論房地產企業預付賬款的崗位責任制管理

［摘要］ 本文在闡述房地產企業自身特點的基礎上，分析了該類企業預付賬款崗位責任制管理存在的問題，并提出了相關的改進措施。

［關鍵詞］ 房地產企業；預付賬款；崗位責任制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 18. 012

［中圖分類號］F233 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）18- 0018- 03

一、房地產企業的特點、實行預付賬款崗位責任制的必要性及內容

（一）房地產企業的特點

房地產企業是指從事房地產開發銷售管理和服務活動，并以營利為目的，進行自主經營、獨立核算的經濟組織。它的業務主要是從事房地產開發銷售，中間包括立項規劃、土地出讓或轉讓、拆遷、建設等一系列活動。房地產企業的行業性質決定了它的經營特點。

１．建筑物的固定性

由于生產經營的產品是房屋等建筑物，建筑物是固定于某一地的，幾乎不可能移動，因此，決定了生產、建造需在特定環境地點進行，而不像一般制造企業在固定的專門車間生產產品。

２．建筑物的單件性

建筑物應事先設計，設計過程中應考慮建筑物的坐落地、周圍環境、地質、交通、民俗等因素，所以產出的產品是唯一的，不同于一般制造企業的批量生產。

３．建筑物的融合性

建筑物的使用功能僅是其基本功能，更多要求建筑物美觀大方，與周圍環境融為一體，而制造企業的產品更注重其使用功能，外觀設計也會考慮，但基本不考慮與周圍環境的關系。

４．建筑過程的復雜性

房地產企業的業務需要首先進行論證、規劃、設計，并要有專人檢查設計是否合理，然后向主管部門申請批準開發用地，組織建造，建造過程中應密切監督，建好后驗收，申請批準銷售等。

（二）實行預付賬款崗位責任制的必要性

由于房地產業務的特點，決定了它的業務周期長，占用資金多，在實際業務中往往采用預付款的形式。房地產企業與設計、施工、監理公司等都可能發生預付款的業務，并且涉及的資金額度大，因此應加強預付賬款的管理。實行預付賬款的崗位責任制有利于明確不同企業、部門與個人的責任，加快項目的實施進度，對房地產企業的資金運轉及項目管理都具有非常重要的意義。

（三）預付賬款崗位責任制的內容

根據《房地產企業會計制度》的有關規定，結合往來賬戶的核算要求及責任制度，預付賬款的崗位責任制度有：日常進行往來賬明細核算，建立供應商資信狀況基本資料庫；定期與往來業務責任部門和經辦人進行往來賬核對，發現問題或異常及時處理和解決；建立供應商信譽評價系統進行考核、評級；對預付賬款進行賬齡分析，督促責任部門和經辦人與供應商聯系供貨事宜，規避財務風險；總公司內部各部門和職工臨時借款及時督促還款或報賬；對于調離、離職的公司員工，在接到人事部門調離、離職員查詢單時，應及時查明該職工有無欠款，如有欠款應收回后才能在查詢單簽字；期末編制往來賬增減情況報告；定期對應收款業務進行檢查分析，按規定計提壞賬準備；預付賬款核算人員有權對應收款責任部門和經辦人所經手業務進行跟蹤檢查監督；對信譽不良單位、部門、個人應收款業務提出重點監控限制意見；調離、離職企業職工有欠款掛賬的，可拒絕在查詢單簽字；預付賬款核算人員應對因工作疏忽未記、錯記、漏記往來賬業務造成損失及因工作不負責任等自身原因造成公司壞賬負責。

二、房地產企業預付賬款崗位責任制常見問題

（一）企業內外結合

１．本單位人員與供應商串通舞弊

單位采購人員故意和供貨商勾結起來，利用簽訂不謹慎的訂購合同或者簽訂不合理、不合法的合同，造成支付預付賬款后不能按期收到貨物或不能收到貨物，使預付賬款消失，造成壞賬，給企業帶來經濟損失。

２．為他人套取資金或物資

按照規定，企業的預付款業務必須以有效合法的供應合同為基礎，而有的單位的預付款業務根本無對應的合同，而是利用預付款這一“中轉站”往來搭橋，為他人進行非法結算，將所得回扣或傭金據為己有或者利用該項業務轉移資金予以貪污，隱匿收入，挪用或私設“小金庫”。

