新時(shí)期高校檔案館功能建設(shè)思考

［摘 要］ 信息技術(shù)迅猛發(fā)展所帶來(lái)的新技術(shù)、新方法、新理念在高校檔案工作中得到應(yīng)用，高校檔案館功能得到了新的發(fā)展趨勢(shì)。本文闡述了新時(shí)期高校檔案工作的特點(diǎn)，并對(duì)其功能的發(fā)展趨勢(shì)做了理性的分析，提出了高校檔案館實(shí)現(xiàn)功能強(qiáng)化與拓展的途徑和方法。

［關(guān)鍵詞］ 高校；檔案館；功能；變革

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 03. 023

［中圖分類號(hào)］ G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）03- 0045- 03

當(dāng)今以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，并日益改變著人們的價(jià)值觀和思維方式，這種深入影響在對(duì)高校檔案工作提出新要求的同時(shí)，也為高校檔案館的發(fā)展提供了條件。在新技術(shù)、新方法、新理念的應(yīng)用與影響下，傳統(tǒng)檔案館的功能不斷擴(kuò)展和深化，高校檔案館在信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)下，如何強(qiáng)化和擴(kuò)展功能，滿足利用者不斷增長(zhǎng)的信息需求成為重要任務(wù)。

1 新時(shí)期高校檔案工作的特點(diǎn)

數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，尤其是隨著信息化在當(dāng)前社會(huì)所發(fā)揮的作用越來(lái)越大、越來(lái)越明顯，各個(gè)國(guó)家都將信息化建設(shè)放在國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略的高度予以重視。在這樣的背景下，檔案作為一種信息資源也是信息化建設(shè)不可缺少的部分。國(guó)家檔案局下發(fā)了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，吹響了檔案信息化建設(shè)的號(hào)角，檔案工作信息化作為國(guó)家信息化建設(shè)的一個(gè)組成部分，加快檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措和新要求，是推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。

首先，以檔案實(shí)體為核心的檔案工作向以檔案信息為核心轉(zhuǎn)變，數(shù)字化建設(shè)與管理被提上日程。這一過(guò)程是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，要求檔案部門(mén)不斷采用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理和服務(wù)的現(xiàn)代化水平。其次，不受時(shí)間、空間限制利用檔案信息成為可能，將促進(jìn)檔案信息資源利用效率的最大化。再次，高校檔案館的公共性、社會(huì)性將得到進(jìn)一步體現(xiàn)，原本以檔案實(shí)體為核心的管理和服務(wù)方式僅能實(shí)現(xiàn)有限范圍的文化傳播、社會(huì)教育等功能，而數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化徹底改變了這種物理傳播途徑，使高校檔案的價(jià)值最大化得以實(shí)現(xiàn)。

2 新時(shí)期高校檔案館功能的發(fā)展

高校檔案館功能發(fā)展的條件已經(jīng)滿足。高校檔案館功能的發(fā)展與擴(kuò)展實(shí)現(xiàn)，當(dāng)然與現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案工作密不可分，隨著信息技術(shù)的不斷成熟和高校信息化建設(shè)的發(fā)展，高校檔案館適應(yīng)信息化要求的功能建設(shè)和發(fā)展的條件日益具備，一方面，高校檔案館自身的現(xiàn)代化管理硬件條件不斷提升能夠支持發(fā)展需要；另一方面，高校校園網(wǎng)、信息系統(tǒng)平臺(tái)已經(jīng)逐漸完善，將高校檔案信息系統(tǒng)與其融合，實(shí)現(xiàn)軟件數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案館信息與電子文件中心的功能。另外在人力資源與物資資源的投入方面爭(zhēng)取學(xué)校支持，適應(yīng)高校改革發(fā)展要求進(jìn)行檔案工作改革，實(shí)施人才戰(zhàn)略，儲(chǔ)備人力資源，培養(yǎng)和培訓(xùn)專業(yè)人員，適應(yīng)信息化時(shí)代檔案資源開(kāi)發(fā)和數(shù)字化技術(shù)的要求。

