冷眼看基層檔案室收集工作之難

摘要：本文針對基層檔案收集工作的困難，就難在哪、誰之過、怎樣做等進行了思考和討論。

關鍵詞：檔案室 收集 檔案意識

檔案收集工作是檔案工作的起點，它的好壞決定著整個檔案工作體系質量的高低。總體而言，收集工作主要包括三個方面，即檔案室對本單位應歸檔材料的接收；檔案館對所轄區域內現行機關和撤銷單位的具有永久、長期保存價值的檔案的接收；對歷史檔案的接收和征集工作。其中檔案室對應歸檔材料的接收工作是基礎，是檔案收集工作的源頭，但從目前實踐來看，此環節更薄弱一些。

近期偶然機會與一些基層檔案員交流中，發現大家抱怨最多的還是在收集工作上，感慨之余，也萌生欲深入探究其因的想法。

難在哪？

檔案收集難問題由來已久，在不同歷史時期、不同單位，其原因是有區別的，但對基層檔案室而言，領導不夠重視、檔案員隊伍不穩定、制度落實不到位、檔案室缺乏權威性等問題比較突出。我覺得以上這類問題其實不僅僅是在檔案工作中存在，在其他行業領域也是經常會被人提及的，過去人們這樣說，現在還這樣說，將來也不會有多大改觀。如果總是籠統地從這些角度去分析，恐怕檔案收集難將永遠是一道“無解題”。因此筆者想換一個角度，從檔案工作本身出發去探究具體難在哪里，繼而追其源，尋其解。

以中國科學院為例，其所屬研究所一般在綜合辦或科研處下設綜合檔案室，或者設一個專職檔案員崗位，在所屬各單位設立若干兼職檔案員，協助收集歸檔材料。從專職檔案員的抱怨來看，主要難在歸檔率上，即是否能將具有保存價值的材料收集齊全。難于收集的材料主要包括未從電子公文系統收發的文件、非正式公文類材料（各類會議資料、總結報告、調研材料、報表、便函等等）、非紙質載體的材料(照片、聲像、電子郵件等)、科研類材料（科研過程和成果推廣應用過程尤其突出）。從兼職檔案員的反饋來看，主要難在判斷文件材料是否需歸檔上，到底哪些材料需要歸檔、怎么有序化整理是困擾大家的突出問題。他們一般都未接受過專業培訓，對哪類材料需要歸檔沒有概念，難以對文檔材料的產生情況進行準確追蹤，甚至不太清楚移交檔案室時應該整理到什么程度。

誰之過？

文檔材料收集不上來，責任在誰呢？有人說，領導太不重視，政策上不支持，人力物力上也不支持；有人說，國家檔案工作執法不嚴，自上而下行政力量不足；有人說，檔案工作宣傳力度不夠，大家普遍缺乏檔案意識，可謂眾說紛紜。明眼的人一看，便知這都是檔案員的視角。跳出檔案圈子來看，我們不得不承認，任何一項工作做得不好，其直接負責人都難逃其咎。說不定，從領導視角來看，檔案員未盡到職責或者工作方式方法不當還是工作沒做好的主要原因呢。想想也是，單位設立專門崗位，有組織體系和管理制度，基本辦公設備配備齊全，有兼職隊伍配合，還要怎么樣，還想怎么樣呢？每個單位都有若干類工作，肯定有輕重緩急之分，哪個領導都不可能把每項工作都當做重點來抓，國家更不可能把每項工作都管那么細、那么深。

客觀地講，這其實是多種因素綜合作用的結果，做好檔案工作人人有責，而基層檔案室、檔案員的責任最大。但，究其根本是檔案工作自身性質所決定的。檔案工作負責管理具有保存價值的非現行文件材料，但具體每份檔案“價值”的大小具有很大不確定性，“價值”顯現也具有很強時滯性。在當下追求經濟價值、即時投入即時收益思想盛行的社會，類似“前人種樹、后人乘涼”的檔案事業自然很難受寵。

何為解？

曾經在網上“檔案界論壇”看到“檔案隊伍是一支愛抱怨的隊伍”這樣一個話題，覺得特別不舒服，就像一個女性被人說成“小怨婦”時一樣氣憤，但靜神一想，也確實在檔案圈子的各種聚會交流中，聽到最多的確實是各種各樣的抱怨聲。不免暗自思忖，除了抱怨之外，應該做點什么？

