淺談通過采購信息化提升采購管理水平的必要性

[摘 要]筆者根據(jù)采購工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了采購過程中容易出現(xiàn)的問題，提出了采購信息化的必要性。進(jìn)而明確了采購信息化需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。最后，論述了采購信息化的實(shí)施過程。

[關(guān)鍵詞]采購 信息化 步驟

2008年以來，全國煙草行業(yè)全面開展了整頓規(guī)范工作，重點(diǎn)對工程投資、物資采購、宣傳促銷三項(xiàng)進(jìn)行了檢查（簡稱“三項(xiàng)檢查”）。在“三項(xiàng)檢查”工作中，發(fā)現(xiàn)了一些有共性不規(guī)范現(xiàn)象和問題。

針對這些具體問題，可以通過信息化的手段，來提升采購管理水平。

一、當(dāng)前采購存在的主要問題

1.由于所有相關(guān)采購規(guī)定都是書面的文件，導(dǎo)致在采購具體實(shí)施過程中，流程不明確，采購人員有意無意的規(guī)避一些必要的監(jiān)管。出現(xiàn)采購方式的選擇不科學(xué)，采購執(zhí)行和審批的職責(zé)、權(quán)限界定不清楚，沒有實(shí)行集體決策，無法保證法規(guī)和監(jiān)督部門全程監(jiān)管等現(xiàn)象。

2.采購過程不公開透明。招標(biāo)公告不完全，信息披露不充分。公開范圍小，參與供應(yīng)商數(shù)量少，資質(zhì)低，無法保證有效競爭，影響采購的質(zhì)量。

3.采購效率低下。按照傳統(tǒng)采購流程，逐級傳遞、研究、審批，經(jīng)常導(dǎo)致在某個環(huán)節(jié)停滯，嚴(yán)重影響采購的效率，無法按時完成采購，影響正常工作。或者，臨時采取其他措施，規(guī)避了很多必不可少的環(huán)節(jié)。

4.文件痕跡化管理不到位。采購中各個階段按照規(guī)定必須保存的文檔，經(jīng)常由于執(zhí)行人為了追求效率而忽略，造成無法追溯考證，出現(xiàn)責(zé)任無法追究。合同管理的過程中，缺少法規(guī)部門參與審核，合同約定的內(nèi)容過于簡單，給采購單位帶來潛在質(zhì)量缺陷卻無法索賠的風(fēng)險。評標(biāo)過程中，缺少必要的記錄，涂改現(xiàn)象時有發(fā)生。僅僅依靠責(zé)任心，無法保證痕跡化工作到位，很多環(huán)節(jié)存在管理漏洞，有發(fā)生作弊和腐敗的可能。

5.采購專業(yè)化程度不高，各部門多頭采購。由于很多負(fù)責(zé)采購的人員不是專職，還有其他工作，對于國家有關(guān)采購管理的法規(guī)和本單位的采購制度缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和了解，缺少采購有關(guān)詢價、談判等各種技能，在面對大型的、復(fù)雜的采購項(xiàng)目時候，往往由于經(jīng)驗(yàn)不足，無法保障采購質(zhì)量，比如出現(xiàn)供應(yīng)商資質(zhì)不合格，故意更換投標(biāo)主體，發(fā)票名稱與合同單位不符等低級錯誤。

二、采購管理信息化的目標(biāo)

針對以上問題，可以通過采購過程信息化，來有效避免以上問題發(fā)生，達(dá)到以下目的。

1.通過采購信息化管理，采購過程更加規(guī)范。預(yù)算可以得到有效控制，超出預(yù)算則無法進(jìn)行采購；通過合理設(shè)置權(quán)限，避免出現(xiàn)越權(quán)采購，違規(guī)采購現(xiàn)象的發(fā)生；系統(tǒng)可以根據(jù)設(shè)定的金額等條件，自動選擇采購方式，避免人為隨意簡化采購程序的現(xiàn)象。

2.由于信息化的公開性，可以擴(kuò)大采購的招標(biāo)范圍，增加采購的競爭力度，從而提高招標(biāo)質(zhì)量；采購所要披露的信息包括政策法規(guī)、制度規(guī)定、招標(biāo)信息、詢價采購信息、中標(biāo)信息、專家?guī)斓葍?nèi)容，參與采購各方通過網(wǎng)絡(luò)信息共享可以適時地獲取所需信息，增加采購?fù)该鞫龋豢梢栽谛畔⑾到y(tǒng)中使用數(shù)據(jù)管理技術(shù)，積累采購歷史數(shù)據(jù)，對投標(biāo)商建立質(zhì)量信用跟蹤評估體系等，為以后的招投標(biāo)工作做出有效的參考。

