芻議醫院電子檔案的產生與保護

［摘要］ 醫院檔案是記錄和反映醫院運行情況的歷史資料，隨著科學技術的迅猛發展，現代化管理手段已經被廣泛應用于醫院中，并由此產生了越來越多的電子文件和電子檔案，對醫院檔案管理工作提出了新的挑戰。本文就醫院電子檔案的產生與保護進行初步的分析和探討，并提出相關建議。

［關鍵詞］ 醫院；電子檔案；產生；保護

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 18. 042

［中圖分類號］ R197.32；G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）18- 0064- 01

醫院檔案管理工作是醫院重要的事務性工作之一。隨著科學技術的迅猛發展和社會信息化程度的提高，現代化管理手段已經被廣泛應用于醫院中，并由此產生了越來越多的電子文件和電子檔案，使醫院傳統的檔案管理方式發生了重大變革，對于醫院檔案管理工作提出了新的挑戰。

１醫院電子檔案的產生及其特點

目前，以計算機技術、網絡技術為代表的現代信息技術已經成為提高醫院管理水平和經營效率的有效途徑，醫院電子檔案的產生則是這一發展的必然結果。醫院電子檔案，是指在醫院以現代化信息技術為手段，進行經營管理和醫療活動過程中產生的電子文件及相關資料。電子檔案以數字代碼為存在形式，以計算機磁盤、光盤等磁性材料為存儲載體，其信息的編碼、解碼以及還原都必須借助計算機這一信息技術設備，有電子文件、電子報表、電子圖紙等多種類型。總的來說，醫院電子檔案具有高容量、共享性、多媒體性、易更改性等特點。電子檔案通過計算機設備進行編輯、閱讀和使用，與傳統純文字、純圖表檔案相比，具有存儲容量大，以及圖、文、聲、像并茂的優勢。與傳統檔案相比，電子檔案使用起來更為便捷，通過局域網或網絡平臺可以輕松達到傳輸、查閱和資源共享的目的。但與此同時，電子檔案也容易受到電子檔案載體或計算機設備的穩定性的影響，很可能在染上病毒，或檔案庫受到黑客侵入之后遭到破壞。因此，電子檔案既是檔案史上的一次重大飛躍，也是對檔案工作者的考驗。

２醫院電子檔案保護中容易出現的問題

目前，在醫院電子檔案保護中存在著以下幾方面問題：

２．１ 電子檔案管理意識不強

醫院的電子檔案主要從職能部門產生，但很多職能部門工作人員的檔案意識相對淡薄，不能將形成的電子檔案及時歸檔，而是將其存放在個人的計算機里，使這些檔案資料處在缺乏安全防護和監管的環境中，電子檔案未存盤、被意外刪除的現象時有發生。

２．２ 電子檔案管理制度不完善

相對于傳統紙介檔案，電子檔案屬于醫院信息化管理改革和創新的新興事物，產生的歷史并不算長，針對電子檔案管理的一些制度和標準仍有待健全和完善，這就使電子檔案管理工作缺乏必備的指導，工作的范圍不明、責任不清，直接影響到電子檔案管理的規范和完善，也阻礙了醫院檔案管理信息化的進程。

２．３電子檔案設施不完善

醫院檔案是醫院在經營管理和醫療活動過程中直接形成的、各種形式的原始資料和記錄，有著重要的歷史價值和現實意義。目前，醫院設施的投入主要傾向于醫療設備的更新，對于電子檔案基礎設備的投資還不夠重視，與之相配套的一些硬件設備還不夠完善，對電子檔案管理軟件方面的升級工作更是不到位。以上這些情況為醫院電子檔案管理工作帶來了很大的困難。

３加強對醫院電子檔案保護的策略

針對電子檔案的特點及其在管理中存在的問題，各醫院應當從加快醫院檔案管理人員的知識更新、加強醫院檔案管理制度建設、加強醫院電子檔案載體的保護三方面入手，加強對醫院電子檔案的保護。

３．１ 加快醫院檔案管理人員的知識更新

電子檔案的歸檔和管理是一項相對復雜的任務，必須重視醫院檔案管理人員的知識更新。檔案管理人員要不斷積累和掌握全方位的知識和技能，既包括檔案管理的理論、原則、方法，也包括基本的現代信息技術和自然科學知識。醫院管理者要重視對檔案管理工作者的培訓，要為檔案管理工作者創造學習和提高的機會，還應當通過一些激勵和管理手段，激發檔案管理者的工作熱情和積極性，促使其在日常實踐中不斷鉆研探索，只有這樣才能做好醫院電子檔案的保護工作。

３．２ 加強檔案管理制度建設

“沒有規矩，不成方圓”，制度建設是電子檔案工作的重要保障。結合醫院的具體情況，建立相對規范和完善的電子檔案管理制度，將電子檔案的收集、整理、歸檔和保管工作納入醫院檔案管理程序之中，務必使產生電子文件的相關部門和工作人員了解電子檔案類型和歸檔范圍，明確自身職責，及時整理、歸檔、備份和保護電子檔案，保證電子檔案的完整性和安全性。

３．３ 加強醫院電子檔案載體的保護

電子檔案是依托于現代信息技術而出現的新事物，對電子檔案載體的保護是電子檔案工作的重點。電子檔案多以磁帶、磁盤和光盤等磁性介質為載體，具有一定的物理、化學性質，易受到各種內因和外因的破壞。首先，電子檔案對外界環境有較為嚴格的要求，要控制好檔案室室內溫濕度，并做好防強磁強干擾工作，購置檔案柜、目錄柜、計算機、打印機、放像機、復印機、加濕器等設備。其次，要完善電子檔案安全保障系統。要提高安全防范意識，安裝正版殺毒軟件和防火墻，防止因感染病毒或受到黑客攻擊而造成數據信息丟失、泄密，還要加強對檔案管理者的身份認證和密鑰管理，以確保電子檔案信息在傳輸和使用過程中的安全。

４ 結語

電子檔案是檔案現代化管理的必然趨勢，是醫院檔案的重要組成部分，隨著醫院信息化管理程度的提高，電子檔案已經有取代紙質檔案的明顯趨勢，對醫院的檔案管理工作提出了新的要求。醫院檔案管理工作者要與時俱進，端正工作態度，在實踐中探索電子檔案整理、歸檔和保護的方法和策略，為醫院檔案工作創一流、上臺階做出積極的貢獻。

主要參考文獻

［１］張武軍．電子文件文檔一體化管理中的問題［Ｊ］．中國檔案，２００５（８）．

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