基層醫院檔案管理存在的問題及對策探討

［摘 要］ 檔案管理工作作為當前醫院管理工作的重要組成部分，在市場經濟飛速發展的現代社會，有其獨特而重要的作用。本文總結了目前基層醫院檔案管理中存在的諸多問題，并提出了具有創新性的解決方案和思路，對于醫院檔案管理和內涵建設具有現實的指導意義。

［關鍵詞］ 基層醫院；檔案管理；存在問題；對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 03. 022

［中圖分類號］ G271；R197.32 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）03- 0044- 02

醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。筆者所在醫院是一所?？迫裔t院，隨著醫院的發展，形成的檔案門類、數量在不斷增加，檔案利用率也在不斷提高。如何加強對醫院檔案的科學化、規范化管理，以適應醫療衛生事業發展的需要尤為關健。因為醫院檔案是醫院管理的基礎條件，是醫院文化建設的生動教材。準確把握新時期醫院發展的特點，適時調整加強醫院檔案管理，是醫院檔案現代化管理的根本任務。因此，醫院檔案管理是醫院科學管理中的重要一環，是必須重視的基礎性工作。當前，醫療衛生改革日益深化，醫院管理工作面臨新的機遇和挑戰，新形勢下的醫院檔案管理工作如何發展才能更好地為醫療服務，是當前亟待解決的問題。

１ 現行醫院檔案管理中存在的問題

隨著現代信息管理技術的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越為人們所重視，盡管如此，作為醫院管理的一個重要組成部分，醫院檔案工作仍無法與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應，主要表現在以下幾個方面：

（1）檔案意識不強，檔案利用率不高。在具體工作中，不少同志，甚至領導干部，對檔案重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，檔案利用率相對不高。

（2）管理制度不健全，檔案收集效率不高。目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員崗位職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理制度。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，一些工作人員為圖方便，將檔案材料隨意丟放或存放在自己的辦公桌里，導致部分檔案資料丟失或損壞。造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，破壞了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，無法適應醫院新時期發展的需要，不利于科學管理。

（3）檔案管理人員兼職多、素質參差不齊。目前從事醫院檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，檔案專業出身的人員較少甚至根本沒有，且多為兼職、流動性大，缺乏專業的檔案管理知識，業務水平不高，平時很少組織有關人員學習相關的檔案法規，缺少檔案管理的相關知識培訓，思想觀念和管理水平相對滯后，與時代發展的要求相差懸殊，難以適應新形勢下的檔案事業發展。

（4）重保管輕利用，檔案開發利用率低。由于受檔案系統長期形成的封閉或半封閉環境的影響，許多檔案工作者仍然存在 “重管輕用”的觀念，重視檔案的收集與管理，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設備、技術條件落后，也造成了醫院檔案開發利用工作停滯不前。

（5）硬件投入不足，存檔條件差。有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后。雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中被廣泛運用，但運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索方式，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發。

２ 改善醫院檔案管理的對策

（1）加強組織領導，增強檔案意識。建立檔案管理領導小組和檔案管理網絡，實行專人負責和兼職管理相結合的原則。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是實現檔案科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展規劃，作為醫院管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展； 要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

（2）健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據 《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，并結合醫院自身特點，規范病案記錄、護理記錄以及檢驗、檢查報告等，建立各類臺賬制度，使檔案工作每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

（3）加強檔案的硬件建設。增加資金投入，更新檔案管理硬件設備，根據醫院的具體情況，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架。設置防火、防盜的自動監控系統。逐步配備照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統，并采用檔案管理專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，實現檔案資源的合理配置和利用。以改變傳統手工操作信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。將檔案目錄和部分內容納入醫院ＯＡ系統，加強資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫院各項事業的全面發展。

（4）加強培訓提高檔案管理人員素質。檔案管理人員要有良好的素質和敬業精神，掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。提高檔案管理人員的素質必須提高檔案管理人員的專業技術水平，醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到合理回報。定期組織檔案人員專業知識培訓，參加地方檔案行政管理部門舉辦的檔案業務知識培訓班和學術交流活動，還可以走出去，參觀考察一些在檔案管理方面做得較好的兄弟醫院，借鑒他們好的做法和經驗，取長補短。作為檔案管理人員平時要多閱讀檔案類雜志和書籍，深入開發檔案信息，以高度的責任感研究醫院檔案利用的特點，從而提高工作效率，最大限度發揮檔案的價值，為醫院發展做出更大的貢獻。

（5）強化檔案交接工作，明確檔案人員責任，維護檔案安全完整。檔案的齊全程度直接影響檔案利用效果。檔案交接是醫院檔案管理的重要環節，應引起醫院領導的重視，納入醫院的議事日程和規章制度中。由于醫院檔案內容繁多復雜，部門多又分散，檔案的專業性、技術性強，因此，必須建立健全完善的檔案交接制度，完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找。檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交工作。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續齊全，并要在交接單上注明交接時間、地點以及監交人、移交人和接收人的姓名等。移交清單一式三份，移交人、接收人、單位各執一份。檔案管理人員要對保管的檔案定期清理，對借出的檔案及時催還，一時歸還不了的要注明原因，對未整理的零散文件材料要分類存放，清理排序，從而保證檔案管理工作正常有序開展。

3 更新觀念，提高醫院檔案開發利用率

檔案管理不能只停留在整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的指導思想，重視研究如何提高檔案為醫院建設與發展服務，要從被動坐等上門的服務方式，逐步走向主動開發檔案信息資源。如醫院檔案管理人員要利用各種載體檔案，編寫內容豐富、形式多樣的材料，為醫院的文化建設提供素材。通過統計、分析、總結等方法編寫資料給醫院有關領導和有關部門，為醫院整體發展提供借鑒和參考。總之，檔案管理工作是醫院各項工作的橋梁和紐帶，是醫院經營管理的重要環節，只有不斷用新的理念、新的方法去強化檔案管理，才能提高醫院檔案的有效利用率，才能更好地為社會、為病人服務。