現代醫院物資管理及其信息化建設探討

■ 王 瑜 徐慧娟

現代醫院物資管理及其信息化建設探討

■ 王 瑜①徐慧娟①

物資管理 庫存管理 信息化建設

介紹了醫院物資管理的總體環境及物資管理的目標，認為通過物資管理，夯實物資、設備等管理基礎，梳理業務流程，建立科學、規范、適用的管理流程，并通過信息化的手段，達到提升醫院運營管理的目的。

①中國中醫科學院西苑醫院財務處，100091 北京市海淀區西苑操場1號

Author’s address：Department of Finance, Xiyuan Hospital, China Academy of Traditional Chinese Medicine, No.1, Xiyuan Caochang, Haidian District, Beijing, 100091, PRC

1 醫院物資管理的總體環境

隨著《中共中央、國務院關于深化醫藥衛生體制改革的意見》的頒布，從1989年開始的“允許有償服務”政策將被終止，取而代之的是公立醫院的“公益性改革”，如下幾方面的挑戰已經擺在醫院管理者的面前。

1.1 醫院發展模式變革勢在必行

公立醫院“公益化”改革正在實施，政府先后出臺了“按病種付費”、藥品的“零差價”供給等措施，使醫院靠“大檢查、大處方”增加收入、靠“以藥養醫”之路很難持續下去。醫院資金來源主要包括3種途徑：其一來源于醫療服務收入，二為藥品及醫療用品的加價提成，三是政府補貼。當前，第二條資金來源將受到控制，醫療服務收入又將隨著區域醫療信息系統的推廣應用，和強制減少不必要的重復檢查檢驗等措施大打折扣，政府補貼對醫院收支狀況、成本控制、運行監管、績效考評又提出新的要求。醫院要想在新的形勢下做大做強，除了依靠不斷提高醫療和服務水平外，還要引進現代管理理念，實行精細化管理，降低運營成本，采用更為有效的激勵機制，挖掘內部潛能，向管理要效益。本著上下聯動、內增活力、外加推力的原則，完善公立醫院內部運行管理機制。公立醫院要從“創收中心”轉化為“服務中心”、“成本中心”。醫院管理者在觀念上需要完成“從成本推動者到成本控制者的轉變”。

1.2 醫院新會計制度出臺

2011年國家財政主管部門出臺了新的《醫院會計制度》，對如何真實反映資產價值、合理確定醫療成本，健全成本核算體系、加強預算和報表管理等做出更加明確的規定，以滿足當前推進公立醫院改革、加強公立醫院財務和績效管理的需要。筆者認為，財政主管機構制定這一新的會計制度，既是為了規范醫院內部的財務管理，同時也是為了實施全行業的監管監督，為主管機構能夠實時掌握各個醫療機構的動態運行情況做好必要的準備。

2 物資管理的目標

通過醫院物資管理與業務平臺有效集成，實現醫院從戰略目標管理到戰略運作執行的全過程監督管理。不但可以提供豐富的輔助決策信息，還能夠對戰略實施加以監督、分析與控制，特別是對資源配置與業務方向加以約束，最終促使整體醫療服務體系順利達成目標。

利用條形碼等技術，面向醫院物資的周邊信息采集，結合無線技術在醫療衛生的應用，建立物流管理系統、消毒供應管理系統、固定資產管理等系統。

加強物資管理，引入先進的物流管理理念，實現物資從計劃、采購到入庫、出庫、消耗的全過程管理，避免物資管理過程中的“跑冒滴漏”現象，有效降低物資成本，加強對各類醫療物資的供應鏈管理、成本核算管理以及質量監管。加強消毒供應品和高值醫療耗材的管理以及物資采購和零庫存管理。

科學合理的安排物資分布和物資管理人員的操作流程，快速的為臨床科室服務，加快物資周轉，減少資金的占用，有效的降低損耗，從而提升醫院總體的信息化管理。

建立面向核算單元的固定資產管理平臺。醫院固定資產包括房屋、醫療設備、車輛、信息設施、家具等。固定資產管理平臺采用一卡三賬(固定資產基本情況電子登記卡和臺賬、分戶賬、資產賬)的管理模式，建立固定資產從購買申請、入庫、使用、維修、轉移、直到報廢的全生命周期的動態跟蹤管理，建立面向財務固定資產折舊、醫療設備管理折舊、全成本核算管理折舊等多種方式。

通過單機核算，加強大型醫療設備的監管，在有效的提高大型醫療設備的利用率，同時做好巡檢工作，及時排除設備隱患，進行設備的全成本核算，為醫院添置新設備的時候能及時的提供第一手參考數據。

3 總體業務需求

醫院的管理主要是在物資管理、成本核算的基礎上，實現對醫院人、財、物的綜合管控，物資管理是醫院一切醫療活動的基礎，它的管理應該是從以下幾個方面開展：

3.1 通過物資管理，夯實物資、設備等管理基礎

通過物資管理，可以實現醫院物資、設備等所有管理內容的全面覆蓋；實現醫院信息流、物流、資金流的同步、統一；實現各系統間的互聯互通、完全整合，確保信息的及時性、準確性，及時了解經營狀況、準確發現管理問題，有效避免事后損失。實現從事前管理到事中控制，再到事后分析的全過程管理，構建完整的、閉環式的控制、管理體系；合理調整庫房分布，物資的存放，加快周轉，減少資金占用，從一切為臨床服務出發，更加合理安排物資管理人員的操作規范和流程，起到帶動全員所有后勤科室的工作效率，降低運營成本；通過物資管理，將所有信息系統間數據充分共享，集成應用。

