淺論如何做好公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

公路是國(guó)家主要交通樞紐，在國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。而公路工程建設(shè)檔案是公路規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、圖紙、聲像制品等檔案資料，是一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)到施工、竣工等全過(guò)程的真實(shí)記錄和客觀反映。這些檔案不僅對(duì)公路的規(guī)劃建設(shè)、工程質(zhì)量起著重要的指導(dǎo)、監(jiān)督、保證作用，而且對(duì)今后的道路規(guī)劃、維修及改擴(kuò)建具有重要的指導(dǎo)作用。因此，做好重點(diǎn)公路項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)河南經(jīng)濟(jì)建設(shè)和公路事業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。

下面，筆者結(jié)合工作實(shí)際就如何提高公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作，談幾點(diǎn)自己的體會(huì)和建議：

一、強(qiáng)化管理，健全制度

為了確保公路建設(shè)工程竣工檔案的系統(tǒng)與完整，保證重點(diǎn)公路建設(shè)工程專業(yè)的檔案質(zhì)量，檔案行政管理部門(mén)和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目主管部門(mén)已把項(xiàng)目檔案管理工作放在突出位置。但是，由于建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多、各方的認(rèn)識(shí)不一，致使一些建設(shè)檔案得不到妥善保管，檔案的質(zhì)量得不到保障，時(shí)間一長(zhǎng)，也容易散失。另外，檔案管理水平較差，沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。從筆者參與的重點(diǎn)公路工程項(xiàng)目的驗(yàn)收情況來(lái)看，許多單位檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒(méi)有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制。因此，應(yīng)進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，無(wú)論是制度的制定者還是執(zhí)行者，無(wú)論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是具體的技術(shù)人員，都應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從項(xiàng)目的開(kāi)始階段就把建設(shè)檔案工作統(tǒng)一起來(lái)，嚴(yán)格依法治檔。檔案的行政管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)介入，加強(qiáng)與項(xiàng)目相關(guān)單位的溝通，統(tǒng)一行業(yè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，爭(zhēng)取與項(xiàng)目主管部門(mén)達(dá)成共識(shí)，建立一個(gè)切實(shí)可行的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作監(jiān)督體系，明確項(xiàng)目參與各方的職責(zé)，齊抓共管，搞好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作。

二、建路與建檔同步發(fā)展

公路工程檔案是公路建設(shè)施工中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，是極其珍貴的原始資料和重要的信息資源。工程建設(shè)要與工程檔案同時(shí)起步，同步進(jìn)行，逐步建立起一個(gè)包括檔案行政管理部門(mén)、交通主管部門(mén)以及建設(shè)施工監(jiān)理單位在內(nèi)的三級(jí)檔案管理體系，形成一個(gè)貫穿于整個(gè)施工過(guò)程的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。一是健全檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，劃清職責(zé)，明確范圍；二是健全檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)，避免由于人員調(diào)動(dòng)、變更而出現(xiàn)人走檔案走、人走檔案丟的現(xiàn)象，從而保證檔案工作質(zhì)量。在工程建設(shè)過(guò)程中，時(shí)刻有專人負(fù)責(zé)工程建設(shè)資料的收集、整理，對(duì)建設(shè)過(guò)程中有關(guān)數(shù)據(jù)的變化要及時(shí)地調(diào)整，保證檔案資料的真實(shí)性和原始性。

三、跟蹤技術(shù)咨詢服務(wù)，監(jiān)督檢查指導(dǎo)

眾所周知，在諸多建設(shè)工程中，高速公路工程建設(shè)規(guī)模大、周期長(zhǎng)、參建單位多，建設(shè)、監(jiān)理、施工、安裝等單位的檔案管理人員有工程建設(shè)方面的專業(yè)特長(zhǎng)，卻缺少檔案技術(shù)知識(shí)，有的具有檔案技術(shù)知識(shí)，卻缺少建設(shè)方面的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，建設(shè)過(guò)程中資料形成了不一定就是檔案，還要按照國(guó)家法律和河南省檔案局下發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)劃》及相關(guān)要求，認(rèn)真做好分類(lèi)、歸檔、裝訂、編號(hào)、編目等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。這就需要檔案主管部門(mén)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)跟蹤技術(shù)咨詢服務(wù)，建立深入監(jiān)督指導(dǎo)服務(wù)的機(jī)制，把監(jiān)督檢查指導(dǎo)工作貫穿于建設(shè)工程的全過(guò)程，有效提高建檔歸檔質(zhì)量。

四、培養(yǎng)檔案人才，提高檔案人員素質(zhì)

面對(duì)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，檔案人員的素質(zhì)必須提高，以業(yè)務(wù)素質(zhì)提高為重點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)現(xiàn)有的檔案人員，可以通過(guò)委培、進(jìn)修、培訓(xùn)，不斷拓寬知識(shí)面，加強(qiáng)與公路建設(shè)相關(guān)學(xué)科的學(xué)習(xí)，掌握管理項(xiàng)目檔案所需要的相關(guān)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理檔案的技能，提高外語(yǔ)水平，使檔案工作者能更好地為重點(diǎn)公路建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)。

五、重視建設(shè)檔案，開(kāi)發(fā)利用檔案

項(xiàng)目檔案是一個(gè)建設(shè)單位工程建設(shè)的資源，是項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的積累。項(xiàng)目檔案是否得到有效的利用，應(yīng)作為衡量和檢驗(yàn)項(xiàng)目檔案管理水平和項(xiàng)目檔案發(fā)揮作用大小的重要尺度。要進(jìn)一步提高公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理水平，必須提高認(rèn)識(shí)，真正重視加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的集中管理，堅(jiān)持建路與建檔同步發(fā)展，強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢服務(wù)，深入開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目檔案人員崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，全面提高檔案人員整體素質(zhì)，著力研究檔案信息化管理，重視檔案的開(kāi)發(fā)利用，使得科技專業(yè)資料來(lái)源于實(shí)踐，又應(yīng)用于實(shí)踐，為建設(shè)項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)營(yíng)、管理及今后的養(yǎng)護(hù)、維修提供可靠依據(jù)，更好地為大眾服務(wù)。

（作者單位：西華縣公路管理局）