通識教育平臺上高校院系學籍檔案管理工作初探

摘要：基于通識教育平臺下高校學籍檔案管理辦法科學化、規范化不夠，管理人員檔案意識薄弱，學籍檔案管理工作任務量大、工作繁雜，檔案利用不充分等諸多問題，提出建立溝通交流新機制，增強院系教學管理人員的檔案意識，創新學籍檔案服務利用方式等措施以改善現狀。

關鍵詞：通識教育；教學團學一體化；創新服務

中圖分類號：C93 文獻標志碼：Ａ文章編號：１６７３－２９１Ｘ（２０11）11－０266－02

為了實現人的和諧發展，培養“高素質的畢業生和負責任的公民”，全國大部分高校都在積極探索多樣化的人才培養模式，比如 “通識教育+專業教育+實踐教育”的“1+2+1”基本培養模式等，以強化通識教育，構建以能力為本位的實踐教學模式。在體現教學工作、團學工作兩位一體的模式上，長江師范學院在上面模式的基礎上進行了2009級本科學生培養方案大改革，即2009級本科新生統一在鉤深書院進行一年的通識教育，徹底改變原有的辦學模式。在這種情況下新生的學籍全都集中在書院，大大增加了管理上的難度，加上學籍管理是高校教學管理中一項具體、細致而又繁雜的重要工作，而學籍管理仍使用舊模式，因此如何加強學生學籍管理也就成為學校院系學籍管理工作者和教育決策者們共同關注的問題。

一、通識教育平臺上學籍檔案的特點

高校學籍檔案是指被國家招生部門正式錄取，并按規定辦理了注冊手續取得學籍的學生，在大學期間學習、生活和參加社會實踐等活動形成的對學校、社會、個人具有保存價值的歷史記錄，包括入學注冊、學生名冊、證件號碼登記冊、學籍卡、歷年學習成績登記、留級、休學、復學、轉學、退學、畢業分配去向等。這部分檔案集結了廣大教師、教學管理人員和學生的勞動成果，是高校檔案管理工作的一個重要組成部分 。

學籍檔案除了與其他專業檔案一樣具有的社會性、歷史性、服務性特征外，信息化、網絡化的學籍檔案還具有以下特點。

1.原始性與真實性。學籍檔案是大學生在校學習期間思想品德、學習成績、學籍異動等方面發展狀況的原始材料，它記錄的信息準確度高、可靠性強。它具有法律憑證作用，比較真實地反映了教學思想和教學活動的全過程，能準確地評價大學生的政治素質以及業務能力，是了解大學生受教育情況的最原始的材料，能為高校的教學管理、教學研究和用人單位選拔大學生提供最原始的憑證。學歷證書電子注冊將畢業生彩色照片掃描到計算機上與身份證號碼和學歷證書一同注冊上網，使用人單位能方便快捷地查閱到人才信息，既具有真實性又具有監督作用，杜絕、打擊了制假、販假證行為。

2.便捷性。利用正方教學管理系統查詢學生基本情況、成績等各種信息，大大提高了工作效率，也減少了差錯。

3.變動性。高校學籍檔案產生形成的周期較長，學生學籍情況處于不斷的變化中。比如，有的學生考試可能從補考到及格，有的可能從受處分到取消處分，有的可能從休學到復學等等，這些變化都要及時做好記載，以便準確反映學生學籍情況。

二、高校學籍檔案管理中存在的問題

高等學校學籍管理的改革，經過幾年來的努力，在管理機制和管理手段上都有了進一步的發展。但在新的發展形勢下，舊的矛盾解決了，新的問題又在不斷涌現。在實行通識教育后，高校學籍檔案管理存在以下四個方面的問題

1.學籍管理制度科學化、規范化不夠。目前，盡管我們國家相關部門頒布有《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》有的省市也有相關的檔案管理條例。但是，在高校學籍檔案管理方面，沒有統一的、詳細的、符合實情的、可以具操作性的管理規章制度。高校一般都是沿用以往的老傳統與老辦法，在學籍檔案管理方面，學籍材料歸檔范圍不夠明確，也沒有一個統一的標準，這樣收集的檔案材料也就不可能齊全；在整理學籍檔案的環節上也沒有科學的管理規章制度，造成鑒別核對、歸檔整理、保管保密和信息使用等方面的管理不規范。而高等學校學籍管理工作是一個涉及部門比較多的崗位，涉及的因素也很多。各部門管理人員、教師以及學生對管理制度了解不深，在處理相關問題不按管理的要求，使得管理效率很低，達不到監督、導向和激勵的作用。同時，隨著檔案利用的擴大化和多樣化，檔案的安全問題也是一個不容忽視的重要問題。如何防止一些非法訪問，也是學籍管理制度中一項重要內容。