3.2 梳理業務流程，建立科學、規范、適用的管理流程

結合醫院實際情況，借鑒企業管理和其他醫院管理的先進經驗，幫助醫院建立一整套科學、規范、適合醫院應用的醫療行業先進管理流程，提升醫院管理水平。實現物資管理流程的全面信息化管理，將每個環節內容信息系統進行管理。

4 系統特點

4.1 全流程的管理監控

系統可以實現醫院材料從需求計劃、采購、訂單、入庫、移庫、出庫、科室耗用的全過程跟蹤管理，確保材料在每個環節的管理監控，徹底杜絕“跑冒滴漏”等現象的發生，消除管理“盲點”。對貴重物資，如導管和介入材料等，采用從采購入庫到請領、患者的使用、收費環節全程監控，避免物資在環節過程中的流失對醫院造成的損失。

4.2 提升物資管理工作效率

每個環節的單據可以自動引入生成，避免數據的重復錄入，極大的降低了原來庫房、采購人員的工作量，提高了工作效率，確保了數據的準確性。

4.3 確保材料的使用安全

根據醫院需要，可以在物流的每個環節，對材料的“三證”、“效期”、“批號”、“條碼”等所有信息進行管理，確保材料使用的安全性。

4.4 引入先進的技術手段

全面支持條碼識別，可以根據條碼自動生成產品的相關信息，方便了庫房操作人員。支持移動條碼槍、PDA等移動手持設備，可以實現移動盤點，提高盤點效率。支持二代身份證、IC卡等各種證卡的信息讀取，支持短信平臺、郵件系統。與財務系統的無縫整合，物流管理過程中生成的任何表單，可以根據需要在財務系統生成會計憑證，大大提高了工作效率，確保了財務賬與物資賬的一致性。

4.5 靈活、及時的預警體系

通過采購預警系統，可提前通過系統發的郵件或短信了解到，哪張采購單快臨近到貨期了，據此可以及時安排采購業務員向供應商催貨，保證經營業務的正常進行。另外還可以通過采購訂單執行情況分析，隨時掌握采購訂單的到貨時間、到貨數量、到貨地點、付款的時間等。此外還可以提前了解供應商的相關證照是否已經快要到期，需要更新或者控制相應的采購業務。此外，還可以根據藥品或原輔料的效期設置提前預警的期限，到期自動以電子郵件、手機短信或系統消息的方式通知相關人員，以便及時采取相應處理措施，盡量避免因效期問題給企業帶來不必要的損失。

4.6 全面的供應商評估體系

通過供應商管理系統，不但可以了解供應商存貨價格、交貨情況、交貨質量等情況，還可以進行綜合分析，判斷供應商對企業的重要性，優先安排采購付款，將有限的資金用到刀刃上，幫助企業選擇價格最優、質量最好、供貨及時的優質供應商。

4.7 可追溯的庫存業務引入條形碼技術

提供批次和貨位管理，可以按批號追蹤到材料的發貨員、交接人、存放貨位、配送人員等業務細節。一旦出現問題，就能快速追溯到是哪個具體環節和具體人員出現問題，避免相互推諉。

4.8 靈活的盤點方式

可以選擇按照倉庫、批次、產品大類盤點。對于有效期的物料可以選擇對應的有效期限、臨近天數、失效天數信息，可以選擇按照盤點周期進行盤點，對于賬面為零的產品可選擇是否盤點。對于部分存在自然損耗的存貨，可以根據直觀的反映合理損耗率和實際損耗率，從而區分不同情況進行賬務處理。

4.9 靈活的取價方式

可以設置自動帶入單價的單據，設置入庫單成本來源、出庫單成本來源，在填制出入庫單時系統可自動帶入單價。系統支持按最新成本、參考成本、計劃單價、按計價方式取單價等四種方式取價。

4.10 方便的庫存展望

利用庫存展望可以提前針對各種存貨的庫存情況，進行相應的安排。提供展望日的存貨的預計庫存情況，以便提前了解今后某一時點的結存，此期段內的預計入庫、預計出庫情況。

4.11 保障了科室核算實施

實施科室核算制度后，各科室在物資部門領用的物品全部計入科室成本，由此提高各科室的積極性，杜絕物資浪費，增收節支。同時，網絡可以隨時查詢科室領用物品數據，便于相互監督，從而極大地提高了各科室的成本意識、節約意識。

[1] 李會元.淺談醫院物資管理與醫院現代化建設[J].醫療裝備,2007(1):21-22.

Discussion on material management and its informatization in modern hospital

WAN Yu, XU Huijuan

Chinese Hospitals.-2012,16(2)：67-68

material management, stock management, information construction

The environment and objective of hospital material management is introduced. By strengthening material management, improving material and facility management, integrating hospital business process, establishing scientific, regular and appropriate management process and by methods of informatization, hospital operation management can be improved.

王瑜：中國中醫科學院西苑醫院財務處副處長，高級會計師。

E-mail：wangyu796@163.com

2011-11-16](責任編輯 張曉輝)