對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的思考

摘 要:本文結(jié)合高校檔案工作實(shí)際，圍繞檔案信息化建設(shè)的意義、檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)和功能以及運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個(gè)問題，探討了高校檔案信息化建設(shè)的問題。

關(guān)鍵詞:高校檔案信息化建設(shè)思考

中圖分類號(hào):G6文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1674-098X(2011)08(c)-0214-02

高校檔案信息化建設(shè)，既是高等教育發(fā)展新趨勢(shì)的要求，又是發(fā)揮檔案服務(wù)功能的重要手段，也是高校科學(xué)決策、科學(xué)管理、科學(xué)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。筆者擬在檔案工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上，探討高校檔案信息化建設(shè)的問題。

1 高校檔案信息化建設(shè)的重要意義

從《省直和中央在蘭單位檔案工作檢查標(biāo)準(zhǔn)》來看，檔案工作主要包括組織管理、保管保護(hù)條件、信息化建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和開發(fā)利用等五個(gè)方面。檔案信息化是指檔案館(室)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，收集、整理、開發(fā)和利用檔案信息資源。其內(nèi)涵包括檔案資源存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案資源利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源管理現(xiàn)代化。主要內(nèi)容包括數(shù)據(jù)資料信息化、工作流程信息化、檔案檢索信息化等方面。

高校檔案信息化建設(shè)的主要標(biāo)志包括設(shè)備配備和工作水平兩個(gè)方面。從設(shè)備配備來看，檔案信息化建設(shè)要與高校辦公自動(dòng)化同步規(guī)劃并實(shí)施，檔案館業(yè)務(wù)人員人手一臺(tái)高配置計(jì)算機(jī)，配有專門檔案管理軟件，與高校局域網(wǎng)聯(lián)通。從工作水平來看，要建立全部檔案案卷目錄數(shù)據(jù)庫，錄入永久、長期檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。而且，要求全部備份脫機(jī)保存。同時(shí)，高校內(nèi)部各單位要向檔案館移交文件電子文本，并開展網(wǎng)上檔案查閱工作。高校檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)在于大量文件的著錄，關(guān)鍵在于管理技術(shù)要適應(yīng)信息化建設(shè)的要求，難點(diǎn)在于檔案管理系統(tǒng)要與學(xué)校局域網(wǎng)聯(lián)通。

檔案工作是高校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，高校檔案是學(xué)校長期以來開展教育教學(xué)和研究活動(dòng)的實(shí)證材料，也是學(xué)校加快改革發(fā)展、科學(xué)決策可資借鑒的重要資料。尤其在高校檔案信息化建設(shè)中，檔案信息管理軟件的不斷推廣和運(yùn)用，為高校檔案信息化建設(shè)提供了有效平臺(tái)，大大加快了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，為高校加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息資源共享程度，方便師生查詢，促進(jìn)檔案開發(fā)利用，全面提升高校檔案管理水平創(chuàng)造了良好的條件。

2 檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)和功能

目前，適合于高校檔案管理的系統(tǒng)軟件很多，但比較而言，“南大之星”檔案管理系統(tǒng)軟件比較適合高校用于檔案管理工作。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，從全國來看，使用該軟件的典型用戶主要有四類:即師范類院校、理工綜合類院校、有的國家機(jī)關(guān)和有的大型企業(yè)等用戶。蘭州商學(xué)院于2009年安裝使用“南大之星”管理系統(tǒng)，近幾年的檔案工作實(shí)踐表明，該系統(tǒng)的使用，對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)起到了很大的促進(jìn)作用。

2.1 使用信息化管理系統(tǒng)是高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要

“南大之星”檔案管理系統(tǒng)軟件，從對(duì)登陸、修改密碼、著錄案卷或文件、修改或刪除文件信息、上傳電子文件、上傳圖像、查詢等方面，該系統(tǒng)既兼容傳統(tǒng)的以案卷為單位的管理，又支持新的以文件為單位的管理，可實(shí)現(xiàn)對(duì)基建、財(cái)會(huì)、人事、學(xué)籍、科研、教學(xué)、文書、黨政、科技、聲像等不同門類檔案的管理。

