檔案利用要授人以漁

摘要：本文以一句古語為引，闡述了檔案提供利用不僅要提供檔案，更要提供檔案查找利用的工具和方法。

關(guān)鍵詞：檔案 利用 方法

中國有句古話：“授人以魚，不如授人以漁。”這句話的意思是:給人魚吃不如教給他捕魚的方法。其中的道理很簡單，吃魚只能解一時(shí)之饑，而學(xué)會捕魚的方法則可以長遠(yuǎn)有魚吃。在這里我們可以對“授人以漁”的含義做一些補(bǔ)充。“漁”不僅是捕魚的方法，更包括捕魚的工具，并且是先有工具，后有用工具捕魚的方法。所以，“授人以漁”是給人以捕魚的工具，并且教給他用工具捕魚的方法。

當(dāng)有人來檔案館利用檔案時(shí)，工作人員一定會熱情接待他，奉獻(xiàn)上成堆的檔案供其慢慢查閱。這就像為饑餓之人端上的魚，以解其一時(shí)之饑。所以這是“授人以魚”的方法。

檔案利用當(dāng)然不是為了解“一時(shí)之饑”。檔案利用是檔案工作的最終目的。檔案利用使得來自社會的資源在更高階段重新回歸社會。社會對檔案利用的需要是長期的和廣泛的。這是檔案事業(yè)得以存在的基礎(chǔ)。但是一段時(shí)間以來，檔案利用狀況并不令人滿意，以致常聽人們抱怨檔案館門可羅雀。究其原因，這與檔案的利用方法不無關(guān)系，由此造成長期和廣泛的社會需求得不到滿足，轉(zhuǎn)而成為部分人的“一時(shí)之饑”。

檔案利用的首要目的是獲取檔案信息。現(xiàn)在的利用方法可以歸結(jié)為四個(gè)字：“手翻眼看”。即用手一頁一頁地翻動檔案頁面，同時(shí)用眼睛逐行逐字地查閱其中的文字。這似乎是人們從檔案中獲取信息的惟一方法。“手翻眼看”的實(shí)質(zhì)是通過排除大量無關(guān)內(nèi)容后得到有用信息，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。利用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是如此，利用縮微膠片檔案也是如此，甚至利用數(shù)字化檔案還是如此——只不過是用鼠標(biāo)在屏幕上的“點(diǎn)擊”代替了直接在檔案原件上的“手翻”。要用“手翻眼看”的方法在成堆的檔案中找到所需的內(nèi)容，其辛苦程度可想而知。這樣的利用方法導(dǎo)致只有能夠承受利用之辛苦的人來利用檔案。在信息來源多樣化、獲取信息更便利的時(shí)代，有多少人還喜歡吃起來很累的“魚”？

利用工具制約著利用方法。僅以目錄為例。目錄是從全部檔案數(shù)據(jù)中抽取出的有限數(shù)據(jù)。兩者的關(guān)系是局部與全部的關(guān)系，有如小圓與大圓。目錄只是檔案這個(gè)大圓中的小圓。利用目錄檢索檔案，只有在小圓與大圓重合的部分才是有效的。一旦檢索范圍超出了重合部分，檢索將是無結(jié)果的。如果檔案總量按頁數(shù)計(jì)算，目錄總量按條數(shù)計(jì)算，以粗略的估算，其重合部分不會超過全部檔案的十分之一。小圓也即目錄的局限顯而易見。在最理想的情況下，通過目錄只能確定所需檔案的大致范圍。而在多數(shù)時(shí)候，利用者只能繼續(xù)使用“手翻眼看”這種傳統(tǒng)的利用方法。在檔案數(shù)量巨大且與日俱增的情況下，有限的利用方法無形中成為阻礙公眾利用檔案的障礙。

我們說“檔案利用要授人以漁”，就是要給利用者更有效的利用工具。這個(gè)工具就是“全文檢索”，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代通常簡稱為“搜索”。搜索的有效表現(xiàn)在它是面向全文或全部數(shù)據(jù)的。假如將搜索用于檔案，那么全部檔案內(nèi)容都是可被搜索的。可以說目錄是局部有效，搜索是全局有效。此為“更有效”的意義之一。在搜索到關(guān)鍵詞的所在位置后，人們可以直接提取所需要的詳細(xì)信息，無需“手翻眼看”之類的操作。無效操作被減至最少。此為“更有效”的意義之二。基于這兩點(diǎn)，搜索使得獲取信息的效率大大提高。曾有報(bào)道，僅谷歌搜集的中文網(wǎng)頁頁面即達(dá)到數(shù)百億之多。即便如此，用搜索從數(shù)以億計(jì)的海量數(shù)據(jù)中獲取信息也只是瞬間的事。對于同為大數(shù)據(jù)量的檔案利用，需要的正是這樣的工具。

