財務共享中心IT系統解決方案研究

［摘 要］ 財務共享服務中心作為一種新的財務管理模式正在許多跨國公司和國內大型集團公司中興起與推廣，是企業集中式管理模式在財務管理上的最新應用，其目的在于通過一種有效的運作模式來解決大型集團公司財務職能建設中的重復投入和效率低下的問題。它的運行離不開一套完整的信息系統作為支撐和保障。本文從財務共享中心IT系統主要模塊功能和系統業務流程兩方面研究系統建設思路。

［關鍵詞］ 財務共享中心；解決方案；業務流程

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 18. 021

［中圖分類號］F275 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）18- 0031- 03

共享服務中心（Ｓｈａｒｅｄ Ｓｅｒｖｉｃｅ Ｃｅｎｔｅｒ，ＳＳＣ）的概念起源于２０世紀９０年代后期。為了降低成本、提高效率，跨國企業集團紛紛將各個子公司共同、重復、標準化的業務集中到一個組織，實施統一的共享服務，這個組織被稱為共享服務中心。財務共享中心作為一種新的財務管理模式，其價值已為很多世界知名企業所證實，也越來越受到國內企業的推行和推崇。目前，許多世界級的跨國企業都已經運用財務共享管理模式，并獲得了巨大收益。據統計，目前已有半數以上的世界500強企業建立了共享服務的組織機構。財務共享管理模式作為實現公司內部財務流程標準化和簡約化的一種創新手段，已經演變成為現代企業發展的獨特競爭優勢。

1 ＳＳＣ系統解決方案

財務共享中心作為獨立的實體運行后，需要一套完整的信息平臺為其支撐和保障。信息平臺主要由財務基礎核算系統、財務輔助系統、影像管理系統、銀企直聯系統等子系統構成（如圖１所示）。下面對解決方案中各系統的功能分別進行描述。

１.1基礎核算系統接口改造

一般大型企業都已建立財務系統，主要包括總賬模塊、應收模塊、應付模塊、資產管理模塊、報表模塊等，大部分財務軟件原理都一樣。實施ＳＳＣ以后，需要對原有系統進行接口改造，實現影像調閱、支付信息送銀企直聯、財輔報賬自動生成憑證等接口。

1.２建設財務輔助系統

這個系統是建設財務共享中心以后最重要的一個系統，是輔助共享中心進行日常的業務管理不可或缺的系統，主要功能包括預算管理、網上報賬、ＳＳＣ日常運營管理。

預算管理模塊包括年度預算、活動預算、現金流預算、關聯交易預算等預算的編制、調整、控制、分析等功能，實現企業實際業務運作時的事前計劃、事中控制、事后分析。

網上報賬模塊實現成本、收入、工程、采購、存貨、資產、投資、資金等各種業務的報賬及流程審批，以報賬單為載體，實現財務業務相互溝通。并與預算管理模塊結合實現各項經濟業務的預算管控，流程審批及會計處理環節隨時可以調閱此經濟業務的電子影像，報賬單流至會計處理環節時根據預先配置的業務邏輯自動生成會計憑證，提高制證效率。

任務分配機制通過任務池的形式，根據業務類型、報賬單位、任務飽和度、報賬人信用度等條件定義實現任務的自動派發，并支持組長手工進行任務分派、改派，支持應急流程的設定。

郵包管理模塊提供原始票據打包、寄送、接收功能，并支持郵包、票據狀態跟蹤的功能，在票據的打包及接收過程中支持使用條碼掃描槍提高使用效率。

信用度管理模塊通過對報賬人員的報賬及時性、規范性，以及審批人員的審批準確性進行評分，劃分出報賬人員和審批人員的信用度等級。在報賬單過程中直接展示報賬人員的信用度等級，并可追溯查看該人員的詳細信用記錄。系統可根據不同等級的信用度對報賬業務采取差異化處理。

績效管理模塊提供工作量及工作質量等績效數據統計的功能，旨在提高財務共享中心工作效率。主要包括各報賬環節實效性統計、各小組或人員業務單據數量統計、業務退單及處理及時率統計等。

1.３建設影像管理系統

實施ＳＳＣ以后由于核算人員的物理集中，見到原始憑證再進行核算已經不可能，需要通過信息化手段解決流程審批及業務核算過程中原始憑證的查閱問題，于是影像管理系統應運而生。影像管理系統主要包括影像采集、影像傳輸、影像審核、影像查閱、影像檔案管理、業務單據跟蹤等功能。

1.４ 建設銀企直聯系統

之前企業進行轉賬支付、資金歸集、資金調撥等涉及資金的操作時，只具有傳統的柜臺辦理與網銀交易手段，實施ＳＳＣ財務集中以后需要大量的集中支付，效率、數據準確性等均無法滿足要求，建設安全高效的銀企直聯系統，并與財務核算與網上報賬無縫集成，為提高集中支付的效率提供重要保障。主要包括業務制單、支付管理、監控對賬、支票管理、支付異常處理、統計分析等功能。

2ＳＳＣ系統業務流程

SSC系統業務流程如圖2所示。

（１）報賬經辦人在財輔系統提交報賬單并打印有條形碼的報賬單封面，然后對原始票據進行平鋪式粘貼，作為附件一并送交給本地票據掃描員；

（２）票據掃描員收到帶有報賬單封面的原始票據后通過影像管理系統進行電子影像的掃描和上傳，漏掃或不清晰的影像在審批流程中可以退回重掃；

（３）票據稽核員審核紙質單據合法性及與電子影像一致性；

（４）影像掃描稽核以后，報賬流程根據不同業務自動流轉到預先設定各級審批人員待辦事項中，對經濟業務及電子影像進行審批，支持針對流程駁回或影像駁回；

（５）報賬流程審批結束后根據預先設定的任務分配規則分配到共享中心會計待辦中進行會計憑證制作，并且憑證根據預先設定的業務規則自動生成，會計只需進行確認或補充部分信息就能完成憑證制作，支持普通流程與應急流程的處理；

（６）憑證制作完成后通過任務分配機制流轉到復核會計進行會計憑證復核；

（７）如果涉及支付業務，憑證復核后自動流到出納環節，在銀企直聯模塊進行對外支付；

（８）報賬單位票據管理員利用郵包管理功能定期寄送已報賬業務的原始單據至共享中心；

（９）共享中心票據管理員利用郵包管理功能進行各單位原始票據的接收，接受過程中進行原始票據與電子影像的一致性稽核；

（１０）檔案管理員最后拿到原始票據后通過條碼掃描定位出會計憑證，并進行憑證打印、粘貼歸檔。

3中國電信ＳＳＣ實施成效

目前，中國電信大部分省分公司已經推行ＳＳＣ，新流程運轉流暢，財務部門對生產經營的支撐作用明顯加強。一是規范了財務基礎工作。統一了核算標準、核算方法和財務制度等，財務會計處理實現標準化管理，會計信息質量和信息真實性得到明顯提高。二是提升了會計核算效率。發揮集約規模優勢，財務核算處理效率提升了３～５倍。三是加強了風險管理能力。實施資金集中支付，除備用金外取消基層企業銀行賬戶，資金風險管控能力獲得質的提升；通過ＩＴ系統固化內控關鍵點等做法均有效控制了風險。四是強化業務支撐能力。財務人員結構得到優化，實施初期地市公司財務人員中從事財務管理人員占比提升１５％，財務轉型取得明顯進展。