從蘭州商學(xué)院近年來的檔案信息化建設(shè)實(shí)踐來看，“南大之星”檔案管理系統(tǒng)軟件，體現(xiàn)出了完善的電子文件管理功能，根據(jù)國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》的要求，系統(tǒng)可以與各類辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化上的文件自動(dòng)歸檔。系統(tǒng)能對(duì)不同門類的檔案進(jìn)行流程管理，也可針對(duì)各高校個(gè)性化的要求，根據(jù)高校的需要自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，以滿足不同門類檔案管理的要求。作為電子文件保存的標(biāo)準(zhǔn)格式PDF，系統(tǒng)后臺(tái)可自動(dòng)將電子文件轉(zhuǎn)換成PDF格式文件，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全文檢索。同時(shí)，可實(shí)現(xiàn)單用戶授權(quán)和部門授權(quán)，可以靈活控制目錄、全文、圖像、錄音錄像檔案的訪問權(quán)限。檔案館管理員利用系統(tǒng)的遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)管理功能對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)進(jìn)行備份或恢復(fù)。在保密方面，系統(tǒng)采用用戶賬號(hào)加密、數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控制和數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)仁侄蝸肀ＷC系統(tǒng)的安全。因此，使用信息化管理系統(tǒng)是高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要。

2.2 使用信息化管理系統(tǒng)有利于高校檔案功能的開發(fā)與利用

南大之星”檔案管理系統(tǒng)支持高校各部門向檔案館(室)遠(yuǎn)程上傳多種格式的電子文件全文和紙質(zhì)文件掃描圖像，支持學(xué)校檔案館(室)以及各部門在各自的權(quán)限范圍內(nèi)，既能對(duì)錄入系統(tǒng)的文件實(shí)行全文檢索、打印、下載、上傳、備份等的全方位管理，又能對(duì)掃描的紙質(zhì)文件，可以進(jìn)行全文檢索。系統(tǒng)對(duì)掃描圖像、錄像、錄音等多媒體檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，檔案館(室)以及各部門可以遠(yuǎn)程上載圖像、多媒體文件到系統(tǒng)中，對(duì)于錄音錄像檔案還可以進(jìn)行在線點(diǎn)播。對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行靈活統(tǒng)計(jì)，繪出統(tǒng)計(jì)圖表，在檔案管理借閱利用網(wǎng)絡(luò)化的過程中，檔案館(室)以及各部門通過本地計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程登錄到系統(tǒng)中，就可以查閱擁有權(quán)限的館藏檔案信息，確定所要借閱的檔案實(shí)體，記錄完整的借閱利用信息，也具有對(duì)借出檔案實(shí)體的崔還、借閱利用信息的統(tǒng)計(jì)等功能。同時(shí)，可根據(jù)自己需要自由創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，根據(jù)具體情況，自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，以滿足不同類別專業(yè)檔案管理的需要;還可以將各類電子文件自動(dòng)轉(zhuǎn)換成PDF標(biāo)準(zhǔn)格式自動(dòng)在線升級(jí)，使得管理員的維護(hù)工作變得比較方便，并且系統(tǒng)可以自動(dòng)監(jiān)測軟件的最新更新情況，發(fā)現(xiàn)有新的升級(jí)，會(huì)通知系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)。所以，使用信息化管理系統(tǒng)有利于高校檔案功能的開發(fā)與利用。

3 使用檔案管理系統(tǒng)應(yīng)注意的問題

正確使用檔案管理軟件，是最大限度的發(fā)揮軟件的功能和優(yōu)勢(shì)的前提。這就要求高校在安裝檔案管理軟件后，要強(qiáng)化專兼職檔案管理人員的實(shí)際操作技能訓(xùn)練。尤其要做好檔案目錄著錄工作。