（二）企業自身錯誤

１．混淆預付賬款核算內容

“預付賬款”的核算范圍有明確規定，它只能反映按購貨合同規定，在取得合同規定的貨物之前預先支付給供貨方的定金或部分貨款。不屬于“預付賬款”的經濟事項不應在其中核算。有的單位將購置機器設備、廠房的預付款或預付在建工程款等應該列入“工程物資”或“在建工程”的款項故意列入“預付賬款”。有的單位將應該列入“應收賬款”賬戶的銷售材料貨款列入了“預付賬款”賬戶；有的單位將應該列入“其他應收款”債權賬戶中的存出保證金列入了“預付賬款”賬戶；有的單位將應該列入“主營業務收入”賬戶的銷售商品收入款列入了“預付賬款”賬戶；有的單位將應該列入“其他業務收入”賬戶的副營業務收入款列入了“預付賬款”賬戶；有的單位將應該列入“營業外收入”賬戶的收入款列入了“預付賬款”賬戶。存在著不按規定范圍核算的現象，造成賬戶對應關系混亂，使反映的經濟內容不真實、不合法、不合理，以達到截留收入、推遲納稅或偷稅的目的。

有的單位利用“預付賬款”賬戶發揮“回收站”的作用。具體做法是將已經銷售的商品不確認為主營業務收入，而是暫時存放在“預付賬款”賬戶中作為預付款，日后再作相反的會計分錄，視同退款。這樣可以達到偷逃收入、偷逃稅金、隱匿收入的目的。

２．虛增資產

有的單位按購貨合同預付貨款后，由于對方（供貨單位）不開發票或可能倒閉或撤銷或未倒閉但時間達兩年以上不可能開發票，其財務人員故意不對這筆經濟業務進行賬務處理，致使預付賬款長期掛賬，影響當期損益。在這種情況下正確的處理是：如有確鑿證據表明其不符合預付賬款性質，或者因供貨單位破產、撤銷等原因已無望再收到所購貨物的，應將原計入預付賬款的金額轉入其他應收款，并計提相應的壞賬準備?！邦A付賬款”長期掛賬會影響損益和稅收。

三、防范措施

（一）財務部門措施

１．建立嚴格的授權審批制度

公司應制定一套嚴格明確的授權審批制度，根據項目需要制定審批級次、權限標準，由各級管理人員依照資金預算計劃，結合相關審批規定層層把關，既要防止越權審批又要將付款控制在預算額度內，以此規范預付賬款的使用，保障公司資金安全完整，防止資金非合理損失及可能導致的經濟違法行為的發生，為公司提供更加真實可靠的財務信息。

在管理人員審核批準的過程中，首先應審核預付賬款業務是否應發生，是否與公司自身業務有關等；其次應對供應商做信用調查，比如供應商以往經營歷史及與其他單位資金往來中出現過的問題等。

２．建立預付賬款臺賬

由于房地產公司業務的特點，決定了業務涉及金額相對較大，因此，應做好預付賬款的臺賬記錄工作，包括記錄預付款的增減變動金額、發生時間及期末余額。

３．對預付賬款定期進行賬齡分析

預付賬款的管理可以借鑒應收賬款管理措施，定期進行賬齡分析，對于尚未發貨或雖未逾期但期限在一年以上的預付賬款業務，按發生時間長短分層，計提相應減值準備，并與供應商聯系，確有證據表明不能足額發貨，應沖銷相應金額。

４．期末對賬制度

往來賬戶確定金額的正確與否，寄送送對賬單比較可靠，企業應于期末向預付賬款收款單位寄送對賬單，核對預付賬款金額的正確性。

（二）監督部門措施

監督部門措施主要有：對預付賬款進行分析性復核，監督人員應親自加計匯總，對數額較大的項目進行詳細檢查；檢查長期掛賬的預付賬款，查明原因，報告企業管理人員，督促與供應商的聯系協商事項；檢查是否有記錄錯誤（賬戶、期間、金額的錯誤），如是否將營業收入、營業外收入計入預付賬款，以節流各種收入，推遲納稅或偷逃稅款；檢查采購材料與企業相關性；檢查預付賬款采購材料商品是否為企業自身需要，是否為當前期間所需要，防止為企業外部單位或個人逃去物資材料，非法進行結算活動，以此獲取回扣或轉移資金；檢查是否非法列支支出，是否有變相利用預付賬款進行短期投資或為他人進行融資提供便利的行為；檢查預付賬款對賬單；查明是否定期向對方單位發出對賬單，對賬單是否完整，對有差異的是否做相應調整；檢查憑證完整性和真實性；檢查預付賬款核算業務是否有購銷合同和相關原始憑證，憑證是否真實完整。

（三）相關部門責任

材料驗收部門在材料運到后應在規定的或合理的時間內驗收入庫，填制相應單據憑證，并將副聯傳遞給財務、采購、運輸等部門，由財務做好余款劃撥。對掛賬時間長的預付賬款，由采購部門與供應商聯系盡快發貨，確已無法供貨的，收回預付賬款，對未收回部分按責任大小分配給有關人員，以示警示。

主要參考文獻

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