芻議醫(yī)院電子檔案的產(chǎn)生與保護(hù)

［摘要］ 醫(yī)院檔案是記錄和反映醫(yī)院運(yùn)行情況的歷史資料，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化管理手段已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于醫(yī)院中，并由此產(chǎn)生了越來越多的電子文件和電子檔案，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。本文就醫(yī)院電子檔案的產(chǎn)生與保護(hù)進(jìn)行初步的分析和探討，并提出相關(guān)建議。

［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院；電子檔案；產(chǎn)生；保護(hù)

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 18. 042

［中圖分類號(hào)］ R197.32；G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673 - 0194（2011）18- 0064- 01

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院重要的事務(wù)性工作之一。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和社會(huì)信息化程度的提高，現(xiàn)代化管理手段已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于醫(yī)院中，并由此產(chǎn)生了越來越多的電子文件和電子檔案，使醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生了重大變革，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

１醫(yī)院電子檔案的產(chǎn)生及其特點(diǎn)

目前，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)成為提高醫(yī)院管理水平和經(jīng)營(yíng)效率的有效途徑，醫(yī)院電子檔案的產(chǎn)生則是這一發(fā)展的必然結(jié)果。醫(yī)院電子檔案，是指在醫(yī)院以現(xiàn)代化信息技術(shù)為手段，進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理和醫(yī)療活動(dòng)過程中產(chǎn)生的電子文件及相關(guān)資料。電子檔案以數(shù)字代碼為存在形式，以計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等磁性材料為存儲(chǔ)載體，其信息的編碼、解碼以及還原都必須借助計(jì)算機(jī)這一信息技術(shù)設(shè)備，有電子文件、電子報(bào)表、電子圖紙等多種類型。總的來說，醫(yī)院電子檔案具有高容量、共享性、多媒體性、易更改性等特點(diǎn)。電子檔案通過計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行編輯、閱讀和使用，與傳統(tǒng)純文字、純圖表檔案相比，具有存儲(chǔ)容量大，以及圖、文、聲、像并茂的優(yōu)勢(shì)。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案使用起來更為便捷，通過局域網(wǎng)或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以輕松達(dá)到傳輸、查閱和資源共享的目的。但與此同時(shí)，電子檔案也容易受到電子檔案載體或計(jì)算機(jī)設(shè)備的穩(wěn)定性的影響，很可能在染上病毒，或檔案庫(kù)受到黑客侵入之后遭到破壞。因此，電子檔案既是檔案史上的一次重大飛躍，也是對(duì)檔案工作者的考驗(yàn)。

２醫(yī)院電子檔案保護(hù)中容易出現(xiàn)的問題

目前，在醫(yī)院電子檔案保護(hù)中存在著以下幾方面問題：

２．１ 電子檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

醫(yī)院的電子檔案主要從職能部門產(chǎn)生，但很多職能部門工作人員的檔案意識(shí)相對(duì)淡薄，不能將形成的電子檔案及時(shí)歸檔，而是將其存放在個(gè)人的計(jì)算機(jī)里，使這些檔案資料處在缺乏安全防護(hù)和監(jiān)管的環(huán)境中，電子檔案未存盤、被意外刪除的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

２．２ 電子檔案管理制度不完善

相對(duì)于傳統(tǒng)紙介檔案，電子檔案屬于醫(yī)院信息化管理改革和創(chuàng)新的新興事物，產(chǎn)生的歷史并不算長(zhǎng)，針對(duì)電子檔案管理的一些制度和標(biāo)準(zhǔn)仍有待健全和完善，這就使電子檔案管理工作缺乏必備的指導(dǎo)，工作的范圍不明、責(zé)任不清，直接影響到電子檔案管理的規(guī)范和完善，也阻礙了醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程。

