淺析企業(yè)管理中的財務(wù)信息化建設(shè)

［摘要］ 近幾年來，ERP得到了大規(guī)模推廣應(yīng)用，為企業(yè)提高管理效率和質(zhì)量發(fā)揮了積極的作用。本文結(jié)合信息化建設(shè)實踐，提出要強化財務(wù)在企業(yè)管理中的作用，應(yīng)梳理出完整的業(yè)務(wù)鏈條，將財務(wù)系統(tǒng)確立為核心系統(tǒng)，并指出了財務(wù)信息化的發(fā)展重點，強調(diào)了在財務(wù)實務(wù)工作中的注意事項。

［關(guān)鍵詞］ 信息化；財務(wù)；企業(yè)管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 18. 022

［中圖分類號］F275 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）18- 0034- 02

進(jìn)入２１世紀(jì)以來，信息化的浪潮席卷全球。企業(yè)作為信息化應(yīng)用主體，已經(jīng)充分認(rèn)識到信息化的重要性與必要性，并對生產(chǎn)、采購、庫存、分銷、成本核算等環(huán)節(jié)進(jìn)行了信息化建設(shè)，ＥＲＰ在近幾年得到了大規(guī)模的推廣應(yīng)用，為提高企業(yè)管理效率與質(zhì)量、服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略實現(xiàn)發(fā)揮了積極、重要的作用。這些企業(yè)在上ＥＲＰ之前基本上都已實現(xiàn)了會計電算化，但部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部門錯誤認(rèn)為實現(xiàn)了會計電算化就是實現(xiàn)了財務(wù)管理信息化。因而在進(jìn)行ＥＲＰ的投入時，認(rèn)為對財務(wù)系統(tǒng)的集成或轉(zhuǎn)型是重復(fù)投資，是浪費，從而導(dǎo)致部分實施ＥＲＰ的企業(yè)存在財務(wù)模塊的擱淺，財務(wù)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)不統(tǒng)一、不集成。究其原因，主要是財務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)未能站在企業(yè)全局的戰(zhàn)略角度看待財務(wù)管理和企業(yè)管理，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏對財務(wù)管理核心地位的認(rèn)識，不明白財務(wù)信息管理是企業(yè)信息管理的核心［１］。

那如何保障信息化取得預(yù)期效果，特別是切實發(fā)揮財務(wù)在企業(yè)管理中的作用呢？筆者結(jié)合近幾年從事信息化建設(shè)與管理的實踐，有如下幾點思考。

一、完整的業(yè)務(wù)鏈條是ＥＲＰ成功實施的重要基礎(chǔ)

一個企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，行政、人事、生產(chǎn)、銷售、成本、財務(wù)等各項業(yè)務(wù)之間都存在不可分割的密切關(guān)系，以合同管理為例，從合同申請、會簽、變更、結(jié)算、付款、財務(wù)處理以及成本分析，環(huán)環(huán)相扣，互為因果。在ＥＲＰ實施過程中，如果將這些業(yè)務(wù)割裂開，沒有看到這些業(yè)務(wù)之間的邏輯關(guān)系，則不能發(fā)揮信息化的協(xié)同效應(yīng)，也就無法帶來企業(yè)整體效率的提升。

因此，成功的ＥＲＰ實施，應(yīng)將各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)作為一個整體統(tǒng)籌考慮，注意保障業(yè)務(wù)鏈條完整、順暢。具體來說，應(yīng)遵循如下原則或思路：

首先，建立適合管理需要的統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)，如制定企業(yè)統(tǒng)一的會計政策、會計科目、會計核算辦法、編碼體系和報表體系等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，便于在不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行單據(jù)轉(zhuǎn)換。

其次，建立“流程化”的處理模式，將復(fù)雜的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)緊密串聯(lián)起來，利用格式統(tǒng)一的表單在各個業(yè)務(wù)節(jié)點之間按照設(shè)定好的規(guī)則自動流轉(zhuǎn)，打通關(guān)節(jié)、消除壁壘，實現(xiàn)信息的集中管理和各項事務(wù)的協(xié)同處理。

最后，盡量采用統(tǒng)一集成的信息平臺進(jìn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用與管理，在不得不進(jìn)行異構(gòu)系統(tǒng)集成時，應(yīng)實現(xiàn)接口的雙向性，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)功能之間的高度集成，避免形成信息孤島，影響信息化應(yīng)用效果。