3.采購工作信息化之后，可以實(shí)現(xiàn)支付結(jié)算網(wǎng)絡(luò)化，管理、監(jiān)督信息化。隨著網(wǎng)上銀行的發(fā)展，采購單位、用戶、供應(yīng)商之間結(jié)算也可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化；在信息系統(tǒng)中使用數(shù)據(jù)采掘、決策支持等技術(shù)，歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的處理，使采購工作的管理實(shí)現(xiàn)信息化、智能化；由于網(wǎng)絡(luò)的開放性、共享性，采購監(jiān)管部門可以全程跟蹤網(wǎng)上采購的全過程，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上監(jiān)管，上級部門和其他相關(guān)部門也可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上監(jiān)督。

4.采購工作信息化，可以有效地提高工作效率，節(jié)約采購成本。采購工作網(wǎng)絡(luò)化以后，縮短了采購各方的時空距離，從而縮短了采購周期。除了必要的內(nèi)部牽制，采購部門可以保持最低的工作人員人數(shù)，降低了人工成本。由于職責(zé)明確，辦公時限明確，項(xiàng)目一旦啟動，沒有特殊原因，無法推脫責(zé)任，可以顯著提高辦公效率。

三、采購信息化的主要內(nèi)容和實(shí)施步驟

1.提高采購信息化工作的認(rèn)識。通過采購信息化，將使采購過程達(dá)到科學(xué)、公開、透明、高效的目的。在企業(yè)原有信息化的基礎(chǔ)上，僅僅通過在軟硬件方面的適當(dāng)投入，就可以有效避免前述所出現(xiàn)的問題，無疑是一項(xiàng)很好的通過技術(shù)進(jìn)步促進(jìn)管理進(jìn)步的創(chuàng)新項(xiàng)目。

2.加強(qiáng)對采購單位資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)的研究，編制出有效的采購預(yù)算。針對項(xiàng)目性采購難以論證的難點(diǎn)，應(yīng)逐漸從程序性論證向?qū)嵸|(zhì)性論證轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)預(yù)算的科學(xué)性，減少決策失誤。避免出現(xiàn)程序合理，但是資金效率很低情況的發(fā)生。

3.通過流程梳理再造，加強(qiáng)完善制度建設(shè)。應(yīng)對原有一系列關(guān)于采購管理的文件進(jìn)行梳理，確定科學(xué)、合理、高效的采購流程，然后按照有關(guān)規(guī)定，設(shè)置相應(yīng)人員的管理權(quán)限。系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購各個環(huán)節(jié)，包括預(yù)算管理、計(jì)劃管理、合同管理、專家?guī)旃芾怼⒋頇C(jī)構(gòu)管理、供應(yīng)商管理、報(bào)表管理、信息綜合查詢等子系統(tǒng)。

4.外部網(wǎng)站建設(shè)。除了具有信息發(fā)布和信息采集功能外，還能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上采購、網(wǎng)上支付、安全認(rèn)證等功能。確保實(shí)現(xiàn)制度公開、信息公開基礎(chǔ)上，把采購網(wǎng)站建設(shè)成為政務(wù)公開和采購信息公開的窗口、在線監(jiān)管和網(wǎng)上辦事的平臺、服務(wù)采購單位和供應(yīng)商的橋梁、上下部門之間聯(lián)系和開展工作的紐帶。

5.內(nèi)部數(shù)據(jù)庫建設(shè)。應(yīng)包括規(guī)章制度庫、供應(yīng)商庫、采購部門庫、采購商品庫、專家?guī)臁?biāo)書模板庫。將原有紙面的檔案信息，全部數(shù)字化，信息化，支持隨時的進(jìn)行檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。

6.加強(qiáng)信息安全。堅(jiān)持“兩手抓”原則，即一手抓技術(shù)，一手抓管理。技術(shù)重創(chuàng)新，管理重實(shí)效。利用先進(jìn)技術(shù)和專業(yè)設(shè)備構(gòu)筑安全防御體系，構(gòu)成可信應(yīng)用環(huán)境，保證數(shù)據(jù)信息和物理設(shè)備的安全性。

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