現場管理方法在辦公環境中的應用

［摘要］ 辦公環境直接影響員工的工作效率和企業形象，因此，企事業應努力改善各種辦公環境。本文在簡單介紹現場管理方法的基礎上，以“5S”活動為主線，結合目視管理和定置管理，闡述了運用現場管理方法改善辦公環境的具體做法。

［關鍵詞］ 現場管理； 辦公環境； “5S”管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 18. 053

［中圖分類號］F273 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）18- 0080- 02

辦公環境直接影響員工的效率和企業形象，因此，企事業單位應努力改善辦公環境，提高辦公效率。

１辦公環境常見問題分析

（１） 東西多，空間狹小。辦公室里堆放了很多資料、報刊、單據等，其中有很多都是過期的、無用的。

（２） 東西擺放凌亂，尋物不易。辦公場所的資料、文具等隨意擺放，當需要使用某樣東西時卻找不著，然后翻箱倒柜去尋找。

（３） 辦公環境衛生臟亂，ＯＡ設備連接線凌亂不堪。

（４） 辦公人員隨意離崗，客戶辦理業務時找不著人，不知去了何處。

如果在這樣的環境中工作，辦公人員會感到焦躁不安，服務態度不好，會直接影響本單位在客戶心目中的形象。運用現場管理方法對辦公環境進行改善，可從根本上解決上述問題，提高辦公效率，樹立良好的服務窗口形象。

２現場管理方法簡介

（１） 定置管理。定置管理主要研究生產要素中人、物、場所三者之間的關系，使之達到最佳組合狀態［１］。

（２） 目視管理。目視管理是利用各種形象直觀、色彩適宜的視覺感知信息來組織現場生產活動，以實現員工的自主管理、自我控制及提高勞動生產率的一種管理方法。如各種看板、信號燈、圖形文字標識等。

（３） “５Ｓ”管理。“５Ｓ”管理起源于日本，是指在生產現場中對人員、機器、材料、方法等生產要素進行有效的管理。“５Ｓ”活動主要包括整理（Ｓｅｉｒｉ）、整頓（Ｓｅｉｔｏｎ）、清掃（Ｓｅｉｓｏ）、清潔（Ｓｅｉｋｅｔｓｕ）和素養（Ｓｈｉｔｓｕｋｅ）５個階段。

３現場管理方法在辦公環境中的應用

３．１整理

整理就是區分工作的必需品和非必需品，要堅決將非必需品從現場清理出去。對辦公環境進行整理，首先列出現場的所有物品清單，然后根據物品使用的頻率逐項處理。無用的資料、報刊等工作非必需品，直接從現場清除；不常用的，但仍有保留價值的文檔資料等，可存入資料室或倉庫；日常工作常用的一些資料、工具、文具等則保留于工作現場。通過整理，可以有效地騰空辦公場所，節省有限的空間。

３．２整頓

整頓就是把經過整理保留下來的必需品進行定置管理，擺放整齊。

（１） 門的改善。

① 門牌。所有科室的門牌應統一制作，字體與底色對比鮮明，且雙面均應有字。門牌應垂直于門框方向固定，這樣可以方便客戶在通道里很輕易地找到相應的科室。

② 門開閉線。為避免開門時撞到人的情形發生，應在地面畫上門的開閉線。門開閉線一般使用５ｃｍ寬的黃色虛線繪制，如圖１所示。平時人需站在虛線以外。

（２） 辦公桌的改善。

① 位置的固定。辦公桌位置一旦固定，就不能隨意挪動。可采用直角法對辦公桌進行定位管理，即在地面繪制辦公桌四角的位置，一般使用５ｃｍ寬的黃色或白色實線繪制（如圖２所示）。

② 桌面臨時文件處理。將桌面臨時文件分為待處理、處理中和已處理三類，區別對待每類文件。可購買3層文件架，上、中、下層分別放置待處理、處理中和已處理文件，并制作長方形文件狀態標簽，粘貼于文件架前段（側面）各層中部，如圖３所示。這樣處理臨時文件可實現文件狀態的可視化，提高業務處理效率。