二、ＥＲＰ實施必須確立核心系統(tǒng)，財務(wù)系統(tǒng)是最佳選擇

企業(yè)信息化建設(shè)過程中，存在很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這些系統(tǒng)在一定程度上規(guī)范了各項業(yè)務(wù)辦理、降低了各業(yè)務(wù)部門的勞動強度，但是不同業(yè)務(wù)之間依據(jù)與口徑不一，以房地產(chǎn)業(yè)務(wù)為例，銷售現(xiàn)場與財務(wù)部門的口徑不一致，成本管理部門與財務(wù)部門口徑也不一致。為了規(guī)避業(yè)務(wù)之間存在的斷裂，充分發(fā)揮信息化的協(xié)同效應(yīng)，成功的ＥＲＰ實施必須確立核心系統(tǒng)，作為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)。從筆者的實踐來看，財務(wù)系統(tǒng)是較佳選擇。

首先，財務(wù)管理是企業(yè)管理的核心［２］。企業(yè)資金的籌集、使用和分配，都與財務(wù)管理有關(guān)；企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、進(jìn)、銷、調(diào)、存每一個環(huán)節(jié)都離不開財務(wù)的反映和調(diào)控；企業(yè)的經(jīng)濟核算、財務(wù)監(jiān)督，更是企業(yè)內(nèi)部管理的中樞。可以這樣說，企業(yè)運作的所有環(huán)節(jié)都與財務(wù)密切聯(lián)系。

其次，企業(yè)最重要的是資金流，任何經(jīng)營業(yè)務(wù)最終會體現(xiàn)為資金的流動，因此財務(wù)系統(tǒng)具備一統(tǒng)全局的基礎(chǔ)。

最后，財務(wù)規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)明確、嚴(yán)格，且具有強制性，因此財務(wù)系統(tǒng)具有一統(tǒng)全局的必要。

綜上分析，一般企業(yè)在ＥＲＰ建設(shè)時，應(yīng)以財務(wù)管理為核心和切入點，對業(yè)務(wù)規(guī)則、單據(jù)轉(zhuǎn)換進(jìn)行統(tǒng)一定義與描述，無縫集成生產(chǎn)、銷售、成本等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間共享集成、整合聯(lián)動，各類信息在業(yè)務(wù)辦理同時即自動生成導(dǎo)入系統(tǒng)，在各業(yè)務(wù)功能之間按照設(shè)定好的模式進(jìn)行傳遞、交流，相關(guān)信息不必重復(fù)錄入，實現(xiàn)信息的“一次錄入、多點控制、全程應(yīng)用”，所有人員無論區(qū)域、部門、崗位都可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。

具體來說，以財務(wù)為核心的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化有如下的優(yōu)勢：

一是集成，財務(wù)和企業(yè)的產(chǎn)、供、銷各環(huán)節(jié)完全集成，并能產(chǎn)生互動，整個企業(yè)業(yè)務(wù)是一體的；

二是共享，所有的原始數(shù)據(jù)是一次錄入，能讓有權(quán)限的人實現(xiàn)“通透”共享，有效規(guī)避“數(shù)出多頭、口徑不一”；

三是實時，每筆業(yè)務(wù)都能實時地反映，每項控制都會實時地得到結(jié)果，每份報表都會實時生成；

四是精準(zhǔn)，要求每次業(yè)務(wù)辦理都是準(zhǔn)確、可量化的，同樣的數(shù)據(jù)一定會產(chǎn)生同樣的報表。

三、財務(wù)信息化的發(fā)展重點

財務(wù)信息化，從最初的會計電算化，發(fā)展到信息集成階段，即財務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化，有效整合企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)、銷售、人事、財務(wù)等業(yè)務(wù)，達(dá)到對人、財、物、信息等資源的綜合管理與控制，此階段信息化實質(zhì)上已成為企業(yè)實現(xiàn)管理思想、落實管理模式的有效載體。具體來說，呈現(xiàn)出如下幾個發(fā)展方向：

１.從業(yè)務(wù)辦理向業(yè)務(wù)管理轉(zhuǎn)變

隨著信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，財務(wù)信息化已從財務(wù)核算型向管理決策型方向發(fā)展。從最初支持制作憑證、會計記賬、事后分析等簡單業(yè)務(wù)辦理，發(fā)展到支持業(yè)務(wù)管理，如自動登記臺賬，輔助科目運用，全面預(yù)算管理，財務(wù)、進(jìn)銷存、生產(chǎn)管理的集成化管理，實現(xiàn)準(zhǔn)確的財務(wù)核算、精確的預(yù)算控制、嚴(yán)格的資金管理、快速的財務(wù)報表，做到事前預(yù)測、事中控制與事后分析相結(jié)合。

