檔案服務機制創新

［摘 要］ 檔案管理是學校管理工作中不可或缺的部分，是客觀真實地反映學校日常工作的最原始的資料。作為中學的檔案工作者，我們既要做好檔案的收集、整理與歸檔工作，又要及時更新服務理念，不斷創新服務方式，進一步提高中學檔案信息的服務質量。

［關鍵詞］ 檔案管理；服務；觀念；中學

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 03. 024

［中圖分類號］ G271 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）03- 0047- 02

學校檔案是客觀真實地反映學校日常工作的最原始資料，是對學校以往工作的有力見證，是反映學校歷史發展的真實資料。檔案管理是學校管理工作中不可或缺的部分，是衡量學校管理水平高低的重要指標之一。積極高效地開展檔案工作，創新檔案服務機制，無論在學校教育工作經驗的探索與總結方面，還是在保障學校教研和管理以及維護教職工合法權益，擴大學校影響力，促進學校發展，推進學校社會精神文明建設等方面都具有不容忽視的作用。

1 創新中學檔案服務機制的現實意義

學校檔案是學校在教學活動與教務工作中所產生的真實記錄。同時，學校檔案也是衡量一所學校教育工作開展狀況的重要尺度。中學檔案服務機制的創新不但要考慮現代信息技術在檔案管理中的應用，還必須考慮廣大教職工和學生對檔案信息資源需求的變化。實現中學檔案服務機制的創新，有利于進一步提高校的教學質量和教職工的工作效率，進一步提高學校整體管理水平。

因此，中學檔案服務機制的創新，實際上就是對學校各個時期的教學管理工作、各教學管理崗位職責進行有效的規范與服務創新，這是有效保障中學開展教育管理工作的重要前提。檔案服務機制創新的整體目標應該是在充分認識中學檔案館館藏結構的基礎上，進一步擴大對信息技術的應用，進而優化中學檔案管理機制，最終形成檔案服務機制的創新，并與學校的教育科研改革和學校的跨越式發展形成良性循環關系。

2 中學檔案管理工作存在的問題

（1）服務意識與管理觀念落后。由于檔案管理工作還包括許多的分析、調研工作，決不僅僅是整理與搜集資料的工作，如果仍從過去的以文獻資料為核心的模式出發看待中學檔案管理工作，則不能給予檔案管理工作以適當的地位與有效的支持。因此，服務意識與管理觀念落后仍是影響中學檔案館發展的最大障礙。

（2）技術發展應用的局限性。信息技術的應用與推廣是一個不斷發展的過程。目前的大多數中學檔案館在信息技術應用上依然存在一定的缺陷。例如，計算機及其配件比較混雜，升級換代頻繁或根本不升級，通信線路傳輸速率非常低；由于學校領導的不重視或學校資金的限制，缺乏利用現代信息技術的能力，導致檔案管理系統缺乏標準化，這些都給中學檔案管理員的工作帶來很多的困難。

3 創新中學檔案服務機制的方法與途徑

3.1 檔案管理員觀念的創新

觀念創新是檔案管理工作的必然要求。觀念創新的思想將始終貫穿于管理創新的全過程，觀念創新是提高學校檔案管理水平的必要前提。

因此，檔案管理員首先要解放思想，更新認識，樹立檔案管理創新的觀念。要以“以人為本，服務至上”的服務理念為工作宗旨，以創新服務理念和行為進一步加強中學的檔案管理，把知識和創新作為檔案工作重要的管理目標，使學校檔案管理逐漸向知識化、信息化、高效化轉變，開辟中學檔案管理服務機制的創新途徑。

3.2 使用現代化的檔案管理手段

檔案管理的一個重要目標就是要使檔案為固定的群體所用，檔案管理服務機制的特點也就突出地表現在檔案利用這一關鍵環節上。目前，中學檔案管理適逢現代信息技術的廣泛推廣與應用，所以在檔案管理的手段上也應當多使用現代化的檔案管理手段，在服務社會方面應注重實效。

因此，作為中學檔案管理員，我們應當使用現代化的檔案管理手段，實現計算機管理檔案。例如，要在計算機檢索工具上多下功夫，多運用一些標準統一、高質量、易操作、全方位的計算機檢索途徑，取代手工檢索，為學校的檔案管理實現信息資源共享奠定基礎，進而有效地提高學校檔案管理工作的標準化與信息化程度。

3.3 加大為教學科研服務的力度

檔案信息的共享性為學校實現教、研信息資源的共享搭建了平臺。尤其是在信息社會的背景下，借助計算機多媒體信息技術，對學校的教研檔案信息進行深層次開發，將檔案原件中的信息資源轉換成新的載體形式，這會進一步擴大學校教研檔案信息的共享性，使廣大教職工和學生可以在不同地點、不同條件下共享學校檔案信息，從而極大地提高教學檔案信息的服務功能。

3.4 強化檔案工作的條件保障

對照《中學檔案管理辦法》，認真開展調究工作，采取有效的措施把檔案工作納入到學校的整體管理規劃中。在此基礎上，建立檔案工作管理體制和相關管理部門，建立健全符合《學校檔案工作條例》要求的管理制度。以便能全方位、多角度地利用好學校檔案資源，為學校檔案管理工作奠定堅實的基礎，促進學校檔案服務功能的強化。

3.5 實現檔案服務信息網絡化

中學檔案館可以發揮學校局域網的優勢，建立自己的網站，實現檔案信息網絡化服務，這是實現中學檔案服務創新發展的有效途徑。首先，在全校范圍內實行檔案數據庫標準化和統一化，可以指定專業技術較好的老師負責，建立一個功能齊全的檔案信息數據庫；其次，在建立校園局域網檔案網站的基礎上，還應進一步豐富門戶網站的信息資源。既要建立自己的網站，提供檔案信息服務，又要注意保障學校檔案在網上的安全。

4 結 語

學校檔案管理工作與其他工作相比，是一種比較辛苦和枯燥的專業工作。中學檔案工作服務機制的創新，是信息化時代對學校檔案管理工作提出的必然要求。作為中學的檔案工作者，我們既要做好檔案的收集、整理與歸檔工作，又要及時更新服務理念、不斷創新服務方式，對現代信息技術進行有效應用，進一步提高中學檔案信息的服務質量。