基于生命周期的企業(yè)檔案信息資源整合研究

摘要：本文在分析企業(yè)檔案信息資源的生命周期特征基礎(chǔ)上，闡述了基于生命周期的企業(yè)檔案信息資源整合模式，并從制度、技術(shù)、人才等方面提出了基于生命周期的企業(yè)檔案信息資源整合策略。

關(guān)鍵詞： 生命周期 企業(yè)檔案 信息資源整合模式

近年來，在國家“以信息化帶動工業(yè)化、以工業(yè)化促進信息化”政策的推動下，我國企業(yè)現(xiàn)代化、信息化的速度日益加快，一方面提高了企業(yè)檔案信息資源管理的技術(shù)平臺，同時也給企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作帶來了諸多挑戰(zhàn)，尤其是企業(yè)業(yè)務信息系統(tǒng)與企業(yè)檔案管理系統(tǒng)之間存在的銜接不當問題，給企業(yè)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)、服務等環(huán)節(jié)造成了不少困擾，已成為企業(yè)檔案信息資源管理的發(fā)展瓶頸。因此，企業(yè)檔案信息資源的優(yōu)化配置與整合，成為企業(yè)信息化發(fā)展進程中亟待解決的問題。從生命周期理論角度探討企業(yè)檔案信息資源的集成管理與整合服務具有重要的現(xiàn)實價值。

一、企業(yè)檔案信息資源的生命周期特征分析

生命周期最早是生物學領(lǐng)域的專門術(shù)語，用來描述某種生物從出現(xiàn)到滅亡的演化過程。此后，隨著社會發(fā)展和學科融合的加快，生命周期概念逐步被引入到企業(yè)管理（產(chǎn)品生命周期、企業(yè)生命周期）、信息管理（信息生命周期）和檔案管理（文件生命周期）等相關(guān)領(lǐng)域，成為一種重要的研究方法。生命周期方法的本質(zhì)是將研究對象從產(chǎn)生到消亡的整個過程劃分為一個個前后相繼、甚至周而復始的階段，在不同的階段根據(jù)研究對象的不同特點而采取相應的管理措施。

企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)發(fā)揮著重要作用。從信息資源角度來說，企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種形式的真實記錄，它是企業(yè)內(nèi)生的最真實、最可靠、最權(quán)威的原生信息，是企業(yè)重要的信息資源。因而，企業(yè)檔案信息資源也具有比較明顯的“生命周期”，對不同周期、階段的企業(yè)檔案信息資源進行有效管理也是切實可行的。

1. 企業(yè)檔案信息資源的生命周期特征

企業(yè)檔案信息資源從形成到消亡是一個完整的過程，符合生命周期方法使用的兩個條件，即具有生命特征和存在的有限性。

檔案信息資源始終處于不同的運動階段之中：企業(yè)根據(jù)自身需要與外界進行信息的交換與類聚，形成企業(yè)所需的檔案信息資源；企業(yè)將檔案信息資源應用于日常的經(jīng)營與管理活動之中，發(fā)揮其價值；經(jīng)過收集、價值評定等，檔案部門對檔案信息資源進行最終的銷毀或歸檔保存。

企業(yè)檔案信息資源的有限性主要是指其價值的變動。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案管理理論，企業(yè)檔案在進入檔案館的初期，一般來說，利用率比較高，隨著進館時間的增加，其利用率會逐步降低。這實際上表明了企業(yè)檔案信息資源只有在其有限的“生命周期”內(nèi)，才有一定的價值。

2. 企業(yè)檔案信息資源的生命周期管理的概念

在企業(yè)檔案信息資源運動的不同階段中，由于其呈現(xiàn)的價值形態(tài)、利用率等不同，因而必須采取不同的保管場所和管理方式，這充分表明企業(yè)檔案信息資源管理活動也具有階段性的特點。因此，我們將企業(yè)檔案信息資源生命周期劃分為產(chǎn)生期、處理期、應用期和衰退期等四個階段。而在企業(yè)檔案信息資源的整個周期內(nèi)，它還涉及若干環(huán)節(jié)，如規(guī)劃、采集、組織、存儲、傳播、發(fā)布、交流、銷毀等，其利用價值也會經(jīng)歷從上升、短暫平穩(wěn)到逐步下降的變化過程，因此需要與之匹配的管理手段和方法并對其加以開發(fā)利用，以推動企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作的深入開展。

