對新時期醫院檔案發展的幾點建議

作者單位：466000 河南省周口市疾病預防控制中心

通訊作者：康昆展

【關鍵詞】 醫院檔案； 發展； 建議

醫院質量管理是醫院管理的核心，醫院檔案管理在質量管理中起著十分重要的作用，在所有醫院檔案綜合管理中，包括病歷檔案、人事文秘檔案、財務檔案和醫院發展檔案四部分，其質量的好壞是保證醫療質量的關鍵，直接關系到醫院各項事業的發展^［1］。筆者從事檔案管理工作多年，發現醫院檔案管理工作存在著諸多弊端，管理人員數量不足、職業道德素質較低、專業人才隊伍匱乏、專業知識面狹窄、軟硬件建設投入不夠等問題，已嚴重制約檔案事業的順利發展，已成為當前亟待解決的問題。為此提出幾點建議，與讀者同勉和探討，為加強醫院檔案綜合管理事業貢獻力量，現分析報告如下。

1 主要問題與不足

1.1 管理人員數量不足，職業道德素質低下 由于人員的缺乏，管理人員工作量較大，管理人員學歷普遍較低，檔案管理知識儲備不足，計算機知識相對缺乏。檔案人員職業道德素質相對較差，無法適應條件差、待遇低、職稱低的環境中，個人更不愿投入過多的精力顧及病案信息的開發利用和自身素質的提高，不利于檔案管理工作的開展。

1.2 病案管理專業技術人員匱乏 醫院管理人員構成復雜，多數是醫生、護士、技師改行而來，很少有管理的專業人才，其中醫院檔案管理中病案管理人才更少，在美國，2億人口的國家就有病案管理專業學校150余所，其中大部分是培養大學本科生的高級病案管理人才。而我國目前還沒有一所培養病案管理高級人才的大專院校。為了適應醫療事業的迅速發展需要，我國于1985年在北京市崇文區衛生學校開辦了全國第一個病案管理中專班。中等衛生學校雖然開辦了中等層次的病案管理專業教育，培養了一批批病案管理人員，但畢竟滿足不了全國各級醫院對病案管理人才的大量需要^［2］。目前醫院從事病案管理的專業人才，原身是一些檔案管理專業技術人員，病案管理業務技術水平較低，只能從事簡單的收集、整理、錄入、歸檔等工作，這就不同程度影響著管理工作的質量與發展。

1.3 檔案管理人員知識面狹窄 在信息知識爆炸的現代社會，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理，人事文秘、病案管理、財務管理，醫院管理學等方面的知識，還更應該學習外語、計算機、多媒體、網絡等高新技術知識，然后對檔案記錄的資料內容深層加工、分析統計，提煉有價值的信息，才能為領導決策提供重要依據^［3］。

1.4 硬件設施建設不足 《醫院管理學.病案管理分冊》中提供的標準認為病案室需要設立獨立的辦公室，每名從業人員的工作空間至少達到6 m²；病案與庫房的比例為10000份：10～12 m²；100～500床位規模大小的醫院，其病案倉庫面積不得少于150～300 m²，應滿足未來2年承載量要求^［4］。但醫院常以醫療用房緊張為由，檔案庫房不符合檔案保管條件，達不到檔案管理辦公、閱覽、庫房三分開要求。致使檔案用房狹小，多數醫院的檔案庫房是用普通房屋改建后作為檔案庫房的，不符合檔案保管的標準，達不到檔案管理九防要求。部分單位不重視檔案硬件建設，防磁、防蟲、防高溫、防潮、防霉變的設備不完善，檔案管理設備陳舊，嚴重制約了檔案事業的發展。

1.5 醫院檔案管理體系和制度不完善 醫院檔案管理一般都由設在行政辦公室的檔案室來負責，主要都是管理一般的文書檔案和部分實物檔案、音像檔案而已，而那些醫學專業方面的檔案如醫療文書、X線片、病理切片、微生物檢驗報告單等檔案，則分散在各業務部門直接管理，這樣就會形成多部門重復管理檔案的格局。在進行檔案整理和綜合管理之后，雖然建立起檔案管理網絡，并達到一定的規范和水平，但是運行效果還不夠理想，很多工作人員對檔案信息的認識程度還不夠，在收集材料過程中敷衍了事，為方便起見將很多檔案材料留在自己部門保管，缺少一整科學的檔案管理制度和標準。從而使日常很多重要的檔案材料流失。