２．３電子檔案設(shè)施不完善

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)管理和醫(yī)療活動(dòng)過程中直接形成的、各種形式的原始資料和記錄，有著重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。目前，醫(yī)院設(shè)施的投入主要傾向于醫(yī)療設(shè)備的更新，對(duì)于電子檔案基礎(chǔ)設(shè)備的投資還不夠重視，與之相配套的一些硬件設(shè)備還不夠完善，對(duì)電子檔案管理軟件方面的升級(jí)工作更是不到位。以上這些情況為醫(yī)院電子檔案管理工作帶來了很大的困難。

３加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院電子檔案保護(hù)的策略

針對(duì)電子檔案的特點(diǎn)及其在管理中存在的問題，各醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從加快醫(yī)院檔案管理人員的知識(shí)更新、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案載體的保護(hù)三方面入手，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院電子檔案的保護(hù)。

３．１ 加快醫(yī)院檔案管理人員的知識(shí)更新

電子檔案的歸檔和管理是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的任務(wù)，必須重視醫(yī)院檔案管理人員的知識(shí)更新。檔案管理人員要不斷積累和掌握全方位的知識(shí)和技能，既包括檔案管理的理論、原則、方法，也包括基本的現(xiàn)代信息技術(shù)和自然科學(xué)知識(shí)。醫(yī)院管理者要重視對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)，要為檔案管理工作者創(chuàng)造學(xué)習(xí)和提高的機(jī)會(huì)，還應(yīng)當(dāng)通過一些激勵(lì)和管理手段，激發(fā)檔案管理者的工作熱情和積極性，促使其在日常實(shí)踐中不斷鉆研探索，只有這樣才能做好醫(yī)院電子檔案的保護(hù)工作。

３．２ 加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，制度建設(shè)是電子檔案工作的重要保障。結(jié)合醫(yī)院的具體情況，建立相對(duì)規(guī)范和完善的電子檔案管理制度，將電子檔案的收集、整理、歸檔和保管工作納入醫(yī)院檔案管理程序之中，務(wù)必使產(chǎn)生電子文件的相關(guān)部門和工作人員了解電子檔案類型和歸檔范圍，明確自身職責(zé)，及時(shí)整理、歸檔、備份和保護(hù)電子檔案，保證電子檔案的完整性和安全性。

３．３ 加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案載體的保護(hù)

電子檔案是依托于現(xiàn)代信息技術(shù)而出現(xiàn)的新事物，對(duì)電子檔案載體的保護(hù)是電子檔案工作的重點(diǎn)。電子檔案多以磁帶、磁盤和光盤等磁性介質(zhì)為載體，具有一定的物理、化學(xué)性質(zhì)，易受到各種內(nèi)因和外因的破壞。首先，電子檔案對(duì)外界環(huán)境有較為嚴(yán)格的要求，要控制好檔案室室內(nèi)溫濕度，并做好防強(qiáng)磁強(qiáng)干擾工作，購(gòu)置檔案柜、目錄柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、放像機(jī)、復(fù)印機(jī)、加濕器等設(shè)備。其次，要完善電子檔案安全保障系統(tǒng)。要提高安全防范意識(shí)，安裝正版殺毒軟件和防火墻，防止因感染病毒或受到黑客攻擊而造成數(shù)據(jù)信息丟失、泄密，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的身份認(rèn)證和密鑰管理，以確保電子檔案信息在傳輸和使用過程中的安全。

４ 結(jié)語(yǔ)

電子檔案是檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)，是醫(yī)院檔案的重要組成部分，隨著醫(yī)院信息化管理程度的提高，電子檔案已經(jīng)有取代紙質(zhì)檔案的明顯趨勢(shì)，對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作提出了新的要求。醫(yī)院檔案管理工作者要與時(shí)俱進(jìn)，端正工作態(tài)度，在實(shí)踐中探索電子檔案整理、歸檔和保護(hù)的方法和策略，為醫(yī)院檔案工作創(chuàng)一流、上臺(tái)階做出積極的貢獻(xiàn)。

主要參考文獻(xiàn)

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