（1）與數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化相適應(yīng)的是高校檔案館的傳統(tǒng)功能將向縱深發(fā)展。高校檔案收集范圍將擴(kuò)大，檔案存儲(chǔ)的載體發(fā)生變化，紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面被光盤(pán)、縮微膠片、多媒體等載體打破，名人檔案、捐贈(zèng)檔案等成為高校檔案的收集對(duì)象，館藏日益豐富。高校檔案管理方法得到改善，管理功能逐漸完善，開(kāi)展數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化能夠緩解庫(kù)房空間的限制，將檔案實(shí)體和電子檔案加以區(qū)分，實(shí)現(xiàn)智能化控制。檔案的服務(wù)功能得到加強(qiáng)和拓展，能夠改變被動(dòng)服務(wù)的局面，以網(wǎng)頁(yè)、網(wǎng)站等方式實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳播，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，打破空間、時(shí)間限制。深化了教育作用，館藏資源的擴(kuò)大以及互聯(lián)網(wǎng)的利用，使高校檔案館開(kāi)發(fā)利用檔案資源宣揚(yáng)文明、倡導(dǎo)文化、引導(dǎo)思想的教育作用得以向社會(huì)擴(kuò)展。

（2）新時(shí)期高校檔案館的社會(huì)化發(fā)展。我國(guó)高校目前處于社會(huì)化改革過(guò)程中，高校的人才培養(yǎng)與科研創(chuàng)新最終都將在社會(huì)中得到檢驗(yàn)，這一過(guò)程使高校在教育理念上有了產(chǎn)業(yè)、競(jìng)爭(zhēng)、市場(chǎng)的概念。高校檔案館作為高校保存大量有關(guān)人才與科研檔案信息的部門(mén)，能夠?yàn)樯鐣?huì)中的企業(yè)單位提供服務(wù)。高校檔案館的社會(huì)化適應(yīng)了高校改革的社會(huì)發(fā)展方向，同時(shí)也是對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展重視人才和科技的回應(yīng)，而高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等一系列舉措，在高校檔案信息網(wǎng)上傳播相關(guān)信息，為人才交流與科技發(fā)明投入市場(chǎng)提供了平臺(tái)。另外，由于高校檔案的文化、教育、知識(shí)作用，能夠?qū)ι鐣?huì)上尤其是青年學(xué)生的消費(fèi)文化、娛樂(lè)化觀念起到抵制作用，對(duì)樹(shù)立健康向上的校園文化起到積極作用。

（3）新時(shí)期高校檔案館的數(shù)字化發(fā)展。多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息通訊技術(shù)的快速發(fā)展使高校數(shù)字檔案館這種虛擬檔案管理主體得到重視和認(rèn)可，學(xué)界對(duì)此的關(guān)注研究正在持續(xù)，目前南京大學(xué)、上海交通大學(xué)等高校已經(jīng)在開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐，并取得了一定的成績(jī)。高校數(shù)字檔案館的建設(shè)是與數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化分不開(kāi)的，為整合電子檔案信息資源，需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支持、基礎(chǔ)設(shè)施、軟件配置等方面的投入。當(dāng)然不能只認(rèn)為是增加數(shù)字化設(shè)備、軟件開(kāi)發(fā)應(yīng)用，而首先要重在管理理念和系統(tǒng)設(shè)計(jì)上的創(chuàng)新。這就需要把高校檔案數(shù)字化與學(xué)校的校園網(wǎng)、教學(xué)科研系統(tǒng)融合，在平臺(tái)設(shè)計(jì)優(yōu)化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案館業(yè)務(wù)處理與服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化。這將使高校檔案館的文件管理中心功能、檔案信息管理中心功能、檔案信息傳輸中心功能得以體現(xiàn)，雖然文件管理中心這種在文件形成部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間的中間機(jī)構(gòu)在我國(guó)沒(méi)有設(shè)置，但這種功能將隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)發(fā)展而實(shí)現(xiàn)。２００９年１０月，國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)在全國(guó)檔案館工作會(huì)議上提出建設(shè)“檔案安全保管基地、檔案利用中心、愛(ài)國(guó)主義教育基地、政府信息查閱中心、電子文件中心”“五位一體”公共檔案館的新要求，電子文件中心開(kāi)始納入檔案館功能建設(shè)目標(biāo)中。