有效的工具還應(yīng)該好用易用，關(guān)鍵是要為人們樂于使用。搜索并不是一項(xiàng)全新的技術(shù)，但是這項(xiàng)技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代得到了充分并且迅速的發(fā)展。其發(fā)展方向是功能強(qiáng)大、使用簡便。如今要從互聯(lián)網(wǎng)的海量數(shù)據(jù)中獲取信息，需要人們做的僅僅是在搜索框中輸入關(guān)鍵詞，然后點(diǎn)擊“搜索”按鈕。功能強(qiáng)大與使用簡便的完美結(jié)合，使搜索成為人們最樂于使用的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用之一。借助手機(jī)的上網(wǎng)功能，人們甚至可以隨時(shí)隨地搜索。有調(diào)查表明，60%的互聯(lián)網(wǎng)用戶每天都要搜索互聯(lián)網(wǎng)。期望中的眾多檔案利用者可能早已是互聯(lián)網(wǎng)上熟練的搜索用戶。如果將搜索用于檔案利用，想必他們會樂于接受和使用。

將如此有效的工具授予樂于使用這種工具的各類檔案利用者，是否存在技術(shù)難度呢？回答應(yīng)該是否定的。搜索主要使用了三項(xiàng)技術(shù)：一是抽詞技術(shù)，將具有搜索意義的關(guān)鍵詞從全文數(shù)據(jù)中逐一抽取出來；二是數(shù)據(jù)倒排技術(shù)，通過優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可以根據(jù)一個(gè)關(guān)鍵詞得到所有相關(guān)的全文數(shù)據(jù)；三是索引技術(shù)，快速定位到指定“關(guān)鍵詞”的存儲位置。這些通常又依托于數(shù)據(jù)庫技術(shù)。現(xiàn)在主流的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)都提供了這些技術(shù)。實(shí)現(xiàn)搜索的技術(shù)條件不僅已經(jīng)具備，而且正在普及。近年來檔案數(shù)字化工作的開展，以及電子文件的大量出現(xiàn)，為在檔案利用中使用搜索奠定了基礎(chǔ)。如果說“手翻眼看”是傳統(tǒng)的利用模式，搜索則是新的利用模式。搜索模式可以將利用者的需求與檔案數(shù)字化的成果，通過成熟技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來。搜索模式的引入將給檔案利用帶來實(shí)質(zhì)性變化。

在探討檔案數(shù)字化工作中的問題時(shí)，我對這種變化做了一些描述，不妨引述如下：

“搜索模式將給數(shù)字化檔案的利用帶來至少三個(gè)新變化。

第一個(gè)變化是查閱檔案從限定范圍到確定關(guān)鍵詞的變化。‘手翻眼看’時(shí)，人們不可能翻遍全部檔案，必須參照利用目的預(yù)先限定查找檔案的范圍，這就難免遺漏有價(jià)值的材料。搜索是面對全文數(shù)據(jù)的，無需限定搜索范圍。這樣更有利于充分地占有材料。需要利用者做的是根據(jù)利用目的擬定恰當(dāng)?shù)年P(guān)鍵詞。

第二個(gè)變化是‘關(guān)鍵詞——搜索——新的關(guān)鍵詞——再次搜索’循環(huán)互動的形成。很多情況下搜索不是一次就能達(dá)到目的。利用者在瀏覽、處理上一次關(guān)鍵詞的搜索結(jié)果時(shí)，往往會形成新的關(guān)鍵詞，然后再進(jìn)行新一輪的搜索。由此在利用者和數(shù)字化檔案之間形成良性的循環(huán)互動。這有助于將檔案利用引入更深更廣的范圍，達(dá)到更好的利用效果。

第三個(gè)變化是從苦苦尋找可用材料到鑒別優(yōu)選材料的變化。由于每次搜索都可能在瞬間得到一批結(jié)果，現(xiàn)在需要利用者做的是如何選擇最適用的材料。比較過去‘手翻眼看’辛苦半天卻收獲甚微，人們從搜索中感受到的也許真正是‘信息盡在指尖’的樂趣。”

大約在四五十年前，信息開始呈現(xiàn)爆炸性增長。如何有效地利用信息，成為人們不斷探討的課題。各種技術(shù)手段應(yīng)運(yùn)而生，又被淘汰更新。如今搜索被證明是最有效的工具，而且還在不斷得到來自互聯(lián)網(wǎng)的反復(fù)驗(yàn)證。將最好的工具授予利用者，是檔案利用的需要，也是檔案人無法被替代的職責(zé)。

要讓利用者吃到更多更好的“魚”，更要讓他們享受到“捕魚”的樂趣。這應(yīng)該是檔案利用的長久之計(jì)。

作者單位：北京市檔案館