高校數字檔案館信息集成與應用研究

［摘 要］ 高校檔案館傳統的檔案服務模式是“我提供什么，用戶接受什么”，而在信息時代，高校檔案館需要構建“用戶需要什么，我提供什么”的個性化服務模式，使檔案館的信息服務從被動型服務向主動型服務轉化。本文旨在按照從實踐中來、上升到理論、再指導實踐的思路，探討信息技術環境下高校數字檔案館信息集成與應用的研究框架、研究路徑，研究方法和應用前景。

［關鍵詞］ 高校數字檔案館；信息集成；一體化整合；個性化服務

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 03. 020

［中圖分類號］ G273；C931.6 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）03- 0040- 03

0 引 言

高校檔案館是高校集中保管和利用檔案的基地，隨著高等教育快速發展，一方面，高校在教學、科研、黨政管理活動中形成了越來越多的有利用價值的檔案；另一方面，高校、政府和社會各界對高校檔案信息質量要求也越來越高。從總體看，高校檔案管理存在重硬件輕軟件、重保管輕利用、重傳統功能輕資源整合、重環境構成輕信息資源挖掘、重物輕人等問題。尤其在檔案資源數字化建設上缺乏統一規劃和標準，各自為政。

有數據表明，信息時代檔案館能充分利用信息管理技術和信息化建設成果，為檔案館信息的個性化服務提供了空前壯大的檔案利用人群，檔案信息服務事業發展前景也不可限量。由于檔案信息的個性化服務在時間、數量、質量等滿足用戶需求的方面可以達到前所未有的深度，因此，個性化服務是信息時代檔案館服務的發展方向，是滿足用戶信息需求的有效手段。這從根本上改變了傳統的檔案服務“我提供什么，用戶接受什么”的傳統方式，而發展到“用戶需要什么，我提供什么”的個性化方式，大大提高了檔案信息服務的主動性，使檔案館的信息服務從被動型服務向主動型服務轉化。通過檔案信息個性化服務，能有效地吸引檔案用戶，增加檔案館的吸引力，從而促進檔案事業的發展。因此，在滿足上述信息化時代對檔案利用需求的同時，要求形成完整的數字檔案資源集成的理論體系（即一體化整合的理論體系），要求形成清晰的應用模式（即個性化服務模式），并指導在該模式下應用軟件系統的開發。本文旨在按照從實踐中來、上升到理論、再指導實踐的思路，探討高校數字檔案館信息集成與應用（以下簡稱信息集成與應用）的研究框架和路徑。

1 國內外數字圖書館信息集成與應用研究述評

從國外情況看，多數國家把重心放在研究如何接收與管理電子文件信息上，主要研究光介質的保存以及如何使檔案數字化，因而，總體上看，國外發達國家在數字檔案館的資源組織上，比較注重電子文件信息的管理，旨在解決當前與未來的數字化信息問題，而并沒有對檔案信息資源組織的信息一體化整合、利用形成較系統的理論體系。

從國內情況看，多數研究者認為數字檔案館的建設歸根結底就是檔案館的信息化，從技術模式的角度去理解數字檔案館，即數字檔案館建設需要的一整套技術框架、管理方法和解決方案。對于如何構建數字檔案館工程的整體框架，提出了數字檔案館是一個高度整合的概念，它應該包括檔案信息的輸入、處理和輸出3個部分的數字化。數字檔案館工程的技術框架還包含標準體系和測評體系建設。實際上，數字檔案館工程與相關項目之間的關系是學習、合作和幫助的關系，檔案是一種原始的信息資源，向利用者提供個性化服務是數字檔案館功能的發展趨勢，數字檔案館工程不是完全脫離社會和法律環境的純粹的技術體系。

在應用方面，個性化服務理念一經提出就大受歡迎。美國康奈爾大學的圖書館在大量調查和研究的基礎上研制成個性化圖書系統，在１９９９年投入使用。我國的圖書情報系統也隨之進行研究開發，出現了若干的Ｍｙ Ｌｉｂｒａｒｙ系統。在全國檔案工作會議上，提出了積極推進檔案信息化建設、檔案館功能建設等方面的工作要求，強調檔案利用服務要向深層次發展，這說明作為保存檔案主要場所的檔案館的個性化服務越來越受到重視。

