醫院排班制人事考勤系統設計

【摘要】 隨著現代化醫院管理要求的不斷提高，信息化技術在醫院人力資源管理中的使用也是必不可少的。為了改善人事考勤工作量繁重，時效性差，考勤信息使用局限性大等現狀，根據醫院現有業務特點和運行模式，設計一套以排班計劃為主體的考勤系統，以滿足醫院管理目標實現的需要。

【關鍵詞】 排班制考勤； 考勤系統

人事考勤是醫院人力資源管理中的一項較為重要的基礎性工作，目前越來越被醫院管理者重視，它動態記錄了員工在日常工作時間的出勤情況，是醫院支付員工薪酬的客觀依據。為了有效規避現有考勤系統的不足之處，2009年本院與某軟件公司共同合作，探索、研發了一套更能適合現代化醫院管理需要的考勤模式，以提高考勤信息的標準化水平。

1 排班制考勤系統設計基礎

第一階段紙質手工抄報。簡單的手工抄報考勤，工作量較大，存在許多主觀、人為因素，透明度較差，傳遞過程冗長，難以達到人事管理的約束作用。考勤數據在全院不能充分共享，形成部門間信息閉塞。

第二階段電子考勤系統。隨著醫院信息技術平臺的不斷完善，2007年電子信息化考勤系統在醫院使用，將人員基本信息集中歸類，考勤項目不斷細化，有效地記載了全院職工的學習、工作出勤情況。通過信息系統能快速、精確的采集考勤數據，沒有過多的異常數據需要人為調整。但是，此類考勤方式多為“回憶式”記錄，通常是由考勤員（各病區護士長）在月底或次月初回想當月出勤情況報考。醫院的醫療崗位是個多方位服務崗位，醫護人員的崗位流動十分頻繁，以“回憶式”填報考勤往往會出現多考、漏考、錯考等情況，不真實的考勤給員工的薪金計算、績效考核帶來眾多不便。同時，從財務管理角度看，直接影響到醫護人員的收入、成本費用的跟蹤與歸集。

2 排班制考勤系統設計模式

排班制考勤系統實質上是一種基于Web系統的分布式預先排班、匯總考勤數據的信息化系統，即由各臨床科室預先做好每一周期的排班計劃（通常為一周），該計劃在實際執行時可以根據具體情況進行排班變動和調整。當月份內工作計劃完成信息轉換系統直接轉化成出勤記錄，生成考勤匯總信息的一種信息化管理系統（MIS）。該系統可以實時查詢員工的在崗出勤情況，更有利于提供集成考勤項目匯總記錄，實現考勤信息全院共享。

2.1 考勤單元設定 由于醫院特殊的服務區域劃分和業務流程，單一的考勤單元設定方式已不能滿足科室需求，醫院在合理區分科室職能的基礎上，采用多樣化的考勤單元設定。（1）醫療崗位以學科為依據設立考勤單元，具體可以分為臨床、醫技、護理、醫療輔助等；也可以員工的工作地點為依據設立考勤單元，具體可分為門診科室、住院科室、專病科室、其他科室等，多元化考勤單元設定，便于員工在一定的服務區域，實現跨科工作的安排。（2）非醫療崗位，如行政機關、后勤保障部門可以按支部、部門、班組設立考勤單元。

2.2 班次與出勤類型設定 醫院是全日制服務行業，臨床、護理崗位實行24 h循環排班，在常規班次的基礎上，每個科室可根據自身業務特點、工作繁瑣程度、忙閑時間段點等情況，按照一定的規則自定義班次，由醫務部審核同意后自行使用。班次確定后，出勤類型就可以分班次歸類，大致分為：全勤、病假、事假、公休假、探親、婚假、出差、進修、遲到等。

2.3 科室考勤人員角色分類 科室排班考勤人員由管理員、排班員、排班審核員組成，經過嚴格的權限審定，不同角色分工不同。（1）管理員主要負責基礎信息定義和維護，包括增刪改用戶信息、員工個人信息、科室、排班單位、排班計劃審核流程、出勤班次定義等模塊。（2）排班員負責對應科室排班計劃的制訂、查詢。排班員根據情況，可以選擇性的查詢出排班原始計劃、排班執行最新計劃、已審核排班執行計劃三類排班計劃。（3）排班審核員負責對應科室排班計劃的審核、執行、批準修改。排班計劃在執行期間，遇到例外情況時需在原有的計劃上重新排班，系統仍保持原有排班計劃記錄。

2.4 排班制考勤系統功能 排班制考勤系統的功能主要是通過多方面數據管理維護，實現全院考勤記錄、出勤變動情況的跟蹤及相關查詢。系統主要功能有，（1）員工管理模塊：主要定義醫院員工的基礎信息，包括工號、姓名、入院工作日期、科室名稱、職稱職務、操作權限等。（2）考勤單元定義模塊：1個考勤單元包括1個科室或者多個科室，在此模塊可以對考勤單元進行維護。（3）出勤班次定義模塊：排班科室做排班計劃時，可根據本科室業務特點，在此模塊中設計個性化班次種類。（4）排班單位定義模塊：主要對醫院科室進行基礎信息的維護，包括科室編碼、名稱、職能描述等，1個排班單位可以對應1個科室或者多個科室，此模塊與考勤單元定義類似。（5）排班計劃審核模塊：即根據醫院的需求，設定審核人員權限，可對科室的考勤記錄或者排班計劃進行審核、查詢。（6）例外維護模塊：考勤管理員對排班數據進行維護，包括修改、備份、數據還原等工作。（7）考勤查詢模塊：系統對考勤數據匯總統計后，實現全院資源共享，滿足各部門實時查詢考勤數據需求。系統功能圖見圖1。

2.5 醫院排班制考勤系統特點

2.5.1 結構先進性 系統采用B/S架構的設計，充分利用醫院網絡信息資源，使考勤管理做到集中控制、分布管理。無論用戶辦公地點集中還是分散，通過局域網或廣域網，在授權范圍內，可將考勤管理工作逐層分攤，信息交流及時、暢通，查詢統計便捷、準確。

2.5.2 安裝自由性 系統不需要安裝客戶端，所有安裝了Windows操作系統的計算機均可通過互聯網使用考勤系統。因此，即使不在自己的計算機上也能方便地進行考勤管理，使得出差在外通覽全部考勤情況成為現實。

2.5.3 行業對口性 專門針對醫院特殊的業務模式設定考勤系統進行管理，支持多種類型的考勤需求，靈活定義、動態查詢、固定對比。

2.5.4 數據安全性 數據的安全性、真實性、保密性是每個用戶高度關注的問題，系統提供了五類角色登錄方式，根據要求對每個業務操作員進行權限控制，確保數據的安全、可靠性。

2.5.5 使用簡易性 系統所有的功能都具有界面簡潔，操作簡單的特點，突破了傳統管理軟件的菜單模式，在同一模塊內，做到“想點就點、想查就查”。

3 結果

排班制考勤系統的開發歷經了調研、專題討論分析，系統設計及開發的過程，整個過程緊扣醫院人力資源管理的要求，旨在提高考勤數據的準確性、共享性、透明性。此系統已在院內正式全面運行，通過多次組織科主任、護士長和相關排班人員培訓學習，各個角色的操作功能已得到全面掌握，經過試用-發現問題-檢測-修改系統，逐步完善了排班制考勤系統，實現了高效使用的管理目標。

（收稿日期：2011-07-07）

（本文編輯：郎威）