二、基于生命周期的企業(yè)檔案信息資源整合模式

基于生命周期的企業(yè)檔案信息資源整合是一種新型的企業(yè)檔案信息管理模式，由于企業(yè)檔案信息資源存在一個產(chǎn)生、處理、應用、衰退的生命周期，因而需要從企業(yè)管理和信息資源管理的雙重角度，運用適當?shù)墓芾聿呗院同F(xiàn)代的信息技術(shù)，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源從產(chǎn)生、處理、應用到衰退整個生命周期中的整合。具體是指對企業(yè)檔案信息的采集、處理、傳播與利用、銷毀等環(huán)節(jié)進行融合、聚類和重組，使其重新結(jié)成一個新的有機體，形成一個效能更好、效率更高的新的資源體，從而幫助企業(yè)在檔案信息資源生命周期的各個階段以最低的成本獲得最大的價值。由此可見，產(chǎn)生于企業(yè)管理領(lǐng)域的企業(yè)檔案信息資源生命周期管理，不是一個具體的技術(shù)方法和手段，而是一個管理理念，它強調(diào)從企業(yè)整體的視角，對企業(yè)檔案信息資源進行更有效的管理、更有價值的開發(fā)和利用。

1. 產(chǎn)生期的企業(yè)檔案信息資源采集

在企業(yè)檔案信息資源的產(chǎn)生期，不同部門、不同地區(qū)、不同業(yè)務領(lǐng)域的信息會因為特定的需求而聚合在一起，形成新的企業(yè)信息資源。這一階段的企業(yè)信息資源生長快，價值開始上升。為了把握企業(yè)檔案信息資源管理的全局，企業(yè)檔案管理部門應當提前介入這一時期的信息資源管理工作，即以企業(yè)管理的需求為中心和導向，通過企業(yè)信息資源定位、企業(yè)信息資源采集渠道整合，避免重復開發(fā)與建設(shè)，為此后的檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

2. 處理期的企業(yè)檔案信息資源組織與存儲

在處理期，企業(yè)檔案管理部門對采集來的企業(yè)信息資源進行評估、優(yōu)選、類聚、提煉，將有保存價值的信息資源集合在一起歸檔，并通過大量的組織、存儲、維護和保護工作，使企業(yè)檔案信息從零碎變?yōu)橄到y(tǒng)、從孤立變?yōu)檎w，其信息內(nèi)容更加具有綜合性、針對性和系統(tǒng)性，其利用價值大大提升。處理期的企業(yè)檔案信息資源將形成具有決策支持價值的深度信息源。

3. 應用期的企業(yè)檔案信息資源服務

在應用期，通過企業(yè)檔案信息資源傳播、發(fā)布、交流、檢索、轉(zhuǎn)讓等，結(jié)合傳統(tǒng)與現(xiàn)代傳播渠道，使之應用于企業(yè)、管理各業(yè)務部門和技術(shù)環(huán)節(jié)，幫助企業(yè)決策層、管理層和執(zhí)行層等不同等級的人員掌握和把握不同層次的企業(yè)檔案信息資源，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，發(fā)揮其價值，滿足企業(yè)不同工作人員的個性化需求。

此外，應當通過相關(guān)的技術(shù)、版權(quán)等轉(zhuǎn)換工作，使企業(yè)檔案信息資源補充到企業(yè)的知識資源庫，從而成為企業(yè)經(jīng)營決策的重要智庫。

4.衰退期的企業(yè)檔案信息資源評價與處置

在衰退期，企業(yè)檔案信息資源的利用價值快速下降，利用率也明顯降低，這就需要科學、理性、規(guī)范地銷毀或刪除沒有價值的企業(yè)檔案信息資源。通過開展企業(yè)檔案信息資源評價工作，判斷企業(yè)檔案信息資源的價值，并對不同價值的企業(yè)檔案信息資源采取不同的處理對策：不再具備利用價值的，可銷毀和刪除；部分檔案信息資源經(jīng)過再生處理可變?yōu)樾碌钠髽I(yè)信息資源；有些還具有利用價值的應當繼續(xù)保存，但存儲介質(zhì)要進行更新，可通過遷移等技術(shù)手段進行處理。