現階段我國對圖書館個性化服務的研究比較多，而對檔案館個性化服務的研究只是處于起步階段，還需要做更深入的理論研究。圖書館和檔案館有許多相似之處，所以未來檔案館個性化服務方面的研究有了借鑒的必要性和可能性。目前，中國檔案學界還沒有專著對檔案館的個性化服務進行研究，只是在檔案管理、檔案利用服務中提到只言片語。國內學者在相關的核心期刊上也發表過有關檔案館、檔案信息和數字檔案館個性化服務方面的文章，但沒有關于個性化服務的理論體系和清晰的應用模式。

信息時代的檔案館既包括紙質檔案館，也包括數字檔案館，兩種類型檔案館在信息時代是共存的，誰也無法取代誰。在理論方面，檔案館的個性化服務研究還比較少；在實際工作中，由于理論發展不充分，許多實踐工作只能靠摸索，還沒有完全擺脫傳統檔案館服務的模式。所以檔案館開展個性化服務還需進行深入的研究。

綜上所述，開展個性化服務是檔案館信息服務向深層次發展的一種趨勢，也是檔案館創新服務的有效途徑和值得研究探索的課題。因此，立足高校檔案館實際開展研究，進行檔案信息資源集成（一體化整合）和應用（個性化服務）模式的構建，注重整理、分析用戶的個性化需求，并上升到理論高度探討檔案館資源的集成，最終借助于信息技術將其理論用于指導應用模式的實踐之中，這對于推進檔案管理的科學化、規范化和標準化建設，對于檔案館工作如何為科學發展觀服務以及高校檔案館自身的科學發展都具有深遠的理論意義和重大的現實意義。

2 信息集成與應用之間的關系辨析

高校數字檔案館是建立在信息技術普遍應用的基礎上，在一體化整合的集成管理與服務思想的指導下，對高校檔案館資源應用數字化技術進行鑒定、轉換、收集和存儲，以分類保管、檢索利用和統計反饋等一體化整合處理為核心，應用網絡技術進行信息查詢和傳遞，對高校所有檔案資源有效地組織管理并高效率地提供個性化服務，實現資源共享的分布式數字信息系統。

上述定義客觀地描述了高校數字檔案館所基于的技術環境、構建的指導思想、采用的技術手段、處理的核心難題、傳播的方式方法和最終的構建目標。其中，信息集成與應用是關鍵，有必要理順二者之間的關系，以便對高校數字檔案館的構建奠定堅實的理論基礎。

信息集成與應用是信息技術發展的產物。集成（Ｉｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ）一詞有一體化、整合的含義。集成的思想自古有之，隨著信息技術的發展和普遍應用，集成概念首先在計算機技術領域被使用和解釋。隨著集成在計算機領域的廣泛應用，集成內涵被豐富化和深化，并作為一種哲學思想和管理理念被應用到各個學科領域。信息集成是指以集成思想為指導，將集成的基本理論和方法創造性地運用到信息管理實踐的過程或狀態，以信息集成的方法和手段達到應用的目標。

總的來說，集成是一種創新理念，是一個動態的過程和方法，是一種優化的結果。所謂的創新理念，在于集成的系統性、整體性、有機性、創造性、優化性和共享性的思想精髓，此理念用于指導各領域的實踐，必然激發事物質的飛躍和價值的最大化實現。所謂的動態的過程和方法，是指相關的各要素不斷地主動優化，選擇搭配，相互融合，優勢互補，以最合理的結構進行組合的過程和方法。所謂優化結果，在于集成的目標是構造出功能最強、效果最優的高級系統，即集成體。因此，集成的特點因在于：①創造性的思維和主動的優化行為；②動態的、開放的優勝劣汰和優勢互補；③最優化的整體和系統。

信息集成（一體化整合理論）與應用（個性化服務模式）之間存在著必然的、內在的、緊密的邏輯聯系，并且二者是相輔相成的關系。欲知應如何進行檔案資源的一體化整合，只有對檔案用戶的個性化需求進行準確的細分和定位，即檔案資源一體化整合理論必須遵循檔案用戶的個性化需求（從實踐中來并上升到理論），而檔案資源一體化整合理論將指導個性化服務模式的建立和實現（理論指導實踐），前者既是后者的前提和起因又是后者的目標和結果。只有明確了檔案信息資源一體化整合的原則、策略、理論基礎和模式框架，才能明確個性化服務模式應如何建立，后者依賴于前者的指導。

