校的歷史和現(xiàn)狀，它是學(xué)校發(fā)展的見證，因此，基建檔案建設(shè)與學(xué)校基本建設(shè)及學(xué)校整體規(guī)劃有著同等重要的地位。

1 學(xué)校基建檔案工作中存在問題

1.1 檔案人員意識淡薄

學(xué)校建設(shè)符合社會基本建設(shè)的諸多特征，包括建設(shè)工程周期長、覆蓋階段豐富、涉及部門眾多，這意味著學(xué)校基建檔案建設(shè)也必然呈現(xiàn)著多樣性、復(fù)雜性等特點，而施工單位盲目趕工期、逐利益，造成了狹隘工程觀，忽視基建檔案的建設(shè)與管理，導(dǎo)致施工過程中頻頻發(fā)生與工程建設(shè)有關(guān)的文件資料始終處于凌亂、分散狀態(tài)，偶有的建檔行為往往也只是為應(yīng)付工程竣工時檢查驗收的需要草草而為，從而給學(xué)校檔案部門的建設(shè)帶來負(fù)面影響。學(xué)校檔案人員缺乏必要的工程建設(shè)方面的基本認(rèn)知，而且工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)。諸如，基建檔案紙張大小不一；用筆復(fù)雜，既有鋼筆、圓珠筆，也有鉛筆等。基建檔案工作人員素質(zhì)參差不齊，同時，基建檔案人員對于基建項目的流程也只是一般了解，因此，很難根據(jù)基建檔案要求主動與施工單位保持密切聯(lián)系與溝通，無論從建設(shè)單位還是從學(xué)校檔案部門角度都難以達(dá)成一致目標(biāo)，知識與經(jīng)驗無法共享，導(dǎo)致學(xué)校基建檔案建設(shè)一直處于低位徘徊狀態(tài)。

1.2 檔案工作草率了事

在學(xué)校基建檔案工作所存在的諸多問題中，工程竣工圖編制缺乏科學(xué)性、規(guī)范性是一個突出問題，造成這種問題的原因是多方面的，一方面，建設(shè)部分及具體施工單位往往只顧眼前既得利益，缺乏大局觀念與合作意識；另外一方面，學(xué)校檔案部門工作乏力，不能及時介入并根據(jù)基建檔案管理的工作目標(biāo)向?qū)Ψ教岢龊献饕螅Y(jié)果造成工程雖結(jié)束，但是工程竣工圖的編制、規(guī)范與檔案要求甚遠(yuǎn)。學(xué)校任何基建項目從最初的可行性研究到施工地點的確立、勘探、設(shè)計、開工到完工本來是一個系統(tǒng)工程，涉及面廣、工作環(huán)節(jié)多，但是學(xué)校檔案部門對如此嚴(yán)密的工程缺乏正確認(rèn)識，更有甚者從心底里排斥這種細(xì)致入微的工作，造成檔案收集工作馬虎，特別對于本應(yīng)該及時收集和整理的檔案能拖則拖，這樣不僅增加了竣工時基建檔案收集整理的工作難度，而且也容易造成相關(guān)檔案的丟失，因此，為確保基建檔案工作萬無一失，學(xué)校基建檔案工作人員必須從工程開始時就及時參與其中，督促施工單位與其一起做好相關(guān)檔案的收集與整理，保證檔案工作與建設(shè)工作的同步進(jìn)行，避免工作被動與疏漏。

1.3 檔案管理方式相對落后

隨著以計算機為主要載體的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益普及，檔案軟件的開發(fā)與利用對傳統(tǒng)檔案工作模式產(chǎn)生著不少沖擊，適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，學(xué)校基建檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化是工作實踐中不可抗拒的趨勢，學(xué)校基建檔案建設(shè)必須從以往手工方式向信息化、自動化方式轉(zhuǎn)變。但是由于學(xué)校檔案建設(shè)的滯后性，基建檔案還沒有廣泛實現(xiàn)數(shù)字化目標(biāo)。誠然，學(xué)校基建檔案的可持續(xù)發(fā)展的支撐性因素是多方面的，其中少不了必要的基建檔案工作環(huán)境，既包括硬環(huán)境，也包括軟環(huán)境，就軟環(huán)境而言它一直是學(xué)校基建檔案發(fā)展的軟肋，諸如，基建檔案電子化、信息化程度不高，計算機手段在工作中的運用仍然停留在字符的簡單輸入階段，沒有充分發(fā)揮其超強的交互功能，從而不能適應(yīng)學(xué)校基建檔案的發(fā)展需要，同時，基建檔案現(xiàn)代化程度低下，造成了基建檔案信息的查詢只能達(dá)到目錄級，無法實現(xiàn)基建檔案具體電子信息的獲得，從而給基建檔案的查閱和借閱工作帶來諸多不便，因此，基建檔案建設(shè)必須審時度勢，積極應(yīng)用更為科學(xué)、先進(jìn)的軟件進(jìn)行檔案信息的保存與利用。