2 建設建議

2.1 加強職業道德建設，增強愛崗敬業意識 要對檔案人員進行職業道德教育，增強愛崗敬業的意識，提高思想水平，增強歷史使命感和工作責任感。培養檔案人員熱愛檔案管理工作、甘愿獻身檔案事業的決心，只有熱愛這項工作，才能兢兢業業地做好檔案工作；只有熱愛檔案工作，才會甘當人梯，為臨床、科研、教學利用提供優質服務；只有熱愛檔案工作，才能在工作條件差、待遇低、職稱低的環境中，做到守清貧而樂道，淡名利而自強，受困苦而不移志，安心本職，恪盡職守，為檔案事業貢獻力量。

2.2 長遠發展規劃，配備專業技術人才 主管部門應從醫院管理長遠發展出發，配備足夠的檔案管理專業人手。更要配備精通病案管理的專業人員，因為，在醫院檔案管理中病案產生數量占醫院檔案數量的2/3以上甚至還要多，病案管理專業又是一門新興的交叉性、多學性的邊緣學科，涉及面較廣，而且它本身也在不斷地發展之中，病案管理、質量控制、醫學及醫學術語、疾病分類、組織與管理、交流技巧、基礎統計、計算機基礎及數據處理等已成為現代病案管理人員的必修課。病案管理人員不僅具有一定工作能力、一定醫療知識、管理科學知識，還應掌握全面的醫學科學知識、電子計算機知識等。以利于負責病案質量檢查、手術操作分類、指導國際疾病以及病案加工匯編等工作。其次，適當增加病案管理人員的編制，加快病案現代化管理，運用先進技術減少病案貯存空間。再者，提高病案管理人員的整體素質是一項任重道遠的艱巨工作，可以通過一些內部激勵措施的實施，以及組織人員進行定期進修學校等。

2.3 加強軟硬配件建設，提高科技信息服務技術發展 對醫院檔案倉儲普遍存在面積不足、檔案保存不好等問題，應及時提出有效的解決方案。醫院領導層應從醫院管理的整體格局和綜合效益出發，拿出足夠的資金解決用房與設備的建設與添置。隨著網絡技術的普及與管理軟件產業的發展，檔案電子化是檔案管理學的努力方向。當前一些先進的檔案管理技術，如縮微技術、光盤存儲技術，可大大減少檔案的存儲面積；“電子病歷系統”可規范病案制作、增加形象和生動性，提高檔案管理工作水平。

2.4 健全檔案工作標準體系，規范檔案管理 醫院要針對以往檔案散布于各職能部門的現狀，加快檔案標準化管理，使龐雜的原始資料成為主題明確、綱目清晰、層次與序列分明的檔案，確保檔案應建盡建、安全保管，不斷提高建檔、歸檔的規范程度。因此建立科學的檔案管理體系，建立健全檔案管理規章制度，醫院領導帶頭親自抓，制定制度必須落實到位。按照“統一領導、分級管理”的原則，實行各門類檔案集中統一管理，建立綜合檔案室或信息科，建成綜合性檔案資源信息庫，充分提高檔案信息的綜合管理和開發利用能力

2.5 樹立終身學習的理念，加強檔案人員再教育 首先在檔案人員進行職業道德教育，增強愛崗敬業意識的同時，醫院也應該依據檔案管理人員繼續教育的長遠目標，制定醫院檔案管理繼續教育的長期、中期、短期培訓計劃。通過加強對醫院檔案管理人員的繼續教育，找出存在問題的原因進行分析。鼓勵檔案管理人員參加國家權威機構開辦的檔案管理專業、醫學信息管理專業、計算機專業、臨床專業的函授、夜大與自修方式的大專和本科段的學習，以提高檔案管理人員的專業知識水準與工作效率，以適應新形勢下的檔案事業發展的需要，加強醫院檔案管理工作，促進醫院全面發展。這些對提高醫院的醫療技術和科學管理水平都具有十分重要的意義。

參 考 文 獻

［1］ 晉愛蓮，丁孟霞，崔曉燕.淺論醫院病案管理.中國中醫藥咨訊，2010，2（18）：67.

［2］ 張喜波.淺談病案管理人員的培養教育.閩西職業技術學院學報，2001，2:111-112.

［3］ 張俊花.淺談醫院病案管理的重要性.臨床醫藥實踐，2010，19（12）：964-965.

［4］ 吳一峰，戚威.當前病案管理工作存在的問題及對策.中國當代醫藥，2010，17（29）：138-139.

（收稿日期：2011-03-31）

（本文編輯：陳丹云）