3 信息集成與應用的研究框架、研究路徑、研究方法和應用前景

3.1 研究框架

（１）針對高校數字檔案館建設中檔案信息資源組織的現實問題進行深入研究，提出高校檔案館信息資源一體化整合的原則、策略與組織方式，形成較系統的檔案信息資源一體化整合、個性化利用的理論體系，為個性化服務實踐提供科學的理論指導。

（2）檔案傳統服務方式、信息的無限性與用戶（符合保密要求并授權）的信息需求的特定性之間的矛盾日益尖銳，因此，依據一體化整合理論，著力于構建信息時代高校檔案館資源的個性化服務模式，包括檔案館藏的優化、檔案用戶的研究、檔案館個性化信息服務的技術支撐以及對檔案館員的素質要求，以滿足不同檔案利用者群體的不同需求，擴展檔案利用服務的范疇，真正實現數字檔案管理功能。

（3）研發“檔案資源個性化服務軟件系統”。

3.２ 研究路徑

根據上述信息集成與應用的關系論述，研究路徑是從實踐中來、上升到理論、指導實踐。具體地說，高校數字檔案館信息集成與應用研究的路徑包括：①對檔案用戶的個性化需求進行準確的細分和定位（從個性化到一體化的過程，從實踐中來）；②提煉、概括檔案信息資源一體化整合的原則與策略，理論基礎與模式框架，檔案信息資源組織的方式、技術問題及其解決方案（從具體到抽象，提煉和概括的過程，上升到理論）；③建立并實現檔案館主動型和用戶驅動型相結合的個性化服務模式及其應用軟件系統（從一體化資源整合理論到個性化用戶服務模式的建立過程，指導實踐）。

3.３ 研究方法

立足高校檔案館實際開展研究，以一家大學檔案館為依托，充分利用已有設施和資料，并采用以下3種方法獲取更深入的研究資料。①案例調查法：有目的、有計劃、有系統地搜集有關研究對象的現實狀況或歷史狀況的材料，借以發現問題、探索規律。在項目進程中，對高校檔案館進行實地考察，通過相關網站，了解高校數字檔案館的建設背景、檔案信息資源的組成、檔案管理系統的基本構成、數據庫建設等具體情況，為提煉檔案資源一體化整合理論奠定基礎。逐步實現館內檔案資源跨類型、跨載體、跨時空的信息檢索與利用模式。②分析歸納法：通過對具有代表性的高校檔案館檔案信息資源建設實踐的分析，并結合國內外相關領域的信息資源組織研究成果，概括、歸納出關于數字檔案館建設中的檔案信息資源一體化整合的原則和策略，并為數字檔案信息資源組織方式及需解決的相關問題提供兼具科學性、系統性和可操作性的理論框架，探索一條適合我國高校數字檔案館建設中檔案信息資源一體化整合發展的科學道路。③統計分析法：主要利用中國期刊網等網絡資源和檔案館資源進行文獻調查；利用統計分析法對影響檔案信息服務的用戶個性化因素進行統計分析；運用比較分析法對檔案館的個性化服務和傳統檔案館信息服務進行分析，找到二者的區別和聯系，使檔案信息資源從形式組織轉向內容組織和知識組織，轉向深層次開發和知識挖掘，從而，建立檔案館主動型和用戶驅動型相結合的個性化服務模式。最終構建的個性化服務模式將完整、系統、準確、快捷地滿足用戶的個性化需求。

此外，還可利用高校之間多部門的人力資源協作，充分把握和分析不同用戶的個性化需求，為制定檔案信息資源建設的一體化策略和理論框架提供基礎資料。利用已有設備資源和前期研究成果包括在用的“高校檔案管理信息系統”，并以此為基礎，建立并實現檔案館主動型和用戶驅動型相結合的個性化服務模式。

3.４ 應用前景

高校數字檔案館信息集成與應用模式是理論與實踐充分結合的產物，具有廣闊的應用前景。根據行業性質和檔案館的綜合程度不同，可在研究進程中，按照“行業垂范、分步實施、提煉成果、穩步推廣”的原則，率先利用階段性成果指導高校檔案館的個性化服務模式的建立，然后，將資源一體化整合理論推廣應用于檔案館系統，建立社會綜合檔案館的個性化服務模式。研究成果的應用范圍非常廣闊，還因為信息集成與應用模式本身的精髓就是從個性化到一體化、從具體到抽象、再從一體化到個性化的思辨過程。由于信息集成的理論框架是通用的，在其指導下建立的個性化服務應用模式是清晰而具有彈性的，因而，研究成果可應用于其他檔案館管理系統。

主要參考文獻

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