高等師范學校基建檔案建設管窺

■陶醉

基建檔案是學校檔案系統的重要組成部分，是學校基本建設過程中所產生的不可替代的原始記錄和重要憑證。只有遵循檔案建設的基本原則，符合檔案建設的內在要求才能達到建檔的初衷。

學校基建檔案是指學校建設項目從最初醞釀、開工建設到工程竣工過程中形成與發生的具有重要保存及查閱的各種文字材料、圖表和聲像資料等，學校基建檔案客觀反映著學校的歷史和現狀，它是學校發展的見證，因此，基建檔案建設與學校基本建設及學校整體規劃有著同等重要的地位。

1 學校基建檔案工作中存在問題

1.1 檔案人員意識淡薄

學校建設符合社會基本建設的諸多特征，包括建設工程周期長、覆蓋階段豐富、涉及部門眾多，這意味著學校基建檔案建設也必然呈現著多樣性、復雜性等特點，而施工單位盲目趕工期、逐利益，造成了狹隘工程觀，忽視基建檔案的建設與管理，導致施工過程中頻頻發生與工程建設有關的文件資料始終處于凌亂、分散狀態，偶有的建檔行為往往也只是為應付工程竣工時檢查驗收的需要草草而為，從而給學校檔案部門的建設帶來負面影響。學校檔案人員缺乏必要的工程建設方面的基本認知，而且工作作風不嚴謹。諸如，基建檔案紙張大小不一；用筆復雜，既有鋼筆、圓珠筆，也有鉛筆等。基建檔案工作人員素質參差不齊，同時，基建檔案人員對于基建項目的流程也只是一般了解，因此，很難根據基建檔案要求主動與施工單位保持密切聯系與溝通，無論從建設單位還是從學校檔案部門角度都難以達成一致目標，知識與經驗無法共享，導致學校基建檔案建設一直處于低位徘徊狀態。

1.2 檔案工作草率了事

在學校基建檔案工作所存在的諸多問題中，工程竣工圖編制缺乏科學性、規范性是一個突出問題，造成這種問題的原因是多方面的，一方面，建設部分及具體施工單位往往只顧眼前既得利益，缺乏大局觀念與合作意識；另外一方面，學校檔案部門工作乏力，不能及時介入并根據基建檔案管理的工作目標向對方提出合作要求，結果造成工程雖結束，但是工程竣工圖的編制、規范與檔案要求甚遠。學校任何基建項目從最初的可行性研究到施工地點的確立、勘探、設計、開工到完工本來是一個系統工程，涉及面廣、工作環節多，但是學校檔案部門對如此嚴密的工程缺乏正確認識，更有甚者從心底里排斥這種細致入微的工作，造成檔案收集工作馬虎，特別對于本應該及時收集和整理的檔案能拖則拖，這樣不僅增加了竣工時基建檔案收集整理的工作難度，而且也容易造成相關檔案的丟失，因此，為確保基建檔案工作萬無一失，學校基建檔案工作人員必須從工程開始時就及時參與其中，督促施工單位與其一起做好相關檔案的收集與整理，保證檔案工作與建設工作的同步進行，避免工作被動與疏漏。

1.3 檔案管理方式相對落后

隨著以計算機為主要載體的現代科學技術的快速發展以及網絡技術的日益普及，檔案軟件的開發與利用對傳統檔案工作模式產生著不少沖擊，適應現代社會的發展需要，學校基建檔案實現現代化、信息化是工作實踐中不可抗拒的趨勢，學校基建檔案建設必須從以往手工方式向信息化、自動化方式轉變。但是由于學校檔案建設的滯后性，基建檔案還沒有廣泛實現數字化目標。誠然，學校基建檔案的可持續發展的支撐性因素是多方面的，其中少不了必要的基建檔案工作環境，既包括硬環境，也包括軟環境，就軟環境而言它一直是學校基建檔案發展的軟肋，諸如，基建檔案電子化、信息化程度不高，計算機手段在工作中的運用仍然停留在字符的簡單輸入階段，沒有充分發揮其超強的交互功能，從而不能適應學校基建檔案的發展需要，同時，基建檔案現代化程度低下，造成了基建檔案信息的查詢只能達到目錄級，無法實現基建檔案具體電子信息的獲得，從而給基建檔案的查閱和借閱工作帶來諸多不便，因此，基建檔案建設必須審時度勢，積極應用更為科學、先進的軟件進行檔案信息的保存與利用。

