現代商業企業財務系統建設與系統維護

［摘 要］本文主旨是探討現代商業企業在電算化基礎上的系統建設中應注意的問題，極其防范措施。并結合實際工作對商業企業的內部控制重點進行了闡述和分析。

［關鍵詞］商業企業系統建設 電算化環境 內部控制

隨著商品經濟的不斷發展我國商業企業無論數量還是規模都在不斷擴大，同時對財務管理也提出了更高的要求。應運而生的是更加現代化的管理模式。具體表現在以下幾個方面：

首先規模的擴大需要有自動化更加完備的解決方案，如選擇大型數據庫，多網點的網絡化財務系統，對于有些對數據安全要求比較高的還要花巨資專門制作一套自己企業適用的財務管理軟件以更加具有針對性的管理企業資源，反映經營情況。其次，管理精確度要求的提高也要求企業的資源管理系統更加精準可靠。怎樣適應商業企業的實際情況正確建設好企業適用的管理系統，以提高管理效率和效果呢。

而我們在新企業建帳之初或者在企業轉向電算化核算時為了適應企業現實和發展的需要如何建立一套適用的乃至最好的財務管理系統呢？

一、我們要考量企業的實際情況，商業企業從核算規模上大致可分為以下四類：

1.一結點單一品種商業企業；

2.一結點多品種商業企業；

3.多點多品種的商業企業；

4.多點大型型商業企業。

在當前經濟環境下只經營單一品種的商業企業是很少有的，相對其他類型其管理核算的難度也不大，所以我們重點是要探究其他類型的企業管理模式下的軟件與內部控制應注意的問題。

二、要研究各行業形成最終銷售的程序，在各個程序設置不同的監管與控制程序以完善管理，提高工作效率。現在就各類型具體分析如下：

對于一點但品種商業企業，如果條件較差并且人員編制簡單的，我們可以用手工作賬。當然最好是可以利用相對先進的電算化管理，因為電算化條件下的管理可以更加精確和反復演算。隨著現代經濟的不斷發展，這種類型逐漸減少，乃至消失。取而代之的是多品種多網點綜合大型連鎖的現代商業企業。所以我們主要精力放在對此類財務系統的建立和內部控制問題。

商業企業管理中庫存商品的管理是重頭戲，多品種要求企業的財務系統中的庫存管理系統一定要具備自動計算功能，以隨時調取最新的商品數據。所以一定要選擇一款財務軟件，或者是庫存管理軟件。及時地處理和反映商品信息也是企業制勝的關鍵因素。這是現代商業企業完善管理的基礎。進而及時進行商品的采購，收發，保管，處置。

三、應注意的問題：

有些超大規模連鎖連動的超市現行系統則多為庫存管理和財務體系分開的模式，或者是單獨研發的大型數據管理系統。主要是由于大型超市的管理要求精度高，速度快，準確，及時。因此要采用自動化程度比較高的系統，配合完善的內部控制制度.筆者認為其中比較重要的是避免會計信息孤島現象。由于對會計信息化工作重視不夠，缺乏將會計軟件納入信息系統的一體化規劃，財務軟件與POS銷售軟件、庫存收發軟件信息平臺各異，數據不能共享，會計信息系統成了信息孤島。由于基層的數據不能上傳、不能共享和交換，導致各種基層數據在財務核算系統中不能得到及時充分的體現，給財務核算工作增加了難度。

另外個別企業在會計信息化初始階段，在財務系統進行初始化時，沿用了以前的商業管理制度，并按老會計制度來設置會計科目，使得部分會計科目有總額而無明細。如固定資產、商品品及耗材的管理，按以前的《財務制度》規定，固定資產的明細帳由設備科管理，庫存商品的明細帳由庫管管理，而財務只管總帳。因此，他們在進行會計電算初始化時，就沒有啟用固定資產管理模塊和商品進銷存模塊，缺少對具體明細實物的管理，許多資產的異動（如報廢、劃撥、捐贈）不能及時上報到財務，財務不能及時對異動資產進行賬務處理，天長日久，就出現了財務總帳和資產明細賬嚴重不符的現象。如此，使單位浪費了大量的人力、物力，信息化在會計工作中沒有充分發揮其應有的作用。

四、要配合企業現代化的管理系統內部控制制度也必須完善和提高

首先硬件與軟件方面要保證機房設備的安全和計算機的正常運行，健全排除硬件與軟件故障的管理措施，保證會計數據的完整性，健全必要的防治計算機病毒的措施。會計軟件要滿足諸多條件。

其次系統運行方面，主要是會計信息系統的安全控制，既如何采取有力的控制制度和措施來保證系統安全、可靠運行。主要包括系統的接觸控制、后備控制和環境和數據的安全控制.如:防止未經授權的人員擅自動用系統各種資源、保護程序和數據的安全，減少因外界因素導致計算機故障等。

再次操作過程方面， 制定相應的上機守則與操作規程，是操作控制制度化的具體體現.操作控制是針對每一個上機操作會計軟件的人員而制定的，主要來規范每一個上機操作軟件人員的行為以及各自之間的權限限制，嚴格按照會計業務和處理流程進行操作.除了軟件對操作方面作了一定的設計以外，制定并嚴格操作控制制度將會有效地保證會計政策的安全運行:同時也有利于內部控制制度的執行.只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

中小企業不能在設置獨立的部門進行管理和控制的也應該結合企業實際情況，設置專人保護信息系統安全，提高操作人員素質，改善操作環境。筆者認為這類型的企業對財務人員的要求更高，因為企業規模的限制財務人員的編制一般較少，如果所聘用的財務人員沒有起碼的素質就很難建立起有效的制度。反過來財務健全了銷售和庫存系統和財務系統是統一控制的，那么財務人員對企業做到了宏觀的管理。更加懂得軟、硬件的維護和保養，那么企業的管理就可以比較順暢和統一了。

參考文獻:

[1] 中華人民共和國財政部制定，2006企業會計準則，經濟科學出版社.

[2] 國際會計準則委員會，2002國際會計準則，中國財政經濟出版社.

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