關于高等院校教學秘書工作的實踐與思考

摘 要：教學秘書在高校教學管理中起著舉足輕重的作用。本文闡述了教學秘書崗位的重要性，總結了高校教學秘書的崗位定位、工作方法和應具備的素質，分析了目前教學秘書工作中存在的問題，提出如何做好教學秘書工作改進的思考與建議。

關鍵詞：高等院校；教學秘書；教學管理

中圖分類號：G64文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2011）08-0246-01

教學質量是一所高校的生命線，提高教學質量與教學水平是每所高校工作的重點。而教學秘書又是負責全面教學活動的最直接最基層的管理者。教學秘書對保證高等院校教學秩序的正常運行起著至關重要的作用。教學秘書是指在高等院校中協助院系領導具體處理本院系各類教學事務的管理服務人員。教務工作無小事，任何的疏忽都會發展到影響整個學院教學進程的教學事故，它關系著老師和學生的知識傳遞，直接影響到整個教學一線工作的順利運轉。教學秘書工作首先應該定位為服務崗位，即服務于師生、服務于教學。從事教學秘書工作要有“職業精神”原則，工作要力求做精、做細。教學秘書和其他專業一樣，需要專門的技術和崗位認知培訓，不是任命后就自然能干好的。教學秘書同樣需要角色定位和自我觀念更新。只有把學院看成一個大家庭，對每一位師生，每一份工作都飽含著無限感情，才能真正做好教學秘書工作。“服務”要以接待客人的方式進行，不要有伺候人的想法。教學秘書屬于教學管理中的助理、協理，既不能擅權越位又要很能“操心”，起著服務、協調、協助、管理、組織、參謀的作用。教學秘書在教學管理工作中接受教務處、系主任的雙重領導。直接參與教學活動中的組織管理，具體操作教學行政事務。教學秘書的工作方法和業務素質直接影響著系部教學管理工作的質量和效率。

工作方法和工作作風方面：第一，細致、周到的思考習慣，一絲不茍的工作作風，工作日志天天記。第二，辦事守規矩，條理清楚，記憶準確。第三，不擅權越位，忠實、誠實、不喧賓奪主、不推諉、耐心且寬容。第四，精通文秘工作的基本知識，了解與教學相關的部門機構和人員配置。第五，善于學習，具備一定的外語水平和文字能力。第六，掌握現代化辦公手段，熟練使用辦公自動化設備。第七，具有良好的公關、溝通能力，懂得辦公室的社交禮儀要求。素質要求方面：第一，高調做事，低調做人。第二，周全服務，重視細節，平等待人。第三，多學、多看、多做、多想、少說。第四，會辦、會說、會做，在被授權的情況下會管。第五，手勤、眼勤、腿勤，勤請示、勤匯報。第六，營造和諧的辦公環境，建立良好的人際關系。第七，甘當配角，適時回避。第八，主動調節心理、情緒，不哀樂于形色。第九，考慮周密，溝通方法得當。第十，注意個人修養和人格魅力的養成。隨著新時期高校改革的不斷深入，教學秘書工作暴露出一些問題：

（一）對教學秘書工作認識片面，重視度不夠。長期以來，許多人對教學秘書工作缺乏正確的認識和評價，輕視教學秘書在日常管理中所發揮的作用，認識不到教學秘書管理工作的重要性和不可或缺性。有些人甚至認為教務管理是一些簡單的事務性工作，他們的工作無需動腦，只是簡單的、機械性的勞動。因此，在教學秘書人員的配備、業務學習、崗位培訓等方面，重視程度和支持力度遠遠不夠。在干部聘任、職稱評定、工資定級、評獎評優等方面都受到相對不公正的待遇。

（二）教學秘書精神壓力大，隊伍不穩定。教學秘書不僅要處理好常規性的教學事務，還要協調好院系各部門間的突發緊急事件。事情繁雜瑣碎而且責任重大，稍有不慎都有可能發生教學事故，影響教學秩序的順利運行。然而教學秘書的工作職、責擔當又不對等，都是在被授權的情況下進行管理，有責無權。教學秘書平時工作任務重、責任大，付出的勞動得不到尊重和理解，取得的成績得不到認可，從而造成教學秘書承受相當大的精神壓力，出現心理不平衡現象，工作積極性不高，很多人不安心于教學秘書工作崗位，離崗、轉崗，從而造成教學秘書隊伍呈現不穩定狀態。

（三）教學秘書綜合素質較低，缺少進修培訓機會。教學秘書學歷層次普遍較低，大多為本科。所學專業適合教學秘書工作的不多，專業為教育學、教育管理學的極少，秘書專業畢業的也不多。其知識結構很難適應教學管理的需要。教學秘書缺少進修培訓的機會，業務能力普遍較低。長期以來，許多高校對教學秘書重使用，輕培養。教學秘書工作涉及到教學活動的每個方面，終日忙忙碌碌，很少有機會出去參加培訓學習，交流進修的機會很少，導致其接觸不到新的教育管理理念，視野不寬闊，從而阻礙了創新能力和整體素質的提高，以致適應不了新時期高校發展的需要。

（四）教學秘書科研能力薄弱，開拓創新意識欠缺。教學秘書在高校教學管理中發揮紐帶橋梁作用，上聽命于學校教務處和院系領導，下服務于廣大師生，所以常常處于“中間夾層”中，工作缺乏活力，習慣于按領導指示、文件精神辦事，主動參與性和科學預見性差，缺乏主動從事科研工作的意識，不能很好地利用在教學一線取得的第一手教學管理資料進行教學管理理論研究并形成科研成果，為深化教學管理改革出謀劃策。缺乏開拓意識和創新精神，致使教學管理工作很難再攀新高。目前，各高等院校已經意識到這一問題，積極通過各種途徑改進教學秘書工作。首先，在觀念上進行更新，充分重視和支持教學秘書工作。其次，注重提高教學秘書的綜合素質，為教學秘書提供盡可能多的教學管理方面的培訓和外出學習進修的機會，加強教學秘書理論知識的學習和全面素質的提高。再次，鼓勵教學秘書從事科研工作，加強教學秘書的創新意識，使工作能力和水平不斷提高。另外，各高校建立專業的教學管理信息系統，建立教學資料共享和交流平臺，提高教學管理效率和管理水平。此外，學校各級領導主動關心教學秘書的工作、學習和生活，在獎金發放、職務晉升、職稱評定、科學研究、教學管理等問題，建立相應的激勵機制，通過多種渠道解決教學秘書的后果之憂，充分調動其工作積極性和主動性。

總之，教學秘書在維持日常教學活動的正常開展中扮演著重要的角色。高等教育的發展離不開教學秘書的辛勤勞動。這就要求高校各部門及教學管理人員之間協調配合，大力支持教學秘書的工作。同時，高校教學秘書應不斷學習，多學科、多角度、全方位地提高認知能力和管理水平，及時更新專業知識，提高業務素質，更好的為教學服務，為推進我國高等院校教學改革發揮作用。

作者單位：山東外貿職業學院