（4）高校檔案館信息服務(wù)的特色化。信息時(shí)代多元化的價(jià)值觀念使個(gè)人的信息需求呈現(xiàn)多樣化、個(gè)性化的特點(diǎn)， 高校檔案館一方面要利用網(wǎng)絡(luò)調(diào)查不同用戶群的信息需求特點(diǎn)，立足本校特色檔案信息資源，提供個(gè)性化服務(wù)。另一方面，高校與高校之間、高校與科研單位等之間可以加強(qiáng)交流，共享資源、互相彌補(bǔ)，拓展服務(wù)內(nèi)容，擴(kuò)大影響力。

3 新時(shí)期高校檔案館功能發(fā)展與強(qiáng)化的途徑與方法

（1）豐富館藏資源。豐富的館藏資源是提供利用和發(fā)揮功能的基礎(chǔ)，加強(qiáng)館藏建設(shè)、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)在任何時(shí)候都不能放松。必須按照已制定的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)、完整立卷歸檔，各種載體的檔案包括電子檔案等按時(shí)間、按要求接收進(jìn)館；指導(dǎo)、督促立卷部門(mén)及時(shí)保存有價(jià)值的檔案材料，并進(jìn)行保管期限的鑒定，同時(shí)優(yōu)化館藏，對(duì)館藏資源定期進(jìn)行鑒定銷毀。除要保證需要進(jìn)館的檔案及時(shí)完整歸檔外，還要體現(xiàn)出特色，這是形成檔案館特色功能、滿足個(gè)性化需求的基礎(chǔ)，這也是高校檔案館適應(yīng)學(xué)校社會(huì)化定位的要求。

（2）加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)象是以紙質(zhì)檔案為主，在信息化時(shí)代不能符合信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)囊螅仨氈贫〝?shù)字化規(guī)范，將館藏的檔案信息、聲音、視頻信息等有計(jì)劃地進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這項(xiàng)工作并不是一朝一夕就能完成的，需要投入人力物資資源協(xié)同工作才能完成。數(shù)字化工作需要優(yōu)先對(duì)高校檔案館具有珍貴價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化，以保護(hù)檔案原件，同時(shí)要對(duì)利用率和價(jià)值較高的檔案優(yōu)先考慮數(shù)字化，盡早提供利用。另外，優(yōu)先考慮對(duì)已公開(kāi)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，提高資源共享程度，對(duì)密級(jí)檔案逐漸數(shù)字化。當(dāng)前很多高校都在倡導(dǎo)實(shí)施檔案信息化建設(shè)，但很多都各自為戰(zhàn)，這導(dǎo)致數(shù)字化通用格式標(biāo)準(zhǔn)成為需要關(guān)注的問(wèn)題。因此在開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化工作時(shí)，一方面要參照國(guó)家相應(yīng)的規(guī)定、規(guī)范，一方面與省內(nèi)高校同行進(jìn)行交流探討，由省檔案協(xié)會(huì)牽頭，達(dá)成共識(shí)，規(guī)范數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和備份方式，確保數(shù)字化工作規(guī)范開(kāi)展。這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享，從而實(shí)現(xiàn)服務(wù)方法、服務(wù)質(zhì)量方面質(zhì)的飛躍。