2.新生集中在一個院系。與以前分散到各個院系來說，學生相對集中，而大多數院系只有1名教學秘書負責學生學籍檔案管理，工作量大、任務繁重，各方面待遇較低。加之我校對學籍材料管理實行二級制，教務處學籍管理科學籍管理教師和系院教學秘書共同管理，系院秘書負責學生學習成績和學籍變動的記載和上報，學生處和輔導員負責學生的獎懲情況，而學生每學期參與重大事件、活動后的鑒定材料則由各系輔導員負責完成，形成多頭管理，給檔案材料的收集造成了許多麻煩。如果部門之間互相通氣不夠，容易使學生在校期間一些重要情況，如獎懲材料等不能集中反映到學籍檔案中，使學籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性。

3.檔案管理意識淡薄。學籍檔案是學生在校學習情況所形成的客觀、真實而詳細的歷史記錄，是原始的檔案具法律憑證性的重要依據。如果院系教學管理人員對學籍檔案的重要性認識不夠，就會導致學籍檔案管理中填寫檔案表格不認真，歸檔材料不完整。在一些鑒定性與評語性的材料上，多數材料是千篇一律的套話，沒有客觀真實地反映每個學生的實際情況，沒有特點，缺乏可信性。

4.學籍檔案利用不夠。目前，學籍檔案的利用處于被動服務狀態，停留在你要用我提供，主動服務還不夠。其實，利用學籍檔案包含的豐富信息，完全可以主動為學校的教學、管理，以及為社會服務。

三、改進院系學籍檔案管理的新思路

1.進一步促進學籍檔案管理制度的科學化、規范化。要建立、健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度，做到有法可循、依法建檔、照章辦事、獎懲分明，調動有關工作人員的積極性。在新生入學前將一整套學籍管理規章制度等匯編成學生手冊，新生入學時發到學生、教師以及相關部門的手中，使其知法、懂法、用法、守法。同時，在校園網絡中建立主頁，隨時備查、備用。每年定期組織教學部門以及相關學籍管理人員進行深入的學習，達到規范化和程序化的操作和管理目標。

在日常工作中，用制度去規范管理工作，善于動腦去做工作，使學籍管理工作更加科學化、規范化。首先，明確院系教職工學籍檔案的收集內容，明確學籍檔案建設目標；其次建立學籍檔案定期檢查和抽查制度。再次，建立有效的激勵機制，實行獎懲分明的考核制度，獎勵在學籍檔案工作中成績突出者，以此促進學籍檔案工作的健康發展；最后，對檔案利用安全性要加以重視，不能讓非法人員有機可乘，建立嚴格的查詢審查制度和網絡安全訪問機制，讓檔案的安全性有所保障。

2.建立溝通交流新機制。在學校教學工作、團學工作兩位一體的思想指導下，建立溝通交流新機制，教學秘書和思想政治輔導員一起做好新生的各種檔案工作。首先，要共同做好新生報到情況及新生各種檔案原始材料的收集與整理工作。其次，做好新生的考勤和注冊工作。由于新生剛進校，流動性大，所以需要隨時關注新生的流動去向問題，杜絕“在籍不在學”和“在學不在籍”情況發生，隨時做好各專業各班在校生人數統計工作，及時掌握放棄入學資格的新生、退學的新生、轉專業的新生以及高年級降級、復學到新生班的學生情況，并記錄在案，而且思想政治輔導員和教學秘書、教學秘書和教務處主管學籍的老師要及時溝通，以確保新生數據的準確。最后，掌握通識課程學生修學分情況，并做好統計工作，做到學生成績萬無一失，為學生一年后轉入專業院系學習做好準備工作。

3.提高院系教學管理人員的檔案意識。《高等學校檔案管理辦法》明確指出，“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。”所以院系領導一定要組織教學管理人員深入學習《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》，增強檔案意識，教育和引導廣大師生提高對學籍檔案重要性的認識，克服人民大家對學籍檔案管理工作存在的各種偏見，努力形成一種領導重視、統一協調、分工明確、廣大師生積極參與的良好風氣。

4.創新學籍檔案服務利用方式。教學團學一體化指導思想下，學籍檔案積極主動服務于教學、團學工作。學籍管理人員積極主動與思想政治輔導員聯系，配合做好《正方教學管理系統》中各種學生信息的錄入完善工作，共同熟悉《正方教學管理系統》操作規程，以充分利用資源為自己的工作服務，為師生服務，提高工作效率。比如，在與家長聯系時，可以把學生成績向家長報告一下；另外，思想政治輔導員可以直接從《正方教學管理系統》中統計出各項數據（如各專業各班的成績、優良率、及格率、不及格率），為學生各種選拔，評優等方面服務。再比如，建立學籍檔案數據庫，設置一定的進入權限（出于保護學生隱私的需要），供學校和社會查詢利用，減少利用者上門查找的麻煩，也減少檔案管理人員的工作量，從而提高辦事效率。

總之，高校要高度重視學籍檔案管理工作，不斷優化學籍檔案管理，在實踐中不斷摸索，總結經驗，完善制度，讓學籍信息檔案及時有效地為學生、學校以及社會提供服務，使學籍檔案管理工作走上規范化、制度化、科學化的道路。

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