首先，基層檔案員要客觀認識檔案工作職業價值，擺正心態。任何一個行業都有自身特點，各有各的苦衷，成為一名檔案人，就要接受這個工作的特點，不管別人如何看待評判，自己要堅信，檔案工作雖然談不上轟轟烈烈，雖然沒有巨大經濟效益的產出，但毫不夸張地說，我們的工作卻是世界上最有意義的工作之一。檔案部門的權威性不是別人賦予我們的，要靠自己去爭取；別人的尊重和支持也不是靠行政命令或乞求能得來的，要靠實實在在的工作來說服別人；一件件檔案材料僅靠坐在辦公室里“等”和“要”是收集不全的，要靠眼勤、嘴勤，腿勤，主動去收集。

其次，基層檔案員要積極創新工作思路和方法，爭取各方支持。要與時俱進、審時度勢，以靈活多樣的方式盡量爭取資源，獲得支持。結合本單位業務特點和檔案工作實際，主動制定工作計劃，提供推進工作的建議，以切實可行、行之有效的方案爭取領導層支持；跟蹤了解業務活動進展，吃透上級關于歸檔范圍的文件，量身定做單位歸檔范圍，編制有具體明細的歸檔指南，以思路清晰、操作方便的方法爭取兼職檔案員支持；抓住一切機會，廣泛交流宣傳，積極利用開發檔案資源，讓更多的人感受到檔案工作的價值，提高檔案意識。

支幾招

作為一名基層工作者，大多從事具體性工作，檔案理論鉆研和宏觀政策關注都不夠，也僅能結合工作體會，針對具體工作介紹幾點經驗。

1.找準收集線索，力求材料齊全。一般來講，收發文登記表是文書檔案的重要收集線索，除此之外，筆者建議將年度工作計劃和總結（包括單位和部門級）、蓋章登記薄、會議室使用登記表、領導日程安排也作為了解文件材料生成情況、檢查是否收集到位的線索。其中年度計劃和總結是把握收集重點的重要線索，后三者是收集賬外文件的線索和依據。蓋章登記薄對收集各類合同協議、往來函件非常關鍵，如果在用印同時能夠及時留存一份那就更好了。

2.樹立系統思維，由點穿線及面。一方面是在捕捉線索時，能夠以高度敏感性，從點滴信息去追蹤與其相聯系的一系列信息，保證檔案材料的完整性，比如通過某會議的報道，可以推知哪些領導出席、哪些領導講話、會議基本議程和重點材料，以此可以去核查關于該會議的文檔材料是否齊全；另一方面要跳出檔案室本身，站在全局高度來開展工作，理清檔案工作與其他工作的聯系，把握各塊業務工作的特點、會影響文件材料歸檔的關鍵環節和時期， 提高檔案收集質量，比如對基建部門，就要密切關注基建項目的竣工驗收環節，隨時竣工驗收隨即就將相關文檔材料接收歸檔。

3.保持平常心態，催收工作到位。有很多檔案員因為自身職位職級不高，內心里將正常收集工作看成“討債”，礙于同事情面或領導權威而不敢主動去催收，拖拖拉拉，等著別人主動“送貨上門”，懷著此類心情自然不能將工作做好。其實，檔案催交是檔案員開展工作的正常權利，檔案員要懷著一顆平常心去面對上上下下、方方面面的人，從履行工作職責角度，以從容大氣、相互尊重、不卑不亢地心態開展工作。

4.主動鉆研業務，做好業務指導。基層檔案員以一己之力很難將收集工作做好，所以還要學會調動和依靠兼職檔案員，甚至更多人的支持配合。作為單位的專職檔案員，在別人眼里就是“專家”，承擔著指導兼職人員開展工作的重要職責，因此，在做好具體業務工作之余，也要關注檔案工作前沿問題研究、國家或上級單位的相關政策要求、其他單位工作開展情況，在實踐中不斷總結摸索，提升業務素質和能力，同時要發揮好業務指導作用。

作者單位：中國科學院國家科學圖書館