（3）現(xiàn)代化服務(wù)手段的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用。信息化發(fā)展趨勢(shì)不僅是技術(shù)的更新，也是觀念的更新，高校檔案館要秉承改革創(chuàng)新、主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。在服務(wù)手段與方式上，要充分利用信息技術(shù)，全面提升高校檔案館信息資源管理水平和服務(wù)質(zhì)量。包括網(wǎng)頁(yè)、網(wǎng)站建設(shè)，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)為提供信息介紹、咨詢以及開(kāi)發(fā)提供平臺(tái)支持，應(yīng)用現(xiàn)代化管理軟件，有能力的高校可根據(jù)本校特點(diǎn)開(kāi)發(fā)軟件，以規(guī)范、實(shí)用、科學(xué)為原則，實(shí)現(xiàn)編目、檢索、保密、管理的智能化、現(xiàn)代化。拓展辦公網(wǎng)自動(dòng)化功能，高校檔案館要積極參與，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，對(duì)各類電子文件按公文程序?qū)嵭衅鸩荨徍恕⒑灠l(fā)一體化， 確保電子文件及時(shí)收集、歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。加強(qiáng)信息化建設(shè)的保障工作，既要更新設(shè)備又要保障設(shè)備的規(guī)范化管理，特別是網(wǎng)絡(luò)安全的實(shí)現(xiàn)。以數(shù)字檔案館建設(shè)為方向，能打破時(shí)空限制提供信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案館知識(shí)、教育、文化功能的社會(huì)化拓展。

（4）加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行社會(huì)需求的調(diào)查、分析，對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì)，對(duì)各種信息進(jìn)行整理、分析、加工，進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，形成專題式的特色編研資料，這一資源整合開(kāi)發(fā)過(guò)程，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的潛在價(jià)值。目前各高校雖然已經(jīng)意識(shí)到檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重要性，但是對(duì)利用需求、分析、策劃還處于初級(jí)階段，不同利用者的信息需求還不能有效滿足。鑒于此，各高校在信息化技術(shù)發(fā)展條件下，可以進(jìn)行強(qiáng)強(qiáng)合作，實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，形成跨越空間地域的開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程查詢、異地利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源中心的公共服務(wù)功能。

（5）構(gòu)建新型人才隊(duì)伍。在信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案專家已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理和服務(wù)方式，為實(shí)現(xiàn)高校檔案館功能的最大化，必須建立一支具有檔案業(yè)務(wù)水平、信息技術(shù)能力優(yōu)、文化素質(zhì)能力強(qiáng)的人才隊(duì)伍，這樣才能進(jìn)行高校檔案館的信息化發(fā)展的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、執(zhí)行，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的現(xiàn)代化，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案館的層次升級(jí)，向數(shù)字檔案館方向發(fā)展。一方面，要加大培訓(xùn)力度，形成科學(xué)的人才管理規(guī)范，鼓勵(lì)開(kāi)展科研、創(chuàng)新，參加技術(shù)培訓(xùn)，為高校檔案館在服務(wù)教學(xué)、科研工作的作用得到有效發(fā)揮創(chuàng)造條件。另一方面，實(shí)施優(yōu)秀人才引進(jìn)計(jì)劃，根據(jù)需要充實(shí)優(yōu)秀專業(yè)人才，優(yōu)化新型人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。只有這樣，高校檔案館才能有效開(kāi)展信息資源的建設(shè)和開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的應(yīng)用，才能具有強(qiáng)大的動(dòng)力和明確的方向。

4 結(jié) 語(yǔ)

高校檔案館的發(fā)展折射出信息化社會(huì)的影響，其功能開(kāi)始從傳統(tǒng)功能將向社會(huì)化、數(shù)字化、特色化的方向發(fā)展，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校檔案館探索功能實(shí)現(xiàn)的途徑，既是社會(huì)發(fā)展的要求，同時(shí)也是高校樓案館自身發(fā)展的內(nèi)在要求。高校樓案館應(yīng)該響應(yīng)國(guó)家關(guān)于全國(guó)檔案信息化建設(shè)的號(hào)召，適應(yīng)高校教育改革的現(xiàn)實(shí)，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的現(xiàn)代化。

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