通過不同生命周期的個性化管理，企業(yè)檔案管理部門能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源的科學、有效整合。基于生命周期的企業(yè)檔案信息資源整合，將實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作的重要轉(zhuǎn)型：一是從被動的靜態(tài)開發(fā)轉(zhuǎn)向主動的動態(tài)開發(fā)，二是從僵硬的定期開發(fā)轉(zhuǎn)向靈活的實時開發(fā)，三是從局部的零散開發(fā)轉(zhuǎn)向整體的全流程開發(fā)。

由此可見，基于生命周期的企業(yè)檔案信息資源整合模式的核心在于：倡導企業(yè)根據(jù)企業(yè)檔案信息在不同生命階段對企業(yè)的不同價值進行有效的存儲與管理，從而幫助企業(yè)以最低的總體擁有成本，在企業(yè)檔案信息資源生命周期的每一階段都能獲得企業(yè)檔案信息資源的最大收益，并最終實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源管理體系與企業(yè)管理體系的有效集成。

三、基于生命周期的企業(yè)檔案信息資源整合策略

基于生命周期的企業(yè)檔案信息資源整合工作是一項全新而充滿挑戰(zhàn)性的領(lǐng)域，為了保證其科學、有效的運行，可以從制度、技術(shù)和人才隊伍等多方面創(chuàng)建良好的保障體系。

1. 制度保障

制度是促進檔案信息資源管理活動走向規(guī)范、高效的前提和基礎(chǔ)。從企業(yè)管理角度看，企業(yè)檔案信息資源管理制度體系主要包括企業(yè)管理制度和檔案信息資源管理制度部分。企業(yè)管理制度主要包括企業(yè)經(jīng)營管理方面的各種規(guī)章制度，如財務管理、人力資源管理、物資采購與材料管理、融資與投資管理、客戶關(guān)系管理、后勤管理、工作環(huán)境管理等制度，以保證企業(yè)管理層面各種業(yè)務和信息流動的有序進行，從而為檔案信息資源的采集、管理活動提供良好的企業(yè)環(huán)境。檔案信息資源管理制度則主要是指針對檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用等各項工作的各種規(guī)章制度。

2. 技術(shù)保障

基于生命周期的企業(yè)檔案信息資源整合是建立在強大的技術(shù)支撐之上的。為了保障其有效運作，首先在技術(shù)方面要將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應與企業(yè)有關(guān)系統(tǒng)（如設(shè)計、生產(chǎn)、經(jīng)營、財務、材料、管理、服務等）相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。例如中國石油天然氣集團公司在“十一五”信息技術(shù)總體規(guī)劃中就提出要建立企業(yè)級的檔案管理系統(tǒng)（也稱“內(nèi)容管理平臺”和“以檔案為核心的知識管理系統(tǒng)”），以實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效集成，建立起中國石油統(tǒng)一的檔案管理平臺和檔案信息資源共享平臺。此外，在企業(yè)檔案信息資源采集、傳播、挖掘等過程中，也需要建立良好的技術(shù)支撐體系。

3. 人才保障

在人員上，應當逐步形成一支由檔案專業(yè)、計算機專業(yè)和主營業(yè)務專業(yè)共同構(gòu)成的檔案專業(yè)隊伍，從而為企業(yè)檔案信息資源整合工作提供合理的人才隊伍。從企業(yè)角度看，企業(yè)應建立以主營業(yè)務為核心的檔案管理體系，在組織機構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)上突出主營業(yè)務特點，為企業(yè)檔案信息資源管理工作的開展提供組織與人員保障。從檔案信息資源管理人員的角度看，企業(yè)檔案管理人員應強化相關(guān)知識的學習與儲備，轉(zhuǎn)變工作思路，積極成為基于生命周期的企業(yè)檔案信息資源整合工作的指導者和實踐者。通過多方面努力，整合企業(yè)檔案信息資源管理的業(yè)務與服務隊伍，并建立人才培養(yǎng)與成長的長效機制。

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作者單位：上海市嘉定區(qū)城建檔案信息中心