3.1 做好檔案目錄著錄，為檔案管理與檢索奠定基礎(chǔ)

3.1.1 做好案卷級(jí)目錄的著錄

案卷是由相互聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。一般以“盒”為單位，檔案目錄輸入時(shí)，首先要求輸入案卷目錄。點(diǎn)擊 “添加案卷”按鈕，將彈出案卷目錄輸入表單。表單要求填寫下列內(nèi)容:一級(jí)目錄為歸檔材料的分類號(hào)，如“RS26”(檔案分類的一級(jí)目錄，注意英文字母一律用大寫。)，二級(jí)目錄為年代，用4位表示，如2011，三級(jí)目錄為機(jī)構(gòu)名稱，如“檔案館”。全宗號(hào)請(qǐng)保留為空，“實(shí)體分類號(hào)”為二、一級(jí)類目的組合，中間統(tǒng)一使用半角的“-”符號(hào)連接，例如示例中的實(shí)體分類號(hào)即為“2011- RS26”。案卷號(hào)為該案卷的最小類目的流水號(hào)。在后面輸機(jī)過程中，案卷號(hào)會(huì)自動(dòng)遞增，保管期限分永久、長期、短期三種。“密級(jí)”由歸檔部門確定。正題名為案卷標(biāo)題，一般由責(zé)任者、內(nèi)容、文種三個(gè)主要要素組成，全部字?jǐn)?shù)不超過50字。案卷中的“第一責(zé)任者”和“歸檔單位”均為歸檔部門，應(yīng)用全稱或通用簡稱。案卷中的頁數(shù)只需查看該本案卷最后一頁文件的頁數(shù)(即該本案卷的總頁數(shù))，用純阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不添加漢字標(biāo)識(shí)及其它符號(hào)標(biāo)識(shí)。起止時(shí)間參照案卷內(nèi)各份文件的時(shí)間，歸納出總時(shí)間。輸入員要填寫檔案目錄錄入人員的姓名，以便數(shù)據(jù)較對(duì)，最后點(diǎn)擊左下方“添加”即完成整個(gè)操作流程。

3.1.2 做好文件級(jí)目錄的著錄

與案卷目錄相對(duì)應(yīng)的檔案目錄還有卷內(nèi)文件目錄，它是由每個(gè)案卷內(nèi)的卷內(nèi)文件題名和其他特征組成的條目。輸入完一個(gè)案卷?xiàng)l目后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)返回下一個(gè)案卷輸入界面，點(diǎn)擊下方的“關(guān)閉”按鈕，再點(diǎn)擊的“添加文件”按鈕，即可進(jìn)入卷內(nèi)文件目錄輸入界面。表單要求輸入一級(jí)目錄和二級(jí)目錄及三級(jí)目錄、全宗號(hào)、實(shí)體分類號(hào)、“文件案卷號(hào)及件號(hào)”為本案卷的順序號(hào)及文件序號(hào)。一般情況下在每輸入一個(gè)新案卷的第一份文件時(shí)，需要手動(dòng)修改為“×.0001”(×表示新案卷號(hào))。如，在錄入統(tǒng)計(jì)學(xué)院第10份案卷的第一份文件，則件號(hào)要改為“10.0001”，在接下來的一份案卷輸機(jī)中件號(hào)將自動(dòng)按序排列。

3.1.3 按要求錄入“保管期限”、“密級(jí)”、“正題名”