③ 電話機、臺歷、茶杯等的固定。應在桌面指定電話機、臺歷、文具筒、茶杯等具體放置的位置，如圖２所示。培養將物品放回原位的習慣。

④ 抽屜的改善。明確各抽屜保管物品的種類，且標識清楚。各類物品、公私物品要分清楚，不能混放。制作統一規格的標簽粘貼于各層抽屜左上角進行標識。

（３） 資料柜的改善。對資料柜里的文件進行分類，并使用不同顏色的卷宗來識別文件／資料。比如紅色代表關鍵客戶，黃色代表重要客戶，藍色代表一般客戶。并且要固定文件夾擺放位置，避免出現文件隨意放置的現象。可使用“斜線法”來固定文件夾位置，即在文件夾的背面繪制或粘貼一道斜線，如圖４所示。不同層次的文件夾要選用不同顏色的斜線。

（４） ＯＡ設備、空調的改善。對于ＯＡ設備，要制定相應的使用規定，專人專用，設備的連接線用小鐵絲將其綁束起來。空調管理要責任到人，在空調風口系一條紅色飄帶用以判斷空調是否正常運轉，以提高檢查效率。按照國辦發〔２００７〕４２號文件規定，企事業單位夏季室內空調溫度設置不得低于２６ ℃，冬季室內空調溫度設置不得高于２０ ℃。因此，可以在空調旁邊掛一支溫度計，以便隨時觀測室內溫度。

（５） 人員去向板。為了掌握辦公人員的去向情況以及實時工作情況，可在辦公室內設置人員去向板，注明人員的去向及聯系方式。

３．３清掃

清掃就是將辦公場所和現場的工作環境打掃干凈，使其保持在無垃圾、無灰塵、干凈整潔的狀態，并防止污染的發生。在對辦公環境進行清掃時，應注意以下幾點：

（１） 清掃不是大掃除。清掃不僅僅是把灰塵、紙屑、煙頭等打掃干凈，還要追本溯源，搞清楚垃圾產生的原因，想辦法杜絕問題的再次發生。

（２） 清掃不只是清潔工的事情。有些辦公環境的清掃必須得由具體的當事人來做，比如辦公桌，抽屜等，不能完全依賴清潔工。

（３） 過高或過遠對象的清掃。對于天花板、吊扇、桌底這些不易清掃的地方，要想辦法清掃干凈。如果僅僅對容易清掃的地方進行清掃，不能真正杜絕污染的發生。

３．４清潔

通過實施整理、整頓和清掃，辦公環境已經得到很大的改善。清潔就是要將整理、整頓和清掃的做法進行到底以維持其成果，并對相應的做法標準化、制度化。辦公環境每天都在投入使用，環境中的文檔資料等也時時在發生改變，灰塵、污染等也在不停地產生，因此，要不斷地實施整理、整頓和清掃以維持前一階段的成果，并將具體做法進行標準化、條例化，制定相應的規章制度來約束員工遵照執行。

３．５素養

素養即通過整理、整頓、清掃和清潔活動，在長期堅持下，讓每個職工都自覺遵守各項規章制度，養成良好的工作習慣，做到“以辦公室為家、以辦公室為榮”的地步，從而不斷改造人性、提高審美意識、提升個人道德修養［２］。在實施過程中，可不斷地對員工進行培訓，制定相應的規章制度，開展“５Ｓ”檢查和科室之間的評比活動，通過這些活動激發員工的參與熱情和責任感，使“５Ｓ”活動得以持續下去，直至員工養成習慣。

４結語

通過在辦公環境實施目視管理、定置管理和“５Ｓ”等現場管理方法，能有效地改善辦公環境，使辦公環境干凈整潔、工作人員心情愉快，從而提高工作效率，改善和提高企業形象，增強企業凝聚力，提升企業文化。

主要參考文獻

［１］ 易樹平，郭伏．基礎工業工程［Ｍ］．北京：機械工業出版社，２０１０．

［２］ 陳勰． “５Ｓ”管理在創建高校和諧辦公環境中的應用［Ｊ］． 西南農業大學學報：社會科學版，２００６，４（２）：２８４－２８５．