探討如何有效提高建筑工程檔案的管理

摘 要：建筑工程檔案是以工程項目為單位，在建設以及管理的過程當中形成的各種文字、圖紙等材料，能夠客觀反映工程建設的全過程，是城市建設的依據。工程檔案管理的好壞能夠直接影響到整個工程的質量。本文闡述了建筑工程檔案的特點，目前存在的問題，并且針對這些問題提出了對策。

關鍵詞：建筑工程；檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2011）08-0084-01

建筑工程檔案是具有保存價值的，因為它所反映的是建筑過程當中真實的記錄。它記載了建筑物的建設過程，比如投資計劃、施工、投入使用、維修以及擴建等內容。在對工程質量和工程工期管理的同時，建筑工程檔案管理還能夠影響工程質量，影響經濟效益，所以，做好建筑工程檔案管理很重要。

一、建筑工程檔案的內容和特點

建筑工程檔案的內容有綜合文件，施工資料，竣工圖等等。綜合文件包括：計劃書；建筑工程地質、氣象以及地震等資料；征地以及拆遷安置等文件；項目的設計文件；消防、衛生、環保以及工程質量鑒定的文件；工程結算的文件、相關的照片、錄用和錄像等文件。施工資料包括開工報告、竣工報告、設計的變更以及工程例會的記錄等；施工組織的設計；監理細則；原材料、半成品以及成品的質量證明的文件；混凝土和砂漿的配比報告；工程的驗收記錄；工程質量檢驗的材料；施工技術的相關總結等等。竣工圖主要包括總平面布置的竣工圖；建筑工程和裝飾工程的竣工圖；給水、排水和結構工程的竣工圖；通風、強電弱電以及空調工程等等的竣工圖。

建筑工程檔案的特點有：獨立性、實用性和真實性。獨立性是建筑工程檔案最重要的特點。實用性，指的是通過檔案可以考核工程建設的工作，檢查工程是否符合要求。真實性指的是工程檔案是工程實體的真實寫照，工程檔案材料是與工程建設同步形成的，能夠真實的記錄該工程的施工和竣工的過程，從檔案材料就可以求和工程質量的標準，是進行質量監督的重要依據。

二、建筑工程檔案管理的現狀

忽視了檔案資料的作用，檔案管理部門忽視了檔案資料的宣傳工作，建筑工程出現了質量問題以后，不查詢類似建筑工程的檔案資料，忽視了檔案資料對類似工程的作用。檔案資料不夠完整也是建筑工程檔案管理當中存在的問題，工程項目歸檔比較好的能達到80%的完整度，很多工程在竣工后沒有相關的檔案資料，沒有配套的工程檔案，地下管線以及園林綠化等檔案幾乎沒有。檔案資料缺乏統一的管理，一些單位有檔案室，一些單位不設檔案室，檔案由其它的業務部門來監管，起不到檔案管理的重要作用。檔案管理人員不重視收集施工現場的資料，不認真編制工程檔案，檔案資料的收集不夠規范，不夠真實，不能達到檔案管理工作的效果。缺乏復合型的檔案管理人員，而且基層單位的檔案管理人員的專業素質很差，缺乏檔案管理的業務知識，不能夠很好的適應工作的需要。

三、提高建筑工程檔案管理的對策

（一）重視建筑工程檔案管理的工作

建筑工程當中忽視檔案管理工作很普遍，到工程完工后驗收的時候，才開始整理檔案資料，這給檔案的管理帶來了很大的難度。由于資料整理的比較瑣碎，不能夠產生經濟效益，施工人員的多數精力都在工地，不能夠及時進行資料的整理，如果不認真檢查，到最后就會有大量的資料缺失，所以定期檢查的工作要引起高度重視，如果有必要，可以采取強制的措施，避免大量工作堆積的情況發生。

（二）提高檔案資料的質量

要嚴格把好竣工驗收檔案資料的質量，讓竣工驗收檔案充分發揮作用。工程在驗收的時候，建設單位檔案管理人員要按照建筑工程檔案歸檔的要求，對文件進行全面的審核，發現問題要及時解決，把竣工材料做到真實和完整。認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

（三）加強對建筑工程檔案管理人員的培訓

建筑檔案管理工作的特點隨著建筑業的發展有了新的變化，所以提高檔案管理人員的素質更加重要。檔案管理人員的素質包括服務的意識、質量和水平。工作人員要認清楚檔案管理工作的重要性，努力提高自己的服務水平以及服務質量，運用現代化的設備，服務建筑工程檔案管理工作。工作人員還要更新觀念，認真領會有關法律法規的內容，并且靈活運用到工作當中，要有高度的責任心，嚴格把握建筑工程檔案的質量。

建筑工程檔案管理存在很大的機遇和空間，我們要借鑒國外先進的管理經驗，重視對建筑工程檔案管理人員的培養，讓建筑工程檔案更好的為和諧社會服務。

作者單位:山東省棗莊市城市建設檔案館

作者簡介:劉宗美（1964— ），工作單位:山東省棗莊市城市建設檔案館，研究方向:城建檔案。

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