如果所著錄的文件有附件，要按照“‘附件’著錄”說明進(jìn)行著錄。第一責(zé)任者為文件的落款單位名稱(即發(fā)文單位)。多個(gè)單位從第二個(gè)開始錄入“其他責(zé)任者”項(xiàng)，多個(gè)單位之間用“，”號(hào)隔開。輸入“頁數(shù)”時(shí)需要從該文件的開頭頁數(shù)—最后一頁，首尾頁碼統(tǒng)一使用用半角的“-”符號(hào)相連。“文件時(shí)間”按照文件上的實(shí)際時(shí)間，用8位數(shù)字表示，如“20110906”。最關(guān)鍵的一點(diǎn)，如果該份文件是發(fā)文，則必須在文號(hào)位置填入發(fā)文文號(hào)。“文號(hào)、圖號(hào)”中“文號(hào)”為收發(fā)文件的文號(hào)，例如“蘭商院發(fā)[2011]26號(hào)”，其中的括號(hào)統(tǒng)一用半角的“[ ]”。最后點(diǎn)擊“添加”即可。

3.2 提高數(shù)據(jù)編輯與批量修改水平，保障檔案信息化建設(shè)質(zhì)量

3.2.1 耐心對(duì)待數(shù)據(jù)的編輯修改

在檔案表里面中間顯示的就是已經(jīng)添加了的歸檔案卷和文件的數(shù)據(jù)，檔案的文件級(jí)和案卷級(jí)的區(qū)別可以通過顏色來區(qū)分，也可通過檔號(hào)區(qū)分。點(diǎn)擊檔案的題名或者編輯一列的標(biāo)志性圖標(biāo)可以對(duì)這條信息進(jìn)行重新編輯和修改，修改完后點(diǎn)擊“保存”。

3.2.2 認(rèn)真對(duì)待數(shù)據(jù)的批量修改

如果需要一次修改很多數(shù)據(jù)，可以用批量數(shù)據(jù)修改功能，點(diǎn)擊下圖中的“輔助組卷”就可以看到批量數(shù)據(jù)修改界面對(duì)話框。首先 選中要批量修改的數(shù)據(jù)(即在要修改的數(shù)據(jù)前面的小方格點(diǎn)上‘ √ ’)，然后 選擇要修改的項(xiàng)目，最后在右邊框內(nèi)輸入修改后的內(nèi)容，點(diǎn)修改按鈕即可。尤其要在修改“案卷號(hào)” 和“文件件號(hào)”時(shí)，系統(tǒng)具有依次“增加”或“減少”案卷號(hào)和文件件號(hào)的功能。比如要使一些案卷號(hào)依次加 N(或減N)成為修改后的案卷號(hào)，首先選中要修改的文件，在要修改的數(shù)據(jù)前面的小方格點(diǎn)上‘ √ ’，然后在“修改項(xiàng)目”的下拉菜單中選“案卷號(hào)”，然后在“修改為”項(xiàng)中輸入 N (或-N)，點(diǎn)擊“修改”，這樣，這些案卷號(hào)都會(huì)增加 N(或減少N)。也可用同樣的方法，對(duì)文件件號(hào)進(jìn)行批量增加或減少。

3.2.3 慎重對(duì)待數(shù)據(jù)刪除

數(shù)據(jù)刪除主要包括單個(gè)案卷或文件的刪除和批量案卷和文件的刪除。在批量刪除中，首先選中要批量刪除的數(shù)據(jù)(即在要修改的數(shù)據(jù)前面的小方格點(diǎn)上‘ √ ’)，再點(diǎn)擊批量刪除，會(huì)自動(dòng)提示。特別要注意的是，“批量數(shù)據(jù)刪除”與“數(shù)據(jù)刪除”不同。“數(shù)據(jù)刪除”后，系統(tǒng)會(huì)存在回收站里，可以恢復(fù);而“批量數(shù)據(jù)刪除”后的數(shù)據(jù)系統(tǒng)不能恢復(fù)。這就要求專兼職檔案管理員在刪除數(shù)據(jù)是要特別慎重，以免造成不可挽救的損失。

總之，信息時(shí)代和高等教育的迅速發(fā)展，對(duì)高校檔案信息化建設(shè)也提出了新要求。高校只有不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，才能很好地適應(yīng)高等教育發(fā)展新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求，才能更加有效地開發(fā)和利用高校檔案功能，從而，為高校加快發(fā)展提供基礎(chǔ)性的服務(wù)保障。

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