淺談企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題

摘 要：本文分析了我國(guó)企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理中的若干問(wèn)題，認(rèn)為企業(yè)人事檔案管理應(yīng)走信息化、現(xiàn)代化管理的路徑，并提出了路徑選擇中應(yīng)注意的一些問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案；管理現(xiàn)代化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4117（2011）12-0141-01

21世紀(jì)是更加開(kāi)放的社會(huì)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量逐步增強(qiáng)，人才資源比較優(yōu)勢(shì)愈發(fā)明顯，人事檔案政治化、神秘化程度逐步減弱。人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象社會(huì)化，材料來(lái)源廣泛化和內(nèi)容復(fù)雜化，利用者需求多樣化，管理方式和服務(wù)方式開(kāi)放化，使得傳統(tǒng)的人事檔案管理面臨著越來(lái)越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。與此同時(shí)，信息技術(shù)飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，改變了人事檔案的管理手段和服務(wù)方式。社會(huì)化開(kāi)放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)。

一、人事檔案管理面臨的問(wèn)題

多年來(lái)我國(guó)的人事檔案由于一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)工作薄弱的局面，不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。

（一）企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。企業(yè)以追求最大利潤(rùn)為價(jià)值取向，普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。

（二）企業(yè)人事檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，個(gè)人材料分散。目前，仍有不少企業(yè)的人事檔案僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這樣的內(nèi)容顯然已不適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展，不能為選人、用人提供全面、詳實(shí)、可靠的依據(jù)，進(jìn)而影響人員正常晉升與輪換，挫傷員工的創(chuàng)新熱情，失去了真正意義上的參考價(jià)值。另外，長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案的管理和利用局面分散。人事部門(mén)主要掌握個(gè)人履歷、學(xué)歷、工資任免等方面的材料，而反映員工不同崗位工作業(yè)績(jī)的材料在檔案中卻沒(méi)有收集和體現(xiàn)，在使用中缺少員工工作能力評(píng)估等方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且影響檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。

二、解決人事檔案管理面臨的問(wèn)題的辦法

（一）強(qiáng)化人事檔案管理法規(guī)建設(shè)，完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、人事組織部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)，組織人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作制度化、規(guī)范化。檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，防止更新人員信息時(shí)沒(méi)有可靠的材料依據(jù)。只有維護(hù)了人事檔案的真實(shí)、嚴(yán)肅和有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理的流動(dòng)、配置和使用，為企業(yè)人事檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)。

（二）提高檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)，完善管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，依托專(zhuān)業(yè)人才是信息化的有力保證。人事檔案工作者向來(lái)以默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)著稱(chēng)，封閉意識(shí)較強(qiáng)，要改變這種局面，關(guān)注企業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)新問(wèn)題，使檔案工作由封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變。檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，應(yīng)從重管理輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)。

由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?，只掌握傳統(tǒng)管理職能的檔案人員是難以適應(yīng)的。隨著信息時(shí)代到來(lái)，人事檔案管理人員必須由實(shí)體管理者向信息管理員和發(fā)布者的角色轉(zhuǎn)換，這對(duì)檔案工作者提出了更高要求。管理人員要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，提高文字和分析能力，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又懂得計(jì)算機(jī)管理的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

三、建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點(diǎn)

（一）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作水平。計(jì)算機(jī)作為高效處理復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代工具，首要特征是要求輸入的原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確科學(xué)的，否則輸入的是“垃圾”，輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行信息化管理的前提是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿(mǎn)足管理的技術(shù)要求，這就要求檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和方法來(lái)進(jìn)行。一是全面普查案卷，去糟取精。有些人事檔案多年來(lái)未做全面清查加之來(lái)源復(fù)雜、鑒別不準(zhǔn)，存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的材料，所以首先要剔除無(wú)用的材料，才能避免計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)低效的情況。二是重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷，對(duì)無(wú)頁(yè)碼、無(wú)目錄、無(wú)材料標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫(xiě)以保證案卷更加規(guī)范。這樣既可科學(xué)保管亦可提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。三是結(jié)合實(shí)際，規(guī)范著錄工作。一般來(lái)說(shuō)掌握以下重點(diǎn)便基本可以取得“多”、“快”、“準(zhǔn)”兼而有之的效果。首先分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。根據(jù)內(nèi)容重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放等情況對(duì)所有檔案進(jìn)行排隊(duì)，將可開(kāi)放的檔案內(nèi)容和利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先整理；其次，分級(jí)著錄，省時(shí)省力。將反映問(wèn)題單一或參考價(jià)值不高的檔案內(nèi)容進(jìn)行目錄級(jí)著錄，對(duì)一卷內(nèi)幾個(gè)材料涉及同一主題的檔案內(nèi)容進(jìn)行概覽級(jí)著錄，而對(duì)重要材料或反映問(wèn)題龐雜的檔案內(nèi)容則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理就可以加快檔案管理信息化的進(jìn)程和提高利用的效率。

（二）利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息儲(chǔ)存、查找，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前人事檔案管理信息化的重點(diǎn)。。人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)結(jié)構(gòu)顯示：企業(yè)使用人事檔案管理信息系統(tǒng)，按照訪問(wèn)快捷準(zhǔn)確、安全可靠的原則，建成數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)體，通過(guò)實(shí)用、良好的操作界面，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)、提取、查詢(xún)，方便用戶(hù)對(duì)有關(guān)材料的查借閱和使用，同時(shí)可進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為人事決策提供參考，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。

通過(guò)該系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，檔案人員通過(guò)系統(tǒng)隨時(shí)了解文書(shū)、業(yè)務(wù)部門(mén)管理動(dòng)態(tài)，掌握員工任免、技術(shù)職務(wù)變動(dòng)、培訓(xùn)等人事動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見(jiàn)性管理。綜上所述，人事檔案信息化管理模式對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的人才信息管理工作有非常突出的現(xiàn)實(shí)意義。

作者單位：白山市住房公積金管理中心