２.輕松實現(xiàn)遠(yuǎn)程審計

業(yè)務(wù)與財務(wù)的完美結(jié)合，使得各類信息在各業(yè)務(wù)功能之間按照設(shè)定的模式進(jìn)行傳遞交流，形成一張互為關(guān)聯(lián)的信息網(wǎng)，網(wǎng)間的各信息點依靠業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系進(jìn)行關(guān)聯(lián)，從其中任何一點可方便、自由聯(lián)查其他節(jié)點，通過適當(dāng)授權(quán)，審計人員無須到現(xiàn)場，通過輕松穿梭在這張信息網(wǎng)中，就可以查看企業(yè)的業(yè)務(wù)辦理的詳細(xì)情況，即時審計，隨時發(fā)現(xiàn)問題，隨時解決問題，以前審計不到的死角，也在監(jiān)控之中。最直接、最有效的遠(yuǎn)程監(jiān)控，有效節(jié)省了審計時間與成本。

３.監(jiān)控與預(yù)警更為便捷

以財務(wù)為核心的一體化信息系統(tǒng)，在支持各項業(yè)務(wù)順暢辦理的同時，在日積月累的大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，可以進(jìn)行多維度、跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)分析［３］。通過設(shè)置相關(guān)關(guān)鍵指標(biāo)，如凈資產(chǎn)收益率、資產(chǎn)負(fù)債率等，對企業(yè)的整體營運能力和盈利水平進(jìn)行實時的監(jiān)控；通過設(shè)置相關(guān)風(fēng)險指標(biāo)，如大額資金支出，對企業(yè)運營情況進(jìn)行動態(tài)分析與預(yù)警，有效防范企業(yè)運營風(fēng)險；更為重要的是，通過深度挖掘，可以從報表或關(guān)鍵指標(biāo)聯(lián)查到最原始的業(yè)務(wù)單據(jù)以及最明細(xì)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，既可從宏觀層面來觀察企業(yè)的整體運作，也可深入了解業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，為企業(yè)運營監(jiān)控提供了高效手段。

四、實際工作中的注意事項

信息化為財務(wù)在企業(yè)管理中發(fā)揮更大作用創(chuàng)造了有利條件、提供了高效工具。在實務(wù)工作中，需要注意如下事項：

１.財務(wù)人員要積極轉(zhuǎn)變思想

財務(wù)管理信息化體現(xiàn)著現(xiàn)代企業(yè)管理思想，它不是一個單一的ＩＴ系統(tǒng)，其作用不僅僅局限于減輕財務(wù)人員的工作強度，提高工作效率，更在于它帶來了管理觀念的更新和變革［４］。為此，財務(wù)人員應(yīng)站在企業(yè)全局角度看待財務(wù)管理和企業(yè)管理，充分認(rèn)識到財務(wù)管理在企業(yè)管理中的核心地位，切實轉(zhuǎn)變思想觀念，在思想上真正重視起來，在信息化辦公環(huán)境下以積極飽滿的工作熱情做好各項財務(wù)管理工作，最大化地發(fā)揮財務(wù)在企業(yè)管理中的作用。

２.財務(wù)人員要努力掌握工具

信息化手段作為一種先進(jìn)的管理工具，它能不能在本質(zhì)上提高工作質(zhì)量和效率、服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略實現(xiàn)，關(guān)鍵取決于它的使用者。為此，財務(wù)人員應(yīng)主動加強學(xué)習(xí)、提高工作素質(zhì)，努力熟悉掌握各項信息化工具，特別是財務(wù)管理信息化工具，逐步提高信息化應(yīng)用水平［５］。

３.財務(wù)人員要勇于創(chuàng)新應(yīng)用

信息技術(shù)日新月異，財務(wù)管理信息化模式也在不斷變革、發(fā)展，財務(wù)人員應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)造性，結(jié)合工作實際，強化研究、持續(xù)創(chuàng)新，及時改進(jìn)不符合管理實際的系統(tǒng)功能，并根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要提出新的思路或舉措，完善信息化應(yīng)用工具，為服務(wù)企業(yè)發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

主要參考文獻(xiàn)

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［３］王興娟．企業(yè)信息化下的財務(wù)監(jiān)控問題研究［Ｊ］．中國管理信息化，２０１０（６）.

［４］施文全． 財務(wù)信息化發(fā)展問題探討［Ｊ］． 財經(jīng)界：學(xué)術(shù)，２０１０（２４）.

［５］李毅哲．淺談企業(yè)財務(wù)管理的信息化［Ｊ］．商場現(xiàn)代化，２０１１（２）.