2 學校基建檔案工作的有效開展

2.1 管理部門的有力領導

檔案管理部門要通過制定明確的檔案管理制度，引導基建檔案工作人員有條不紊地開展工作，在宏觀上確立基建檔案工作的基本思路，包括將基建檔案工作融入工程建設系統；將基建檔案納入崗位責任平臺；確立明確的考核計劃，包括考核基建檔案工作是否與工程項目立項同步進行；考核基建檔案工作是否與工程建設同步進行；考核基建檔案工作是否與工程竣工同步進行等，確保基建檔案階段性工作有條不紊地開展。高等學校隨著網絡覆蓋面的不斷推進及計算機技術的不斷更新，基建檔案管理網絡化、信息化趨勢明顯，事實上，學校基建檔案工作只有從傳統粗放型、經驗型向科學技術型轉變，才能有效解決傳統檔案管理工作中存在的諸多問題，包括工作人員過大工作量的問題、檔案保存不便的問題、檔案查找繁瑣的問題等。基建檔案的網絡化、現代化無疑可以打破基建檔案工作過程中的瓶頸。

2.2 檔案人員的素質提升

作為學校基建檔案工作人員不僅需要體現專業理論知識，還需要表現出扎實的工作作風，這樣才能達到理論與實踐相互結合的目的。結合基建檔案工作實際，檔案人員應做到如下幾點，首先，正確認識檔案材料。學校基建檔案中的各種材料，諸如建設憑證、施工圖紙、預算記錄等等都是學校工程建設中所發生的重要資料，它們在學校發展過程中的參考作用不容置疑，基建檔案工作人員對工程開始時起的各種有價值的文字、圖紙等資料要有所甄別，確保所有有價值的歷史記錄全部歸檔。其次，實事求是的工作態度。由于學校基建檔案客觀反映著學校規劃與建設過程，基建檔案不僅需要強化統一管理，檔案工作人員還應該體現事無巨細的工作態度，大到學校建設整體規劃文獻，小到學校維修工程的資料都必須整理歸檔，并確保所有資料的完整性、準確性和系統性。再次，銳意進取的精神。只有檔案人員表現出良好的工作作風和工作態度，高度責任感，只有具備高超的檔案基礎理論知識和超強的業務素質，才能勝任自己的工作，因此，基建檔案工作人員必須按照檔案工作的現代化需要，不斷拓寬自己知識面，主動學習和鉆研基建檔案技能和管理方法。

2.3 相關部門的必要聯動

相關部門的通力合作是有效完成建檔工作的重要一環。工程建設的持久性特征表明了基建檔案工作的構建需要各參建單位積極參與其中，工程建設單位也必須成立本部門基建檔案機構，負責做好工程建設工作中所產生的各種資料的收集與整理，這樣不僅可以為內部建設管理提供強有力的支撐，也可以為學校基建檔案的建設提供各種有價值的一手資料。毋庸置疑，學校基建檔案工作正從單一的學校特色向社會化方向邁進，檔案工作人員必須增強檔案意識，充分認識學校基建檔案的重要性，自覺改變工作模式，從被動接檔為主動建檔，積極思考如何加強與相關部門，諸如工程建設部門、工程設計部門、工程施工單位等職能部門的溝通與聯系，達到共同建檔、相互促進的目的。

3 結束語

學校基建檔案從形式上講只是對學校過去和現在各類建設的真實記錄和客觀呈現，但是，其重要意義不僅在于此，它也是學校后續諸如項目改造、項目維修以及項目重擴建等的參考依據。因此，基建檔案工作人員必須轉變工作觀念，端正工作態度，自覺貫徹和執行國家關于基建檔案工作的各項規章、制度，高標準、嚴要求開展基建檔案工作。

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