會計檔案的鑒定

會計檔案鑒定工作的任務主要有兩項：一是會計機構在進行會計核算專業材料組卷時，根據《會計檔案保管期限表》確定案卷的保管期限。二是對已滿保管期限的案卷，進行再次審核，確定是繼續存留，還是銷毀。這項工作也稱為“二次鑒定”，它是由檔案機構提出意見并會同會計機構共同進行的工作。

一、會計檔案的鑒定規則與要求

會計檔案的鑒定需要考慮到以下規則：高齡規則、客觀性規則、整體性規則、雙重價值規則、當機立斷規則、未結禁銷規則、依附性規則和可靠性規則等。

鑒定工作的要求包括：一要認真做好鑒定和銷毀前的準備工作。建立與健全鑒定工作制度，做好檔案部門與財會部門的溝通與交流。二要形成制度，定期會審。三是對判定保管期滿會計檔案的價值時，其中涉及外事、未了債權債務的原始憑證以及對歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證與名冊，要揀出重新立卷，由檔案部門保存到確無保存價值時再銷毀。

二、會計檔案的保管期限表

（一）會計檔案保管期限的劃分依據

會計檔案的保管期限是依據會計檔案的價值大小及其發揮作用的時間的久暫，確定的會計檔案的保管年限。目前，我國檔案部門一般都根據國家財政部和國家檔案局的有關文件精神和規定，將會計檔案的保管期限劃分為永久和定期兩種。對于需要定期保存的會計檔案，國家規定要采取定量的方法，具體劃分會計檔案的保管年限。1999年1月1日開始實施的《會計檔案管理辦法》，將會計檔案的定期保管期限劃分為3年、5年、10年、15年、25年等5類。對于一些所屬單位報送的會計檔案的保管期限，該辦法規定為保存2年、3年等。對于一些事關固定資產的會計文件，如“固定資產卡片”、“行政單位和事業單位固定資產明細賬（卡片）等，應在有關固定資產報廢清理后保管5年。對于以電報形式出現的稅收會計報表（包括票證報表），該辦法規定要保管1年。

會計檔案保管期限的計算方法是：從會計年度終了后的第一天算起。國家規定的會計檔案的保管期限，一般是指有關檔案的最低保存年限。在實際工作中，各單位可以根據實際利用的經驗、規律和特點，適當延長有關檔案的保管期限，但是必須有較為充分的理由。

（二）會計檔案保管期限的構成

1.永久會計檔案的構成

永久保存的會計檔案，是指在立檔單位會計核算活動中形成的，記錄和反映會計核算的，對工作管理和社會文化歷史研究具有永遠利用價值的會計文件、會計記錄等。屬于永久保存的會計檔案主要包括：年度決算財務報告以及會計檔案的保管清冊和銷毀清冊，在各立檔單位構成的比重很小，但價值最大。

2.需要保存25年的會計檔案

主要包括：現金出納賬、銀行存款賬以及稅收日記賬等。

3.需要保存15年的會計檔案

主要包括：各類憑證、總賬、明細賬、日記賬以及檔案移交清冊，在各立檔單位構成的比例最大，數量較多。

4.需要保存10年的會計檔案

主要包括：財政總預算、稅收機關的憑證、報表等。

5.需要保存5年的會計檔案

包括：銀行余額調節表、銀行對賬單、機關事業單位的月度、季度財務報告等。

6.需要保存3年的會計檔案

包括：企業的月度、季度財務報告等。

在對會計檔案進行鑒定時，應當注意：電算化會計檔案的保管價值與手工形成的會計檔案是一致的。會計軟件的文檔資料的保管期限截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。