2 學(xué)校基建檔案工作的有效開展

2.1 管理部門的有力領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理部門要通過制定明確的檔案管理制度，引導(dǎo)基建檔案工作人員有條不紊地開展工作，在宏觀上確立基建檔案工作的基本思路，包括將基建檔案工作融入工程建設(shè)系統(tǒng)；將基建檔案納入崗位責(zé)任平臺；確立明確的考核計劃，包括考核基建檔案工作是否與工程項目立項同步進(jìn)行；考核基建檔案工作是否與工程建設(shè)同步進(jìn)行；考核基建檔案工作是否與工程竣工同步進(jìn)行等，確保基建檔案階段性工作有條不紊地開展。高等學(xué)校隨著網(wǎng)絡(luò)覆蓋面的不斷推進(jìn)及計算機技術(shù)的不斷更新，基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化趨勢明顯，事實上，學(xué)校基建檔案工作只有從傳統(tǒng)粗放型、經(jīng)驗型向科學(xué)技術(shù)型轉(zhuǎn)變，才能有效解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的諸多問題，包括工作人員過大工作量的問題、檔案保存不便的問題、檔案查找繁瑣的問題等。基建檔案的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化無疑可以打破基建檔案工作過程中的瓶頸。

2.2 檔案人員的素質(zhì)提升

作為學(xué)校基建檔案工作人員不僅需要體現(xiàn)專業(yè)理論知識，還需要表現(xiàn)出扎實的工作作風(fēng)，這樣才能達(dá)到理論與實踐相互結(jié)合的目的。結(jié)合基建檔案工作實際，檔案人員應(yīng)做到如下幾點，首先，正確認(rèn)識檔案材料。學(xué)校基建檔案中的各種材料，諸如建設(shè)憑證、施工圖紙、預(yù)算記錄等等都是學(xué)校工程建設(shè)中所發(fā)生的重要資料，它們在學(xué)校發(fā)展過程中的參考作用不容置疑，基建檔案工作人員對工程開始時起的各種有價值的文字、圖紙等資料要有所甄別，確保所有有價值的歷史記錄全部歸檔。其次，實事求是的工作態(tài)度。由于學(xué)校基建檔案客觀反映著學(xué)校規(guī)劃與建設(shè)過程，基建檔案不僅需要強化統(tǒng)一管理，檔案工作人員還應(yīng)該體現(xiàn)事無巨細(xì)的工作態(tài)度，大到學(xué)校建設(shè)整體規(guī)劃文獻(xiàn)，小到學(xué)校維修工程的資料都必須整理歸檔，并確保所有資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。再次，銳意進(jìn)取的精神。只有檔案人員表現(xiàn)出良好的工作作風(fēng)和工作態(tài)度，高度責(zé)任感，只有具備高超的檔案基礎(chǔ)理論知識和超強的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能勝任自己的工作，因此，基建檔案工作人員必須按照檔案工作的現(xiàn)代化需要，不斷拓寬自己知識面，主動學(xué)習(xí)和鉆研基建檔案技能和管理方法。

2.3 相關(guān)部門的必要聯(lián)動

相關(guān)部門的通力合作是有效完成建檔工作的重要一環(huán)。工程建設(shè)的持久性特征表明了基建檔案工作的構(gòu)建需要各參建單位積極參與其中，工程建設(shè)單位也必須成立本部門基建檔案機構(gòu)，負(fù)責(zé)做好工程建設(shè)工作中所產(chǎn)生的各種資料的收集與整理，這樣不僅可以為內(nèi)部建設(shè)管理提供強有力的支撐，也可以為學(xué)校基建檔案的建設(shè)提供各種有價值的一手資料。毋庸置疑，學(xué)校基建檔案工作正從單一的學(xué)校特色向社會化方向邁進(jìn)，檔案工作人員必須增強檔案意識，充分認(rèn)識學(xué)校基建檔案的重要性，自覺改變工作模式，從被動接檔為主動建檔，積極思考如何加強與相關(guān)部門，諸如工程建設(shè)部門、工程設(shè)計部門、工程施工單位等職能部門的溝通與聯(lián)系，達(dá)到共同建檔、相互促進(jìn)的目的。

3 結(jié)束語

學(xué)校基建檔案從形式上講只是對學(xué)校過去和現(xiàn)在各類建設(shè)的真實記錄和客觀呈現(xiàn)，但是，其重要意義不僅在于此，它也是學(xué)校后續(xù)諸如項目改造、項目維修以及項目重擴建等的參考依據(jù)。因此，基建檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變工作觀念，端正工作態(tài)度，自覺貫徹和執(zhí)行國家關(guān)于基建檔案工作的各項規(guī)章、制度，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求開展基建檔案工作。

[1]傅毅.高校基建檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)程同步[J].浙江檔案,2005(7):34-35.

[2]丁華東,尹雪梅.檔案部門參與社會記憶建構(gòu)的能力及其培育[J].檔案管理,2010(1):4-6.

[3]林津.淺析加強完善高校基建檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2009(25):210.